چارچوب کار تیمی: تسلط بر بهرهوری با کنترل زمان، انرژی، تمرکز و انگیزه
تقریباً هر مشکلی که با بهرهوری دارید به کمبود زمان، انرژی، توجه یا انگیزه مربوط میشود. این چهار المان، چیزی که ما دوست داریم آن را چارچوب کار تیمی بنامیم، پایه و اساس نحوه انجام کارها است.
- زمان: چه زمانی میخواهید کارها را انجام دهید؟ به برنامه، ماتریس اولویت برای مدیریت زمان و سیستمهایی که برای کنترل روز خود در نظر گرفتهاید، فکر کنید.
- انرژی: چگونه میخواهید وقت خود را به بهترین شکل ممکن سپری کنید؟ انرژی در مورد اولویتبندی، تعیین اهداف صحیح و ایجاد تشریفات و روالهایی است که شما را هر روز توانمندتر مینکند.
- توجه: برای حفظ تمرکز خود چه کاری انجام میدهید؟ چگونه از حواسپرتی جلوگیری میکنید و محیطی ایجاد میکنید که موجب تمرکز بیشتر شما میشود؟
- انگیزه: چرا در وهله اول هر یک از این موارد را انجام میدهید؟ انگیزه قطعه گمشدهای است که همه چیز را به هم پیوند میدهد. اگر بیانگیزه هستید یا از فرسودگی شغلی رنج میبرید، مهم نیست که چقدر زمان، انرژی یا توجه دارید.
سپری کردن یک یا دو روز سرشار از زمان، انرژی، توجه و انگیزه نسبتاً آسان است. با این وجود، این کار در طولانیمدت چندان ساده به نظر نمیرسد اما غیرممکن نیست.
با کمی برنامهریزی، هدفگذاری و فداکاری، چارچوب کار تیمی میتواند اساس بهرهوری طولانیمدت شما باشد.
زمان: چگونه میتوان برای کار کردن بر مسائلی که واقعاً اهمیت دارند، زمان پیدا کرد؟
حتماً دلیلی وجود دارد که زمان در آغاز چارچوب کار تیمی قرار گرفته است. زمان یک بازی با جمع صفر است. هرچه بیشتر برای یک کار زمان بگذارید، برای هر کار دیگر زمان کمتری خواهید داشت. به همین دلیل، کنترل زمان به منظور انجام کارهای روزانه، مهارت بسیار مهمی است.
متاسفانه، ۹۰ درصد از مردم میگویند که کنترل زمان خود را ندارند. و فقط چند ساعت در روز فرصت دارند تا روی کارهای مهم واقعاً تمرکز کنند.
به دست گرفتن کنترل زمان خود بر سایر المانهای چارچوب کار تیمی اثر میگذارد. پس چگونه باید شروع کرد؟
ابتدا، محدودیتهای روز خود را درک کنید
کنترل زمان با محاسبه دقیق و درست مقدار زمانی که در روز برای انجام کارهای مهم دارید، شروع میشود.
شما ممکن است از ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر سر کار باشید، اما چه مقدار از این زمان را به طور متمرکز کار میکنید؟
روانشناسان این را مغالطه برنامهریزی مینامند. به بیان ساده، این جایی است که ما مدت زمان انجام کارها را دست کم و زمانی که برای انجام آنها داریم را بیش از حد در نظر میگیریم.
در عوض، درک زمان در دسترس به شما تصویر واضحتری از کاری که باید بکنید، میدهد.
در اکثر موارد، زمان در دسترس فقط ۲٫۵ تا ۴ ساعت در روز است. گرچه این ممکن است تا حدی دلگیرکننده به نظر رسد اما به شما درک درستی از زمان میدهد.
سپس، برنامه روزانه خود را ساختاربندی کنید
مرحله بعدی پس از درک محدودیتهای زمانی این است که سعی کنید زمان بیشتری را به خود اختصاص دهید. بهترین ابزار برای این کار، برنامهریزی است.
برنامه روزانه چارچوبی است که به شما امکان انجام یک کار به بهترین شکل ممکن را میدهد. هر چه روز خود را با یک برنامهریزی درستتر شروع کنید، راحتتر میتوانید وقفهها را نادیده بگیرید، عوامل حواسپرتی را کاهش دهید و از کارهای به ظاهر «فوری» پرهیز نمایید.
روشی که ما برای این کار پیشنهاد میکنیم، مسدود کردن زمان نامیده میشود.
سرانجام، از شر وقتکشهای روز خلاص شوید
هنگامی که محدودیتهای خود را درک کردید و یک برنامه زمانبندی شده دارید، آخرین قطعه از پازل حذف هر چه بیشتر «وقتکشها» است.
وقتکشها شامل حواسپرتیهای واضحتری است ازجمله جذب شدن به شبکههای اجتماعی یا خواندن اخبار.
انرژی: کارها، زمان و سلامتی خود را اولویتبندی کنید
وقتی زمان کافی در دسترس باشد، قدم بعدی در چارچوب کار تیمی، اولویتبندی کارها است. از آنجایی که هر روز وقت محدودی دارید، انرژی محدودی نیز برای تمرکز روی کارهای مهم و طاقتفرسا دارید. با این وجود، انرژی چیزی است که اکثر ما در هنگام بهرهوری از آن چشمپوشی میکنیم.
ما تصور میکنیم که انجام کارها یک مسئلهی برنامهریزی است. با این وجود، به لطف ریتمهای شبانهروزی، هر فرد در طول روز مقادیر کم و زیاد انرژی را تجربه میکند. هرچه بیشتر با این عوامل مبارزه کنید، انجام کارها دشوارتر میشود.
اما اگر بتوانید سطح انرژی خود را با اولویتهایتان مطابقت دهید، کارهای بیشتری در مدت زمان کمتری انجام خواهید داد.
ابتدا، زمان خود در طول روز را اولویتبندی کنید
برای بهینهسازی انرژی خود در طول روز باید بدانید که در چه زمانی بیشترین انرژی را دارید. یافتن پنجرهی زمانی نیاز به کمی آزمایش و تجربه دارد. اما احتمالاً نقطه شروع کار را میدانید.
فهرست کارهایتان را اولویتبندی کنید
بسیاری از ما، زمان خود بر روی کارهای غلط هدر میدهیم. به همین دلیل است که توصیه میشود تا کارهای خود را اولویتبندی کنید.
با زمانبندی کارها بر اساس انرژی میتوان کارهای درست برای انجام دادن را انتخاب کرد. استراتژیهای زمانبندی زیادی برای افزایش بهرهوری وجود دارند.
به بدن و ذهن خود استراحت دهید
اولویتبندی کارها و زمان به شما کمک میکند از انرژی خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. با این وجود، میتوانید شیوه زندگی خود را برای بالا بردن بهرهوری تغییر دهید.
اگر زمان استراحت خود را اولویتبندی نکنید، به اندازه کافی نخوابید و به طور کلی ذهن و بدن خود را در فرم خوبی نگه ندارید، همیشه بدون انرژی خواهید بود.
توجه: تک وظیفهای عمل کنید و تمرکز خود را افزایش دهید
اگر دائماً حواستان پرت میشود، این که چقدر زمان و انرژی دارید، هیچ اهمیتی نخواهد داشت. توجه و تمرکز مواردی هستند که به شما این امکان را میدهند تا با برنامه زندگی کنید و مشکلات را برطرف نمایید. متاسفانه، اکثر ما رابطهی خوبی با تمرکز نداریم.
ما به دلیل حواسپرتی ناشی از تماسها، جلسات، ایمیلها و همکاران آسیبپذیر میشویم. یا این که ذهنمان به خاطر شبکههای اجتماعی، اخبار و غیره پرت میشود.
با این وجود، تمرکز کردن خود یک قدرت فوقالعاده است. تحقیقات نشان داده است که یک ساعت توجه و تمرکز عمیق بر روی یک کار موجب افزایش ۵۰۰ درصدی بهرهوری میشود.
این بدان معناست که با داشتن زمان، انرژی و توجه مناسب میتوانید تنها در عرض ۲ ساعت نسبت به اکثر افراد کارهای بیشتری را در روز انجام دهید!
چگونه میتوان تمرکز و توجه خود را افزایش داد؟
۵ مورد زیر به شما در افزایش تمرکز و توجه بر روی کارها کمک خواهند کرد:
- کنترل خود در برابر فناوری: رسانههای اجتماعی، ایمیل و سایر ابزارهای دیجیتال تأثیر زیادی بر تمرکز شما دارند. برای تمرکز بیشتر میتوانید اعلانها را خاموش کنید یا وب سایتهای منحرفکننده را مسدود نمایید. بهعلاوه، محرکهای درونی که باعث میشوند دائماً آنها را بررسی کنید را کاهش دهید.
- انتخاب یک محیط تمرکزپسند. ابزارها و برنامهها تنها مواردی نیستند که تمرکز شما را کاهش میدهند. محیط کار نیز میتواند موجب حواسپرتی شود. فضایی پیدا کنید که برای شما امکان تمرکز کردن را فراهم سازد. همچنین میتوانید از موسیقی، اصوات، نور و حتی گیاهان برای ایجاد محیط کار با تمرکز بیشتر استفاده کنید.
- خلاص شدن از شر انجام همزمان چند کار. از نظر علمی انجام دو کار همزمان عملی نیست. انجام یک کار در یک زمان نه تنها بهرهوری بالاتری دارد بلکه منجر به کاهش استرس و اضطراب نیز میشود.
- تعیین انتظارات روشن در مورد ارتباطات. بر اساس مطالعات، دانشورزان در طول روز کاری به طور میانگین هر ۶ دقیقه ایمیل خود را چک میکنند! این فقط یک مشکل نیست بلکه یک فرهنگ غلط است. سعی کنید برای چک کردن ایمیلها و سایر روشهای ارتباطی مرزبندی درستی انجام دهید.
- فاصله گرفتن هر چند وقت یکبار از کامپیوتر. تمرکز فقط در مورد کاری که انجام میدهید، نیست. استراحت، پیادهروی در طبیعت و هوای تازه موجب بهبود تمرکز میشود. اگر افزودن وقفههای طولانی به برنامه روزانه برایتان دشوار است، سعی کنید به جای آن از زمانهای استراحت کوتاه استفاده کنید.
انگیزه: چگونه میتوان قدرت بهرهبرداری را تحت کنترل درآورد؟
اگر ما ماشین بودیم، زمان، انرژی و توجه همه چیزهایی بود که برای بهرهوری نیاز داشتیم. اما ما انسان هستیم.
انگیزه چیزی است که همه چیز را در چارچوب کار تیمی به هم پیوند میدهد. بدون انگیزه، زمان را از دست میدهیم، بر روی کار اشتباه تمرکز میکنیم، ناامید و دچار فرسودگی شغلی میشویم. روانشناسان انگیزه را به عنوان «میل به عمل و حرکت به سوی یک هدف» توصیف میکنند.
برای افزایش تمایل به عمل باید بدانید که چه چیزی آن را تحریک میکند. به زبان ساده دو نوع انگیزه وجود دارد. انگیزه درونی در برابر انگیزه بیرونی.
- انگیزه بیرونی با پاداشهایی مانند دستمزد، ستایش یا شهرت ایجاد میشود.
- انگیزه درونی با پاداشهای درونی مانند احساس موفقیت، محرک درونی یا لذت بردن ایجاد می شود.
متاسفانه، اگرچه یافتن انگیزههای خارجی آسانتر است اما قدرت آنها کمتر از انگیزههای درونی میباشند. برای حفظ انگیزه باید برای هر روز سر کار رفتن خود یک دلیل درونی داشته باشید.
در ادامه برخی از روشهای ساده به منظور انگیزه پیدا کردن برای انجام کارهای سخت آورده شدهاند:
- ارزشهای اصلی خود را کشف کنید.
- از بازآفرینی شغلی برای سازگاری بین کار و ارزشهای اصلی استفاده کنید.
- سیستمی برای ردیابی میزان پیشرفت خود راهاندازی کنید.
کلام آخر
در نهایت، تاثیری که چهار فاکتور زمان، انرژی، توجه و انگیزه بر چارچوب کار تیمی دارند را نادیده نگیرید. لازم به ذکر است که افزایش بهرهوری به فاکتورهای درونی و بیرونی بستگی دارد.
چارچوب کار تیمی میتواند تحت تاثیر شرایط بیرونی یعنی محیط، برنامه، مسئولیتها یا فرهنگ کاری شما قرار گیرد. یا ممکن است عوامل درونی مانند کمبود انگیزه، تعلل، خودآزمایی یا مهارتهای ضعیف مدیریت زمان بر آن تاثیرگذار باشند.
چنانچه در مرحلهی نخست چارچوب کار تیمی قرار دارید، نقش فرهنگ و محیط کاری را نادیده نگیرید.
لینک منبع: blog.rescuetime.com
دیدگاهتان را بنویسید