روش های دستیابی به اهداف با مدیریت زمان
یکی از کاربردیترین و ارزشمندترین مهارتهایی که میتوانید در زندگی داشته باشید، مدیریت زمان کارآمد است. اگر از زمانی که در اختیار دارید به خوبی استفاده نمیکنید، احتمال دستیابی شما به اهدافی که از قبل تعیین کردهاید، بسیار کم خواهد بود؛ این موضوع هم برای اهداف کاری و هم برای اهداف شخصی صادق است. به همین دلیل، آشنایی با روش های دستیابی به اهداف با کمک مدیریت زمان ضروری است.
به طور قطع، بدون داشتن مهارتهای لازم مدیریت زمان نیز میتوانید در دستیابی به اهداف خود پیشرفت کنید. اما با ادغام مهارتهای مدیریت زمان کارآمد در زندگی روزمره خود میتوانید خیلی سریعتر پیشرفت کنید و به اهداف خود دست یابید.
آمار نشان میدهند که نزدیک به ۹۲ درصد از مردم در سراسر جهان از دستیابی به اهداف بلندمدت خود باز میمانند. این موضوع تا حد زیادی به اهمالکاری و به تعویق انداختن کارها، ناتوانی در اولویتبندی و تنبلی نسبت داده میشود. فرقی نمیکند که کدام یک از روشهای مدیریت زمان برای شما مناسب است، یکی را انتخاب کنید و به آن پایبند باشید.
با توجه به آنچه گفته شد، در ادامه روش های دستیابی به اهداف با استفاده از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
۱- اهداف خود را بشناسید
در رابطه با تعیین اهداف یک راه درست و یک راه غلط وجود دارد. اگر به روش درست اهداف خود را تعیین نکنید، حتما چیزی را از دست خواهید داد و از مسیر درست خارج خواهید شد. داشتن هدف به صورت ناخودآگاه بر ذهن ما تاثیر میگذارد به گونهای که اراده و انگیزه ما را در جهت تلاش برای دستیابی به اهداف تحریک مینماید. یک هدف میتواند هدف مثبت و ذهنیت مثبت را تحت تاثیر خود قرار دهد.
داشتن اهداف ناخودآگاه به گونهای ذهن ما را تحت تأثیر قرار میدهد که عزم ما برای دستیابی به اهداف فراهم میگردد. یک هدف میتواند رفتار مثبت و ذهنیت مثبت را برانگیزد.
اهداف هوشمند به شما در تعیین معیاری برای تضمین واقعگرایانه و دستیافتنی بودن یک هدف کمک میکند. یک هدف هوشمند باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- خاص
- واقعگرایانه
- قابل دستیابی
- دارای چارچوب زمانی
برخی از نمونههای عملی از اهداف هوشمند که میتوانید تعیین کنید، عبارتند از:
- ما میخواهیم تعداد کاربران وبسایت خود را تا ۱۰% افزایش دهیم. برای این کار از تیم بازاریابی محتوا کمک میگیریم تا فرآیندهایی را ایجاد کنند که در جذب مشتریان راغب تا پایان سال موثر واقع خواهند شد.
- ما میخواهیم با استفاده از شبکههای ارتباطی و صنعت خود پنج شراکت جدید را راهاندازی کنیم که آگاهی از برند ما را طی سه ماه آینده افزایش خواهد داد.
- ما قصد داریم تا مقدار سهام فیسبوک خود را تا ۱۵% افزایش دهیم. برای این کار تصاویر و CTAهایی را به پستهای خود اضافه میکنیم تا طی ماه آینده ترافیک وبسایت ما افزایش یابد.
برای اینکه خود را برای رسیدن به موفقیت آماده کنید، حتما باید اهداف خود را به صورت نوشتاری در آورید. پژوهشها نشان دادهاند که وقتی اهداف خود را بر روی کاغذ یادداشت میکنیم، به احتمال زیاد بیشتر به یاد ما میمانند. به این ترتیب، روش های دستیابی به اهداف را برای خود برنامهریزی میکنیم.
۲- بدانید که وقت خود را چگونه سپری میکنید
اینگونه به نظر میرسد که این روش یکی از سادهترین روش های دستیابی به اهداف باشد. با این وجود، آگاهی از نحوه سپری شدن وقت به شما در مدیریت زمان به صورت کارآمد کمک خواهد کرد. توصیهی ما این است که برای ردیابی روزانهی زمان خود از ابزارها و نرمافزارهای مدیریت زمان مانند Toggl استفاده کنید.
نحوه گذراندن زمان خود در محل کار را برای دو تا سه هفته ارزیابی کنید. هنگام بررسی نتایج، سوالات زیر را از خود بپرسید:
- بیشتر وقت خود را صرف چه کاری میکنید؟
- به چه نتیجهای رسیدهاید؟
- آیا زمان خود را هدر دادهاید؟
- آیا زمان خود را به خوبی سپری کردهاید؟
- آیا فعالیتهایی که انجام دادهاید به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کردهاند یا نه؟
بعد از گذشت دو تا سه هفته، همه اعداد و ارقام را با هم جمع کنید و هر آنچه که تا بحال بدست آوردهاید را مشاهده کنید. به این ترتیب، اطلاعاتی در دست خواهید داشت که میتوانید از آنها برای انتخاب بهترین روش های دستیابی به اهداف استفاده کنید. همچنین، متوجه خواهید شده که آیا وقت را هدر دادهاید یا نه. اگر پاسخ مثبت است، باید فعالیتهای منجر به اتلاف وقت را از برنامه خود حذف کنید یا حداقل آنها را به بعد از اتمام کارهای مهم و ضروری موکول نمایید.
۳- اولویتبندی در مدیریت زمان
همیشه توصیه این است که مهمترین و دلهرهآورترین کارها را در ابتدا انجام دهید. بررسی سختترین کارها پیش از چک کردن ایمیل یا انجام کارهای اداری میتواند بسیار موثر باشد.
یک ابزار عالی برای کمک به درک این مفهوم و چگونگی اولویتبندی کارها، استفاده از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان است. این نمودار سودمند، فعالیتها و کارهای شما را بر اساس فوریت و اهمیت به چهار ربع تقسیم میکند. در مربع اول، کارهای فوری و مهم؛ در مربع دوم، کارهای غیر فوری و مهم؛ در مربع سوم، کارهای فوری و غیر مهم و در مربع چهارم، کارهای غیر مهم و غیر فوری قرار میگیرند.
اصل پارتو نیز میتواند به شما در تقسیمبندی و اولویتبندی کارها کمک کند. به طور معمول، این اصل بیان میکند که ۲۰% از فعالیتها ۸۰% از نتایج بدست آمده را به خود اختصاص میدهند. به این ترتیب، شما باید تعیین کنید که کدام کارها جز آن ۲۰% قرار میگیرند و ۸۰% باقیمانده را به بعد موکول کنید. به همین سادگی!
۴- از پیش برنامهریزی کنید
به محض این که اولویتهای خود را تعیین کردید، یکی دیگر از روش های دستیابی به اهداف برنامهریزی از قبل است. زمانی که صرف فکر به آینده و برنامهریزی به آنها میکنید، زمانی است که به خوبی سپری کردهاید. تهیه فهرست کارها یک فرآیند زمانبر است. اما زمانی است که به شما کمک میکند تا اهداف روزانهی خود را تعیین کنید.
در این حین ممکن است گرفتار آشفتگی کارها و فعالیتهایمان شویم. تعیین اهداف روزانه یک روش عالی برای انجام این کارها و درک نیازها و الزامات روزانه است.
۵- برای کارهای خود چارچوب زمانی تعیین کنید
خواندن و پاسخ دادن به ایمیلهای کاری میتواند کل زمان شما را بگیرد. شما میتوانید این زمان را کاهش داده و به انجام کارهای مهمتر اختصاص دهید. برای انجام کارهای خود یک چارچوب زمانی تعیین کنید و به آن متعهد بمانید. اگر شما یک زمان خاص و محدود را برای انجام کارهای خود اختصاص دهید، بهتر میتوانید به آن زمانبندی متعهد باشید و نظم را رعایت کنید.
تعیین زمانی برای استراحت کردن خصوصا بین کارها میتواند بهرهوری شما را افزایش داده و روش های دستیابی به اهداف را کارآمدتر کند. فقط کافی است قبل از شروع روز، آن را زمانبندی کنید. از توصیههای زیر استفاده کنید:
- بعد از ۵۰ دقیقه کار، ۱۰ دقیقه استراحت کنید
- به ازای هر سه ساعت یک ساعت به استراحت خود اضافه کنید
۶- مرتب کردن و سازماندهی امور
مطالعات نشان دادهاند که به هم ریختگی غیرضروری در محیط پیرامون ما میتواند تمرکز ما را بر هم زده و ما را از مسیر درست خارج کند. به همین دلیل، مرتب کردن محیط کار برای حفظ تمرکز و بهره بردن از زمان خود ضروری است.
منظم نگه داشتن محیط پیرامون به ما اجازه میدهد تا بر کاری که مشغول انجام آن هستیم، تمرکز کنیم. فقط کافی مطمئن شوید که هر المانی که در محیط کار شما وجود دارد به شما در سازماندهی و تمرکز بر اهداف کمک خواهد کرد.
۷- حفظ تعادل
افراد نمیتوانند در روز هشت ساعت را پشت سر هم کار کنند. در واقع، آمار نشان میدهند که هر فرد به طور متوسط سه ساعت با بهرهوری بالا کار میکند.
اهمیت حفظ تعادل بین کار و زندگی را نباید نادیده گرفت. بسیار مهم است که از فرسودگی شغلی در زندگی روزمره خود اجتناب کنید. اگر تعادل برقرار نباشد، به احتمال زیاد دچار استرس خواهید شد و این استرس شما را به عادتهای بد سوق خواهد داد. این عادتهای بد در صورت ادامه یافتن شما را از رسیدن به اهداف خود باز خواهند داشت.
مطالعهای نشان میدهد که شما باید بعد از ۵۲ دقیقه کار کردن، ۱۷ دقیقه استراحت کنید. در صورتی که هر چند وقت یکبار استراحت نکنید، این احتمال بیشتر میشود که به نقطه شکست برسید. خود را در کنار اهداف کلی در اولویت قرار دهید. در طولانی مدت، همین نکات کوچک هستند که تفاوت را ایجاد میکنند.
به یاد داشته باشید که حفظ تعادل کلید موفقیت روش های دستیابی به اهداف است.
کلام آخر
پرورش مهارتهای مدیریت زمان کارآمد نه تنها موجب میشود که شما وقت اضافی داشته باشید بلکه به شما کمک خواهد کرد تا اهداف کلی خود را با سهولت بیشتری تحقق بخشید. برای این کار گامهای زیر را دنبال کنید:
- فهرستی از اهداف خود تعیین کنید
- از یک ابزار ردیابی زمان برای شروع کار استفاده کنید
- به مدت دو الی سه هفته زمان را ارزیابی کنید
- اطلاعات بدست آمده در آن بازه زمانی را تجزیه و تحلیل کنید
به یاد داشته باشید که کسب مهارت در روش های دستیابی به اهداف یک شبه بدست نمیآید. این مهارتها به صرف وقت نیاز دارند. اگر قصد دارید زمان خود را به صورت کارآمد مدیریت کنید و مدیریت زمان را به یک روتین روزانه تبدیل نمایید، در نهایت پیشرفت خواهید کرد و به اهداف تعیین شدهی خود دست خواهید یافت.
لینک منبع: tinypulse.com
دیدگاهتان را بنویسید