بکارگیری ماتریس اولویت برای مدیریت زمان
ماتریس اولویت یا ماتریس آیزنهاور به شما میآموزد که چگونه کارهای خود را بهتر اولویتبندی کنید تا بتوانید در نهایت بازدهی خود را افزایش دهید. این تکنیک به شما کمک میکند تا بدانید کدام فعالیتها ارزش تلاش و زمان شما را دارند و کدام فعالیتها بیارزش هستند. در جهان امروزی که همهی برای رسیدن به برنامهی زمانی خود عجله داریم، استفاده از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان، مهارت بسیار ارزشمندی است.
ماتریس اولویت چیست؟
ماتریس اولویت که با نام ماتریس آیزنهاور نیز شناخته میشود، روشی است که با هدف ارتقای اولویتبندی کارها طراحی شده است. شما با استفاده از این ماتریس یاد میگیرید که چگونه بزرگترین اولویتهای خود را بیابید. همچنین خواهید دانست که چگونه میان اولویتهای بلندمدت و کوتاهمدت تمایز ایجاد کنید. این ماتریس برای اولین بار مورد استفادهی دوایت دی. آیزنهاور که سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود، قرار گرفت. این روش بعدها به لطف استیون کوی محبوب شد. وی ماتریس اولویت یا ماتریس آیزنهاور را در کتاب خود با نام «هفت عادت افراد بسیار کارآمد» شرح داد.
در عمل این ماتریس به شکل زیر خواهد بود:
در حقیقت از این ماتریس برای اولویتبندی کارها استفاده میشود، نه برنامهریزی آنها و به همین جهت است که جدول زمانی یا سررسیدی در آن دیده نمیشود.
در قسمت زیر شرح میدهیم که چطور بدون تنظیم زمان یا تاریخی خاص، از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان استفاده کنید.
توضیح اجزای ماتریس اولویت برای مدیریت زمان
بخشهای چهارگانه چه هستند؟
در زمان استفاده از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان کارها و وظایف موجود در لیست کارهای خود را به چهار گروه تقسیم میکنید. از آنجایی که وظایف در یک مربع چهارقسمتی قرار میگیرند، به آنها وظایف چهارگانه میگوییم. این وظایف به این شکل هستند:
مربع اول: کارهای فوری و مهم
مربع دوم: کارهای غیر فوری و مهم
مربع سوم: کارهای فوری و غیر مهم
مربع چهارم: کارهای غیر فوری و غیر مهم
تقسیم این وظایف برای برخی از افراد ساده است. با این حال بسیاری از افراد با دیدن این چهار مربع، گیج میشوند و به سختی تشخیص میدهند که هر وظیفه در کدام بخش قرار میگیرد. همچنین اولویتهای اشخاص گوناگون با یکدیگر متفاوت است. ممکن است برای شخص الف رشد شغلی مهم باشد و شخص ب تشکیل خانواده را مهمتر بداند.
برای اینکه بتوانید قوانین این ماتریس را به درستی به کار ببرید و شانس خطای خود را به حداقل برسانید، به مطالعه ادامهی مطلب بپردازید.
تفاوت بین کارهای «مهم» و «فوری» در ماتریس اولویت برای مدیریت زمان چیست؟
بنا بر گفتهی دوایت آیزنهاور، «آنچه مهم است به ندرت فوری است و آنچه فوری است به ندرت مهم است».
زمانی که بتوانید متوجه جملهی بالا و تمایز بین کارهای مهم و فوری بشوید، استفاده از کل ماتریس اولویت مثل آب خوردن برای شما ساده خواهد شد.
کارهای فوری باید در سریعترین زمان ممکن انجام شوند. از آنجایی که این وظایف توجه فوری ما را میطلبند، دارای حساسیت زمانی بوده و گاه استرسزا هستند.
برای درک این موارد، تصور کنید در حال مطالعه برای امتحانی هستید که آن را فراموش کرده بودید و یا سعی دارید دوست مجروح خود را به بیمارستان برسانید.
در مقابل، کارهای مهم به شما امکان این را میدهند تا دست نگه دارید، موقعیت خود را بررسی کنید و برای اقدام بعدی خود برنامهریزی کنید. این وظایف، حساسیت زمانی ندارند و در نتیجه فشاری وجود ندارد که بررسی شما را تحت تاثیر قرار دهد.
کارهای مهم، مواردی هستند که مربوط به اهداف زندگی، ارزشهای اساسی و … هستند. برای مثال میتوان به تشکیل خانواده، برنامهریزی برای سفر و یا ایجاد یک برنامهی ورزشی برای سلامتی بیشتر اشاره کرد.
از کجا بدانیم چه چیز فوری و چه چیز مهم است؟
برای پاسخ به این سوال، یک فرمول جهانی وجود ندارد که بتوان از آن پیروی کرد. بهترین راه برای اینکه بدانید کدام کارها مهم و کدام کارها فوری هستند، تهیهی یک لیست است:
ارزشهای اساسی، ایدهآلها و اهداف زندگی خود را یادداشت کنید.
در مورد رویدادهای مهم زندگی خود فکر کنید. اغلب این رویدادها شامل فعالیتهایی مهم هستند.
این موارد سبب میشوند تشخیص دهید که تمرکز شما بر روی چیست و در چه جهتی تلاش میکنید. این موارد میتوانند شامل پول، امنیت، پیشرفت شغلی، تجربه، ارتباطات و … باشند.
فعالیتهای روزمرهی خود را بررسی کنید و ببینید کدام وظایف و کارها سبب میشوند تا به سرعت واکنش نشان دهید.
این عوامل معمولا کارهای فوری را شامل میشوند. برای مثال میتوان به تماسی از جانب رئیس یا خانواده و یا استفاده از فرصت تخفیف در فروشگاه اشاره کرد.
چگونه وظایف را در بخشهای چهارگانه جای دهیم؟
حال که تفاوت وظایف فوری و مهم را شرح دادیم، به سراغ اعمال آنها بر روی فعالیتها و وظایف خواهیم رفت. این موارد را با مثالهای معمول شرح خواهیم داد.
مربع ۱، «انجام کارهای فوری و مهم» در ماتریس اولویت برای مدیریت زمان
اینها وظایفی هستند که باید در بازهی زمانی بسیار کوتاهی انجام شوند. برای مثال امتحان ریاضی میتواند برای یک دانشجو امری فوری باشد. همچنین وظایفی که آنها را به تعویق انداختهاید و حال برای انجام آنها فرصت چندانی ندارید در این دسته قرار میگیرند.
مربع ۲، «کارهای غیر فوری اما مهم»
مربع دوم مربوط به کارهایی است که در طولانیمدت فواید خود را نشان میدهند اما فوریتی برای انجام آنها وجود ندارد. برای درک این وظایف به مواردی همچون کاهش وزن، مطالعهی بیشتر، تنظیم رژیم غذایی سالم، تشکیل خانواده و … فکر کنید. این موارد برای سلامت جسم و روح شما مهم هستند اما فوری نیستند و به همین جهت میتوانند به نفع وظایف فوری و مهم کنار بروند.
نکته مهم: به تعویق انداختن مکرر وظایف مهم میتواند خطرناک شود و سبب شود این موارد خود به وظایف فوری تبدیل شوند. برای مثال اگر یک شخص یک رژیم غذایی سالم را برای سالیان طولانی به تعویق بیندازد، پرداختن به مشکلاتی همچون چاقی و دیابت میتواند به یک اولویت فوری و مهم تبدیل شود.
مربع ۳، «کارهای فوری اما غیر مهم» در ماتریس اولویت برای مدیریت زمان
معمولا اینها مواردی هستند که میتوانید انجام آنها را به دیگران محول کنید. برای مثال زمانی که نمیتوانید پرداخت صورتحسابها را مدیریت کنید، از شریک یا یکی از اعضای خانواده درخواست میکنید تا این کار را انجام دهد. همچنین ممکن است به دلیل داشتن کارهای ضروری، در حین یک جلسه از همکار خود درخواست کنید تا به جای شما یادداشتبرداری کند.
مربع ۴، «کارهای غیر فوری و غیر مهم»
به هنگام بکارگیری ماتریس اولویت برای مدیریت زمان آخرین مربع مربوط به وظایف و کارهایی است که هیچ اهمیتی ندارند. این موارد دارای فواید بسیار کمی برای کار، زندگی و سلامت شما هستند و یا در طولانیمدت هیچ فایدهای برای شما ندارند. یکی از مثالها در این زمینه، جستجوی بیدلیل کانالهای تلویزیونی به جای کار کردن بر روی کتابتان است. همچنین وقتگذرانی در شبکههای اجتماعی و بررسی ایمیلهای بیاهمیت نیز در این گروه قرار میگیرند.
نکته مهم: برای استفاده بهتر از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان باید بدانید که فعالیتهای موجود در مربع ۴، شاید در ظاهر فوری به نظر برسند اما نقشی در زندگی روزمره یا آیندهی ما ندارند.
چه چیز سبب تمایز ماتریس آیزنهاور با سایر روشها میشود؟
در حقیقت در به کار گرفتن ماتریس اولویت برای مدیریت زمان، نیازی به یادگیری مهارتهای جدید و زیرکانه نیست. تنها کاری که لازم است در این زمینه انجام دهید این است نگرش و دید خود را در جهت مثبت تغییر دهید. این موضوع سبب میشود تا بتوانید اهداف خود را بهتر بشناسید، بدانید کدام فعالیتها سبب به هدر رفتن زمان شما میشوند و کدام هدفها تاکنون سبب پیشرفت شما شدهاند. شما با این روش خواهید توانست به مدیریت زمان بپردازید و برای آینده خود بهتر برنامهریزی کنید.
بعد از اینکه برای مدتی از این روش استفاده کنید، تغییری مثبت را تجربه خواهید کرد. همچنین متوجه خواهید شد که برنامهریزی کارهایتان چقدر سادهتر میشود و میتوانید سررسیدهای مقرر را بهتر و موثرتر مدیریت کنید.
مزایا و معایب ماتریس اولویت در مدیریت زمان چیست؟
مزایا
این ماتریس سبب میشود تا به اهمیت وظایف و کارهای خود توجه کنید.
ماتریس اولویت سبب میشود تا آنچه فوری است و آنچه فوری نیست را بار دیگر مورد سنجش قرار دهید.
ماتریس اولویت، خودآگاهی و خودارزیابی را به شما میآموزد.
با استفاده از این ماتریس میتوانید بهتر به تصمیمگیریهای آنی و در نتیجه مدیریت زمان بپردازید.
معایب استفاده از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان
وظایف شما تنها بر اساس فوریت و اهمیت دستهبندی میشوند. این ماتریس به منابع، پیچیدگی و یا میزان تلاش مورد نیاز برای یک کار اهمیتی نمیدهد.
کارهای فوری به تعویق خواهند افتاد.
استفاده از این ماتریس به صورت روزمره میتواند امری دشوار باشد.
زمانی که وظایف زیادی در میان باشد امکان گیج شدن فرد وجود دارد و به همین جهت بهتر است تا هر بخش مجددا به صورت جداگانه دستهبندی شود.
امروزه بسیاری از مربیان و متخصصان توصیه میکنند تا به جای استفاده از روشهای قدیمی مدیریت زمان، زمان خود را با استفاده از مدیریت اولویتها و منابع بسط دهید. در حقیقت مدیریت زمان به این معناست که از فرصتی که در اختیار داریم با زکاوت بیشتری استفاده کنیم، چراکه نمیتوان ۲۴ ساعت شبانه روز را افزایش داد. برای همین به جای اینکه در یک روز حداکثر وظایف را به اتمام برسانید، سعی کنید تا وظایف را اولویتبندی کنید؛ به این طریق خواهید توانست با به کار گرفتن ماتریس اولویت برای مدیریت زمان اقدام کنید.
منبع:clockify.me
دیدگاهتان را بنویسید