آسان‌ترین استراتژی های زمان بندی برای افزایش بهره‌وری
کارشناسان بهر‌وری همیشه خاطرنشان می‌کنند که همه انسان دارای یک روز ۲۴ ساعته مشابه هستند. اما کمتر در رابطه با افرادی صحبت می‌کنند که از استراتژی های زمان بندی مناسبی برای افزایش بهره‌وری خود استفاده می‌کنند.
شما ممکن است برنامه‌ریزی روزانه به منظور تکمیل یک پروژه با کدنویسی را تنها به دلیل رسیدگی بر ملاقات‌ها، ایمیل‌ها و کارهای فوری انجام دهید. در حالی که برنامه‌ریزی و مدیریت زمان در ارتباط با هم هستند.
در حال حاضر، چیزهای بسیار زیادی وجود دارند که توجه افراد را به خود جلب می‌کنند. در نتیجه، برنامه شما نباید در دسترس و آماده استفاده باشد. به گفته بسیاری از کارشناسان، برنامه روزانه باید هماهنگ‌کننده اتفاقاتی باشد که قرار است در طول روز رخ دهند. به عبارت دیگر، استراتژی های زمان بندی یک بستر پایداری را در اختیار شما قرار می‌دهند تا بر آنچه که برایتان اهمیت دارد، تمرکز کنید.
این فراتر از یک استعاره خوب است. زمان‌بندی خوب نامعلوم و بر اساس علایق دیگران نیست. استراتژی های زمان بندی به مدیریت ذهن به منظور فراهم‌سازی امکان تمرکز کردن نیاز دارد. به این ترتیب، اکثر کارها به درستی انجام می‌شوند.
در این مقاله، برخی از کاربردی‌ترین استراتژی های زمان بندی ارائه شده‌اند. به کمک آن‌ها می‌توان ثبات و اطمینان خاطر بیشتری را در طول روز تجربه کرد. شما می توانید یکی از این موارد را به عنوان استراتژی زمان‌بندی خود انتخاب کنید یا آن‌ها را با هم ترکیب نکنید. به این طریق، یک استراتژی زمان‌بندی روزانه به منظور تمرکز و نظم و ترتیب بیشتر خواهید داشت!
چگونه می‌توان برنامه‌ریزی کرد: ۷ استراتژی زمان‌بندی برای داشتن روزهای بهتر
۱- استراتژی MIT (انجام مهم‌ترین کار در ابتدا)
استراتژی MIT از جمله استراتژی های زمان بندی است که دست کم گرفته می‌شود. در این استراتژی توصیه می‌شود که مهم‌ترین و تاثیرگذارترین کار را در ابتدای روز انجام داد.
MIT شما تنها کاری نیست که در طول روز انجام می‌دهید. بلکه آن چیزی است که به شما تعلق دارد و کارهای شما را به بهترین شکل ممکن در طول روز پیش می‌برد.
دلایل بسیار زیادی برای استفاده از استراتژی زمان‌بندی MIT وجود دارند. برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- آن نیروی حرکت روز شما را ایجاد می‌کند. شروع روز با یک پیروزی کوچک می‌تواند بسیار الهام‌بخش و تحریک‌کننده باشد.
- این استراتژی از زمان محدود بهره‌وری که در طول روز دارید، بهترین استفاده را می‌کند. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که هر فرد در طول روز تنها ۲ ساعت ۴۸ دقیقه زمان بهره‌وری دارد. این زمان بهره‌وری اکثراً در ابتدای روز در نظر گرفته می‌شود.
- زمانی که کمتر کسی مزاحم شما می‌شوند، می‌توانید بهتر بر انجام کار خود تمرکز کنید. به طور معمول، شروع روز آرام‌تر و ساکت‌تر است.
- روز خود را با موفقیت بیشتری به پایان خواهید رساند. مهم نیست که چه اتفاقی رخ دهد، شما می‌دانید که کار خوب و معناداری در طول روز انجام داده‌اید.
- به کمک این استراتژی می‌توانید برای روز خود اولویت‌بندی کنید. شما می‌توانید از ماتریس اولویت برای مدیریت زمان استفاده کنید. آنچه که روز خود را با آن شروع می‌کنید، اغلب کاری است که در نهایت بیشتر انجام خواهید داد.
البته، زمان‌بندی برای خود همیشه کار چندان ساده‌ای نیست. به همین دلیل است که استراتژی MIT کاربردی است. شما باید اطمینان حاصل نمایید که این واقعاً اولین کاری است که می‌خواهید انجام دهید. و چیز دیگری توجه شما را به خود جلب نخواهد کرد.
این بدان معنی است که حدود ۳۰ تا ۹۰ دقیقه از برنامه روزانه خود را برای انجام آن کار صرف کنید. لازم بخ ذکر است که پیش از انجام آن نباید ایمیل یا چت خود را چک کنید. در غیر این صورت، اولویت‌های دیگران بر برنامه روزانه شما غالب می‌شوند.
۲- استراتژی بلوک‌بندی زمان
بلوک‌بندی زمان یکی دیگر از استراتژی های زمان بندی است که مکانیسم کاری آن شبیه به استراتژی MIT است. در این استراتژی، نه تنها اول روز بلکه کل روز به بلوک‌های زمانی خاص برای انجام کارهای معین تقسیم می‌شوند. این بدان معنی است که شما روز خود را با یک زمان‌بندی کامل برای در نظر گرفتن کار متمرکز، کار کم اهمیت‌تر و استراحت شروع می‌کنید.
استراتژی زمان‌بندی بلوک‌بندی زمان به نظر ترسناک می‌رسد اما ساختار روز شما را شکل می‌دهد. اما چرا باید کسی بخواهد از قصد برنامه روزانه خود را پر کند؟
زمانی که برنامه روزانه خود را با کارها و فعالیت‌هایی پر می‌کنیم که قصد انجامشان را داریم، هدر رفتن زمان به ندرت پیش می‌آید. به این ترتیب، شما دقیقاً می‌دانید که قرار است زمان خود را صرف چه کاری کنید. در نتیجه، نه گفتن به درخواست‌های دیگران کار آسان‌تری خواهد بود.
راز استراتژی بلوک‌بندی زمان، واقع‌گرا و واکنشی بودن است. استراتژی بلوک‌بندی زمان، الگویی قابل تغییر است. آن به شما کمک می‌کند تا به جای توجه کردن بر کارهای فوری و برنامه کاری شلوغ بر چشم‌انداز بزرگ‌تر خود تمرکز کنید.
۳- تکنیک پومودورو
پومودورو، سومین تکنیک از استراتژی های زمان بندی کاربردی به شمار می‌رود. این یک تکنیک ساده است که می‌تواند در کنار استراتژی های زمان بندی دیگر مورد استفاده قرار گیرد.
تکنیک پومودورو به عنوان یکی از کارآمدترین روش‌های مدیریت زمان برای بهبود بهره‌وری شناخته می‌شود. در این تکنیک، بلوک زمانی ۲۵ دقیقه‌ای برای انجام کار بی‌وقفه در نظر گرفته می‌شود که به دنبال آن یک استراحت ۵ دقیقه‌ای وجود دارد. هدف، وصل کردن چند بلوک زمانی پومودورو پیش از یک استراحت طولانی‌مدت برای تجدید قوا است.
زمانی که نوبت به چگونگی زمان‌بندی بر اساس تکنیک پومودورو می‌رسد، شما می‌توانید از زمان آزاد خود برای این کار استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر زمان استراحت شما برای ناهار بین ساعات ۱ تا ۳ است، شما می‌توانید این زمان را به دوره‌های پومودورو اختصاص دهید.
به منظور شروع دوره‌های پومودورو، ۴ وظیفه‌ای که می‌خواهید بر آن‌ها تمرکز کنید را انتخاب و تایمر کاری را روشن کنید.
یک از مهم‌ترین ویژگی‌های این استراتژی، کمک به تمرکز کردن است. ۲۵ دقیقه یک مدت زمان نسبتاً کوتاه برای جلوگیری از حواس‌پرتی است. اگر تنها دو دوره پومودورو در طول روز داشته باشید، یعنی ۵۰ دقیقه زمان خود را صرف تمرکز بر انجام یک کار کرده‌اید.
۴- استراتژی جریان انرژی (دوره‌های ۵۰ تا ۹۰ دقیقه‌ای)
سطح انرژی ما در طول روز یکسان نیست. ما در واقع چرخه‌های ۹۰ دقیقه‌ای ریتم آلترادین را دنبال می‌کنیم که در آن‌ها انرژی ما پیش از استراحت در حداکثر سطح ممکن قرار دارد.
این بدان معنی است که زمان‌های در طول روز وجود دارند که شما به طور طبیعی آمادگی بیشتری برای کار دارید. در عوض، شما در زمان‌های معینی از روز باید استراحت کنید.
زمانی که سطح انرژی بدن خود با توجه به زمان را متوجه شدید، می‌توانید برنامه روزانه خود را بر اساس ریتم آلترادین تنظیم کنید. این به معنی حدود ۵۰ تا ۹۰ دقیقه کار کردن با تمرکز کامل و سپس ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت برای تجدید انرژی است.
در صورتی که زمان بیشتری برای انجام یک کار دارید، می‌توانید از چرخه‌های زمانی ۹۰ دقیقه‌ای استفاده کنید. جریان انرژی از جمله استراتژی های زمان بندی است که بهترین استفاده را از ریتم انرژی بدن می‌برد.
با این وجود، اگر برنامه زمانی شما پخش‌تر است، شما می‌توانید از ریتم آلترادین برای برنامه‌ریزی زمان‌های استراحت خود استفاده کنید. خود را با ریتم آلترادین هماهنگ کنید تا در طول روز انرژی کافی برای انجام کارهایتان را داشته باشید.
۵- گردش کار
در حالی که ریتم آلترادین تنها با تنظیم سطح انرژی مرتبط است، شما همچنین می‌توانید از گردش کاری خود نیز استفاده کنید. این به معنی ترکیب کردن چندین کار با یکدیگر است تا مغز شما مجبور نباشد بین کارهای مختلف تغییر ساختار دهد. به عنوان مثال، با گروه‌بندی تمام نوشته‌هایی که باید در طول روز انجام داد، می‌توان ۵ تا ۶ مقاله در یک وهله نوشت.
هر چه بیشتر بر یک کار تمرکز کنید، آن را کار را سریع‌تر به پایان می‌رسانید. شما می‌توانید این استراتژی را برای کل هفته خود بسط دهید. در این صورت، انرژی، اولویت‌ها و عادت‌های خود را در نظر بگیرید. اگر کارهای خلاقانه خود را در بعد از ظهر بهتر انجام می‌دهید، پس برنامه‌ریزی خود را بر این اساس تنظیم کنید.
۶- روش چتفیلد
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های استراتژی های زمان بندی، تخمین نادرست زمان انجام یک کار است. حتی اگر در گذشته تجربه انجام آن را داشته‌ایم.
اما تخمین درست از زمان انجام یک کار، اساس مدیریت زمان است. اگر نتوانیم به درستی زمان را تخمین بزنیم، همیشه از انجام کارها عقب می‌افتیم. همگی ما کارهایی داریم که باید به صورت روزانه یا هفتگی انجام دهیم. به کمک این روش می‌توانید زمان دقیق انجام یک کار مشخص را تعیین کنید.
اگر می‌خواهید این فرآیند را خودکار کنید، از ابزارهای ردیاب زمانی استفاده کنید. این ابزارهای ردگیری زمان به شما این امکان را می‌دهند تا به صورت خودکار زمان خود را در اپلیکیشن‌ها، وبسایت‌ها و غیره دنبال کنید.
۷- زمان‌های منقطع و در جریان
اکثر ما در حین انجام کار اصلی و مهم به چک کردن ایمیل‌ها و چت‌هایمان می‌پردازیم. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که اکثر افراد هر ۶ دقیقه یکبار ایمیل خود را چک می‌کنند!
این کار مانع از تمرکز بر کارهای اصلی روزانه می‌شود. در این تکنیک منحصر به فرد از استراتژی های زمان بندی، شما زمان‌هایی را برای چک کردن ایمیل و پاسخ دادن به پیام‌ها در نظر می‌گیرید. یک قانون تجربی خوب برای چک کردن ایمیل‌ها به این صورت است که:
- پس از تکمیل MIT
- بعد از ظهر هنگامی که سطح انرژی پایین است
این تغییر عادت می‌تواند بسیار سخت باشد. در این رابطه با تیم کاری خود صحبت کنید و توضیح دهید که در مواقع ضروری چگونه می‌توانند باش ما تماس بگیرند.
سخن پایانی
استراتژی های زمان بندی باید بر اساس اولویت‌ها و برنامه خود شما بکار گرفته شوند. هر چه بهتر بر زمان خود کنترل داشته باشید، پیشرفت بیشتری را در مسیر کاری خود مشاهده خواهید کرد.
لینک منبع: blog.rescuetime.com
دیدگاهتان را بنویسید