روش‌های خلاقانه برای ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان

اگر در گذشته هرگز زمان را ردیابی نکرده‌اید، ممکن است از شنیدن این مطلب که بسیاری از افراد با سابقه در زمینه‌ی کسب و کار، این فعالیت را یکی از عوامل حیاتی در تجارت خود می‌دانند، متعجب شوید. برای این افراد ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان یکی از مهمترین عوامل موفقیت یک کس و کار است. به عقیده‌ی آن‌ها ضرورت ردگیری زمان، مانند پرداخت حقوق و دستمزد یا حسابداری و حتی مدیریت پروژه است.

اهمیت ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان به این جهت است که این امر با برخی از مهمترین زمینه‌های کسب و کار شما در تماس است. ردگیری صحیح زمان برای شما این امکان را فراهم می کند تا بررسی کنید که آیا از طریق فعالیت‌های انجام شده کسب در آمد کرده‌اید یا اینکه تنها زمان و سرمایه‌ی خود را هدر می‌دهید.

این امر همچنین به شما امکان می‌دهد تا دریابید که آیا همه چیز برای دستیابی به درآمد مناسب و اتمام کارها در مدت زمان تعیین شده، در مسیر درست قرار گرفته است یا خیر.

حال که با اهمیت ردگیری زمان آشنا شده‌اید بهتر است تا در زمینه‌ی ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان تحقیق بیشتری انجام دهید و با بکار بستن نکات کلیدی همکاری اعضا تیم را بدست آورید. 

چند گام کلیدی در ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان:

گاهی اوقات تمام آنچه که لازم دارید این است که با تیم خود در مورد اهمیت ردگیری زمان در کسب و کار شما، بسیار شفاف و واضح صحبت کنید.

در مورد ارزش ردگیری زمان گفتگو کنید.

بیشتر افراد وقتی احساس کنند که بی دلیل مجبور به انجام کاری شده‌اند نا امید می‌شوند. اگر از شخصی خواسته می‌شود تا برای کاری وقت بگذارد، حق آن فرد است که چرایی آن را بداند. به‌این معنی که اولین و مهمترین قدم برای جذب تیم و ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان این است که در مورد دلایل ردگیری زمان و کارهایی که می‌خواهید با این داده‌ها انجام دهید، شفاف عمل کنید. تنها درک « چرایی این‌کار» می‌تواند تا حد زیادی برای انجام آن به اعضای تیم انگیزه دهد.

در مورد اهمیت ردگیری زمان شفاف باشید.

اطمینان حاصل کنید که انتظارات شما واضح بیان شده است و سیستم ردگیری زمان مورد استفاده‌ی شما تا حد ممکن یکپارچه باشد. بیشتر مردم واقعاً به موفقیت شرکتی در آن کار می‌کنند اهمیت می‌دهند. حتی مایلند زحمت بیشتری بکشند تا اطمینان حاصل کنند که این اتفاق می‌افتد.

در مورد اهمیت ردگیری زمان برای دستیابی به موفقیت‌های بیشتر روشن و شفاف صحبت کنید. حتی می‌توانید قدمی روبه جلو برداشته و نمونه‌هایی از گزارش‌های واقعی که مایل هستید تا با داده‌های آن‌ها ایجاد کنید، به اشتراک بگذارید.

در اینجا چند دلیل متداول برای ردگیری زمان در شرکت‌ها  وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را با تیم خود در میان بگذارید:

ردگیری زمان قابل پرداخت – اگر هر به ازای هر ساعت صورتحساب پرداخت می‌کنید، به تیم خود نشان دهید که چگونه زمان ردگیری شده در فاکتورها اعمال می‌شود و درآمد شرکت منوط به ردگیری زمان توسط آن‌ها است.

در مسیر نگه داشتن پروژه‌ها – اگر از ردگیری زمان برای حصول اطمینان از اینکه پروژه‌ها زیر بودجه‌ی در نظر گرفته شده انجام می‌شودند، استفاده می‌کنید. گزارش‌های واقعی را که قصد دارید تا  برای پیگیری پیشرفت پروژه ایجاد کنید به اعضای تیم نشان دهید.

برآورد بهتر – به تیم خود نشان دهید که چگونه ردگیری زمان به شما امکان می‌دهد تا کتابخانه‌ای از پروژه‌های گذشته ایجاد کنید. همچنین اینکه چگونه این اطلاعات، تخمین‌ها و قیمت گذاری پروژه توسط شما را بهبود می‌بخشد.

برای بیان اینکه در ردگیری زمان انجام چه‌کاری مناسب نیست، پیش‌قدم باشید.

ترس زیادی پیرامون ردگیری زمان وجود دارد. بسیاری از مردم فکر می‌کنند که ردگیری زمان به این معنی است که یک فرد با مقامی بالاتر همه کارهای آن‌ها را زیر نظر خواهد گرفت. در مورد آنچه که به هیچ عنوان اتفاق نخواهد افتاد، به تیم خود اطمینان دهید و آن‌ها را برای ردگیری زمان تشویق کنید.

به تیم خود اطلاع دهید که از ردگیری زمان برای جاسوسی، مدیریت  ذره‌بینی یا قضاوت درباره آن‌ها استفاده نخواهید کرد. درست است که برخی ابزارهای نامطلوب ردگیری زمان وجود دارد که کارهای افراد را کنترل کرده و یا از صفحه‌ی کامپیوتر کارکنان عکس می‌گیرند.  به وضوح به آن‌ها اطمینان دهید که این اتفاق نخواهد افتاد. 

از اعضای تیم خود در جهت ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان، استفاده کنید.  

نحوه معرفی ردگیری زمان به تیم می‌تواند تأثیر بسزایی در این موضوع داشته باشد که آیا کارکنان شما در نهایت ردگیری زمان را انجام می‌دهند یا خیر. در اینجا چند نکته برای معرفی صحیح و موفقیت‌آمیز برای ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان وجود دارد:

ارائه دادن- از مهارت‌های ارتباطی در محیط کاری خود استفاده کرده و در یک جلسه‌ی پربار همه‌ی جوانب مفهوم ردگیری زمان را بررسی کرده و به معرفی ابزارهای جدید بپردازید . با این کار اطمینان حاصل می‌کنید که تمامی کارکنان در جریان این امر قرار گرفته‌اند. همچنین به شما فرصتی می‌دهد تا سوالات و نگرانی‌های آن‌ها را برطرف کنید.

توضیح دهید که چرا زمان را ردگیری می‌کنید – تمام دلایل لازم برای ردگیری زمان را مرور کنید. این زمان خوبی برای نشان دادن تعدادی از گزارشات برای نمونه است. توضیح می دهید که چرا ردگیری زمان برای به دست آوردن این اطلاعات ضروری است.

اطمینان حاصل کنید که تیم خود را به‌درستی آموزش داده‌اید- به آن‌ها کمک کنید تا راهی مناسب برای ردگیری زمان بیابند. 

نسخه‌ی نمایشی زمان سنج – اکثر افراد با ورود زمان به سیستم صفحه گسترده آشنا هستند، اما شروع کار با تایمر و پیگیری زمان هنگام کار ممکن است یک مفهوم جدید باشد. ارائه‌ی نسخه ی نمایشی می‌تواند به تیم شما کمک کند تا فورا با روند کار تایمر و نحوه‌ی اجرای آن آشنا شوند.  

یک برنامه‌ی زمانی مشخص تعیین کنید.

یک برنامه زمانی ثابت کمک می‌کند تا همه در جریان باشند. همچنین از هرگونه استرس در مورد محیط کار و اضطراب ناشی از انتظارات رییس شرکت جلوگیری می‌کند. یک روز مشخص را به تأیید جدول‌های زمانی همه‌ی اعضای تیم اختصاص دهید.

به این ترتیب افراد می‌دانند که چه زمانی باید جدول‌های زمانی را تکمیل کنند و همچنین به ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان و ارسال گزارش‌ها کمک می‌کند. 

یک روند مشخص در ردگیری زمان در نظر بگیرید.

ممکن است برای برخی از افراد مشخص نباشد که دقیقاً باید زمان خود را برای چه کاری دنبال کنند. توصیف مشخصی ایجاد کنید که به مخاطب شرح سریعی در مورد روند هر پروژه و کار باشد.

روشن کنید که اعضای تیم در شرایط معمول مانند جلسات یا جواب دادن به ایمیل‌ها باید چگونه وقت خود را ردگیری کنند. همچنین، مطمئن شوید که روشی برای افزودن پروژه‌ها و وظایف جدید در ابزار ردگیری زمان شما وجود دارد.

کسی را مسئول این فعالیت قرار دهید.

واقعیت این است که ردگیری زمان ممکن است هر از چند گاهی حتی در بهترین تیم‌ها نیز نادیده گرفته شود. اگر شخصی را مسئول یادآوری قرار ندهید، ممکن است متوجه شوید که اعضای تیم ردگیری زمان را انجام نمی‌دهند.

برای ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان، کسی را مسئول قرار داده و نظارت بر ردگیری زمان توسط کارکنان را در شرح وظایف او قرار دهید. 

ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان در افراد تازه استخدام شده را فراموش نکنید.

اطمینان حاصل کنید که نیروی استخدامی جدید، تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ردگیری زمان را در اختیار دارند. حتی در مورد ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان ده دقیقه با هر یک از آن‌ها گفتگو کرده تا نحوه‌ی استفاده از ابزار ردگیری زمان و آنچه که از آن‌ها انتظار می‌رود، را بطور واضح بیان کنید. وقتی‌که ردگیری زمان به عنوان یکی از اهداف کارکنان در شرح وظایف آن‌ها ابلاغ شود، احتمال انجام این کار بیشتر خواهد بود.

ردگیری زمان را بصورت یکپارچه انجام دهید.

هر وقت از کارکنان شما بخواهند برای تغییر زمینه‌ی کاری خود تایمر را قطع و وصل کنند ممکن است باعث شود تا ردگیری زمان سخت شود و اتفاق بیفتد. یکپارچه‌سازی ردیابی زمان در جریان کار، این اصطکاک را برطرف می‌کند و پیگیری کار را برای افراد آسان‌تر می‌سازد.

بیشتر افراد برای ردگیری یکپارچه‌ی زمان در پروژه‌های خود از Asana ،Basecamp ،Trello یا افزونه‌های کروم استفاده می‌کنند. البته که ابزارهای دیگری نیز وجود دارد که بسته به نیاز خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.  

برای ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان آن را به یک تجربه مثبت تبدیل کنید. 

گاهی اوقات ایجاد انگیزه در تیم کار سختی است. وضع قانون و تحمیل عواقب منفی برای عدم ردگیری زمان می‌تواند وسوسه انگیز باشد. اما اگر ردگیری زمان را به فعالیتی دوست داشتنی و مثبت تبدیل کنید و بر خوبی‌های آن تاکید کنید بسیار موثرتر خواهد بود.

هر کاری انجام می‌دهید، مراقب باشید تا اعضای تیم را با مجازات تهدید نکنید. توجه کنید که از مجازات‌های مالی به دلیل فراموش کردن ارائه ردگیری زمان، مانند امتناع از پرداخت حقوق یا  پاداش اکیدا خودداری کنید. 

برای ردیابی زمان به افراد پاداش دهید. 

دادن پاداش به کسی صدمه‌ای نمی‌زند. به جهت ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان، به روش‌هایی فکر کنید که می‌توانید به تیم خود پاداش دهید. به عنوان مثال در صورتی‌که تمامی اعضای تیم ردگیری زمان را به‌صورت جدی دنبال کردند، می‌توانید به رستوران بروید و با تمام اعضای تیم یک جشن مختصر بگیرید. 

این نکته را به تیم خود گوشزد کنید که ردیابی زمان برای خودشان هم مفید است. 

ردیابی زمان بینش جالبی در مورد نحوه کار شما ایجاد می‌کند. آیا شما بیشتر زمان خود را برای پروژ‌ه‌های قابل تحویل واقعی صرف می کنید، یا برای بررسی ایمیل وقت می‌گذارید؟

داده‌های ردگیری زمان این قدرت را به افراد می‌دهد تا عادت‌های کاری خود را بهبود بخشند. به اعضای تیم خود اجازه دهید تا به این داده‌ها دسترسی داشته باشند اینکار به ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان با دقت بیشتر کمک خواهد کرد. 

سخن آخر

امیدواریم این نکات تیم شما را در مسیر موفقیت در زمینه‌ی ردگیری زمان قرار دهد. مهمترین چیز یافتن سیستمی است که برای تیم شما مناسب باشد.

ممکن است یافتن ابزار مناسب و همچنین آزمودن آن در محیط کار واقعی کمی زمان‌بر باشد وهمچنین در ابتدای کار با مقاومت اعضای تیم مواجه شوید، اما ایمان خود به نتایج درخشان استفاده از تکنیک‌های ردگیری زمان را از دست ندهید.

روش درست را در ایجاد انگیزه برای ردگیری زمان بکار ببرید.  پس از مدتی مشاهده خواهید کرد که اعضای تیم شما از این کار را با کمال میل انجام خواهند داد.

منبع: getharvest.com