هدف گذاری کارمندان | چگونه به کارمندانمان آموزش دهیم که هدف گذاری کنند؟
یکی از مسائل مهم مدیریتی در سازمانها هدف گذاری کارمندان و با انگیزه کار کردن آنهاست. همانطور که میدانید بدون هدف، انگیزهای وجود نداشته و قطعا عدم وجود انگیزه باعث میشود تا فرد نتواند و یا نخواهد از تمام پتانسیل نهفته خود به نحو احسنت، در راستای پیشبرد اهداف شرکت استفاده کند؛ اما برای هدفگذاری و ایجاد انگیزه در پرسنل چه کارهایی باید انجام داد؟ در سیستم آموزش هدفگذاری برای کارمندان، باید تعریف صحیحی از هدف داشته باشیم. هدف باید SMART باشد. البته S.M.A.R.T در اینجا به معنای باهوش نیست و مخفف کلمات دیگری است که به شرح آن خواهیم پرداخت.
در سطوح مدیریتی ایجاد اهداف SMART برای ایجاد انگیزه در کارکنان و آموزش هدف گذاری کارمندان بسیار ضروری است. در واقع با اجرای این استراتژی، محیطی برای تمایز افراد برتر و ایجاد جاه طلبی برای اول شدن به وجود خواهد آمد. طبق قانون ۹۰/۱۰ در خصوص اهداف SMART، اگر شما ۱۰ درصد از ابتدای زمان آغازین انجام یک کار را به شفاف سازی کامل نتیجه مورد نظر و چگونگی انجام کار بپردازید، ۹۰ درصد از زمان خود را که برای برنامهریزی لازم داشتهاید، ذخیره کردید؛ همچنین میزان اشتباهات، هزینهها و افراد درگیر در کار نیز کاهش میابد. قطعا این ضربالمثل را شنیدهاید که میگوید: “شما نمیتوانید هدفی را که نمیبینید به دست آورید”. این روش هدف گذاری در تعیین استراتژیهای کلی سازمان نیز بسیار موثر و لازم است. جالب است بدانید در استاندارد ایزو ۹۰۰۱ که مربوط به تدوین و اجرای سیستم مدیریت کیفیت در هر سازمانی است، قسمتی وجود دارد (بند ۵) که عمدتا در خصوص هدف و چگونگی آن توضیح میدهد. دقیقا اسمارت بودن هدف در این استاندارد لحاظ شده و نشان از اهمیت ویژه این موضوع دارد.
سیستم مدیریتی صحیح شفاف سازی در مورد اهداف شرکت بسیار مهم است. همانطور که ذکر شد با این کار در زمان اجرای فرآیند در راستای رسیدن به هدف کاهش زیادی خواهیم داشت و همچنین برای برنامهریزی فرآیندها و زیر فرآیندهای لازم نیازی به صرف زمان زیادی ندارید و تمام منابع نیز کمتر مصرف میشوند. پس زمان آن رسیده که با یک تیر دو نشان بزنید و علاوه بر ایجاد انگیزه در کارکنان سیستم مدیریت سازمان را نیز اصلاح نمایید. حال اگر درک کاملی از اهمیت هدفگذاری و آموزش این تکنیک به کارمندانتان داشتهاید، سراغ آموزش این ۵ تکنیک مهم میرویم.
از اهداف SMART برای هدف گذاری کارمندان استفاده کنید
اما منظور از اهداف SMART چیست؟
S=specific به معنی خاص یا مشخص
M=measurable به معنی قابل اندازهگیری
A=achievable به معنی قابل دستیابی
(R=relevant (REAL به معنی مرتبط با فرآیند
T=time-bound به معنی دارای محدوده زمانی
همانطور که از معانی کلمات واضح است در مرحله اول، هدف باید به صورت خاص و شفاف تعریف گردد. اینکه فرد بداند دقیقا میخواهد برای رسیدن به چه چیزی تلاش کند تا بتواند در راستای آن برنامهریزی داشته باشد و انرژی و منابع لازم را صرف آن کند. در قسمت دوم، هدف باید دارای شاخصی باشد که قابلیت اندازهگیری داشته باشد؛ در واقع باید بتوانیم آن را به صورت اعداد و ارقام درآوریم تا میزان دستاورد را محاسبه نماییم. باید بتوان از هدف اصلی، زیرمجموعههایی تعریف کرد که آنها نیز قابل اندازهگیری باشند. هرچقدر که اندازهگیری شفافتر باشد، میزان تمرکز به دستیابی و نزدیکی به هدف بیشتر خواهد شد.
در خصوص ویژگی سوم یعنی قابلیت دسترسی و دستیابی، میتوان آن را در محدودیتهای زمان، پول، اقتصاد، محیط خارجی، تواناییها و مهارتهای اعضای گروه و یا خیلی موارد دیگر دید؛ که تماما باید در نظر گرفته شود و با توجه به این محدودیتها هدف اعلام گردد؛ زیرا زمانی که یک یا چند مورد از محدودیتهای نامبرده وجود داشته باشد عملا دستیابی به هدف امکانپذیر نخواهد بود. مورد چهارم، یعنی مرتبط بودن و یا واقعی بودن هدف بدین معنی است که نباید هدف تعیین شده نوعی آرزو یا توهم باشد و از واقعیت فاصله زیادی داشته باشد.
باید به نوعی باشد که اشتیاق را در کارمندان ایجاد کرده و فرای تصور نباشد؛ همچنین مرتبط با فرآیند کلی سازمان باشد و تناقض فاحشی با خط مشی سازمان نداشته باشد. مورد آخر نیز مربوط به محدوده زمانی انجام پروژه جهت دستیابی به هدف است. وقتی زمانبندی برای رسیدن به هدف وجود داشته باشد قطعا دستیابی به آن برای افراد، بسیار آسانتر خواهد بود همچنین باعث میشود تا فرد خود را متقاعد کند تا در بازه زمانی مشخصی به آن هدف برسد و اهداف خود را بر اساس بازه زمانی تعریف شده طرحریزی کند.
اهداف را با استفاده از وظائف و دستاوردها بشکنید
تعیین برنده میتواند عامل اصلی در ایجاد انگیزه در کارمندان باشد. برای اینکه یک شخص برنده شود، باید بداند خط پایان کجاست. او باید بداند چگونه شما پیروزی را تعریف میکنید و این هدف شامل چه مراحلی میشود. او باید دقیقاً بداند که برای انجام کار و عبور از خط پایان باید چه کاری انجام دهد. در واقع تعریف دقیق فرآیندهای مختلف و شکستن یک هدف اصلی به اهداف کوچکتر باعث میشود تا کارمندان بتوانند درک بسیار بیشتری از روش رسیدن به هدف اصلی را داشته باشند.
با این کار زمانی که کارمند ابتدا به هدف کوچکتر دست یافته بازهم احساس برنده بودن میکند و انگیزه و توان وی جهت ادامه راه بیشتر خواهد شد. این وظیفه مدیریت است که به پرسنل یاد دهد تا مراحل مختلف را مشاهده کرده و برای دستیابی به هر مرحله نیز برای خود هدف گذاری کنند. هر چه قدر که دستاوردهای ظریف و کوچکتر بیشتر باشند، برای افراد زیرمجموعه شما تجربه احساس برنده بودن و افزایش میزان انگیزه فردی در راستای دستیابی به اهداف بزرگتر بسیار بیشتر خواهد شد. قطعا برای انجام این کار به یک هدف گذاری مناسب نیاز دارید.
انگیزه دادن به کارمندان با تجربههای موفق
برای اینکه یک کارمند احساس برنده شدن را داشته باشد، باید به او مسئولیت داده شود، باید در آن مسئولیت موفق شود و به نتیجهای که وظیفه انجام آن را داشته برسد. این جمله بدین معنی است که اگر به شخصی وظیفهای سپردهاید که بسیار بیشتر از ظرفیت آن شخص است و کارمند نمیتواند آن را به درستی انجام دهد، مشکل از مدیریت شماست. وظیفه یک مدیر این است که هر مسئولیت را به فرد مناسب بسپارد تا کارمند، امکان به پایان رساندن صحیح و درست آن مسئولیت را داشته باشد؛ بنابراین باید شما برای کارمندانتان تجربههای موفق ایجاد کنید تا به خودباوری برسند و تلاششان را برای دستیابی به اهداف افزایش دهند. بهترین راه برای انگیزه بخشیدن به کارمندان جدید این است که کارهای مهم اما کوچک و همسان با تواناییشان را به آنها بسپارید. پس از اینکه موفق شوند این کارها را به خوبی انجام دهند، وظایف بزرگتری را به آنها بسپارید. برای ایجاد انگیزه به کارمندان خود روش هدف گذاری صحیح را آموزش دهید.
تشخیص فردی را تمرین کنید و هدفگذاری را انجام دهید
هر شخصی نیاز دارد تا با تواناییهای منحصر به فرد خود در بین انسانهای اطراف خود شناخته شود که میتواند این کار را با وظائفی که به صورت کامل به اتمام رسانده و موفق هم بوده است. زمانی که فردی کاری در تیم شما به درستی انجام داده باشد این انگیزه ایجاد میشود تا فراتر از توانایی خود نیز برود و شکوفا شود. ایجاد شناخت مثبت از یک موفقیت و جنبههای مختلف تاثیر آن هدف بر زندگی و شغل کارمند باعث ایجاد انگیزه و عزت نفس بیشتری در فرد خواهد شد و همچنین منجر به این میشود که کارمند خود را توانمندتر و بزرگتر ببیند تا برای آینده هدف گذاری بزرگتری نیز داشته باشد.
به چنین فردی باید وظایف بیشتر و مهمتری اختصاص دهیم؛ این موضوع سبب میشود تا وی حس کند تلاشش دیده میشود و برای رسیدن به پیشرفت و موفقیت شغلی تلاش بیشتری از خود نشان میدهد؛ اما در صورتی که برای مدت زمان زیادی کار او ثابت باشد، کم کم دلسرد میشود و حتی ممکن است دیگر وظایف خود را به خوبی گذشته انجام ندهد.
ارائه پاداش
با مدح و ستایش کارمندان و افزایش سطح عزت نفسشان تنها تا مدتی موفق به پایدار نگه داشتن آنها در مسیر هدف خواهید شد؛ شما باید سطوح مختلف پاداش را نیز برای دستیابی به اهداف در نظر بگیرید تا تلاش و اشتیاق افراد کاهش بیابد. درواقع نباید اجازه دهید که کارمندتان از خودش بپرسد:”خب! این تلاش و ممارست من در انتها چه نتیجهای خواهد داشت؟”.
این پاداش میتواند فیزیکی و مالی باشد مانند اهدای مبلغی پول و یا لوازم صوتی و تصویری و تقدیرنامه و یا غیر فیزیکی مانند ارتقاء رتبه فرد، افزایش دستمزد و یا برگزاری جشن قدردانی از ایشان؛ و یا حتی میتوانید تعداد روز مشخصی به افراد مرخصی تشویقی با حقوق بدهید تا در نتیجه زحمات صورت گرفته، استراحت نیز داشته باشند. در این خصوص بسیار مهم است که پاداش شما با عملکرد کارمند تناسب داشته باشد.
هر چقدر کارمند شما تلاش بیشتری از خود نشان داده باشد، باید متناسب با آن نیز پاداش بیشتری کسب کند و یا ارتقای شغلی بالاتری مشاهده کند. اگر کارمندان حس کنند که به میزان تلاششان از آنها قدردانی نشده است، دلسرد میشوند و انگیزههای خود را برای تلاش بیشتر از دست میدهند؛ آنها احساس میکنند پاداشها ارزش زحمت بیشتر را ندارد.
جهت ایجاد انگیزه در کارمندان و آموزش نحوه هدفگذاری در کارهایشان، سطوح مدیریتی، شخصا باید مجری این روش هدفگذاری باشند و همچنین موارد مذکور، از شناخت صلاحیت کارکنان گرفته تا محدودیتهای زمانی و مالی و دیگر موارد لازم را در نظر داشته باشند.
منبع: briantracy.com
دیدگاهتان را بنویسید