ماتریس آیزنهاور چیست و چه کاربردی دارد؟
همه ما به خوبی از اهمیت زمان و وقت در زندگی آگاه هستیم. عمر انسان به سرعت در حال گذر است و عدم استفاده صحیح از آن میتواند برای ما بسیار گران تمام شود و بعدها حسرت آن را بخوریم. برای همین در تمام دنیا افراد به دنبال راهی برای مدیریت هر چه بهتر زمان هستند. در این زمینه روشهای بسیاری پیدا شدهاند که هر یک به نوعی در مدیریت زمان، نقشی موثر خواهند داشت.
یکی از روشهای موثر مدیریت زمان، ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس امروزه به عنوان یکی از کارآمدترین شیوه های کنترل زمان و استفاده بهینه از وقت خود به کار برده میشود. در این مطلب به طور کامل با ماتریس آیزنهاور آشنا خواهیم شد و کاربرد آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد. با ما همراه باشید:
ماتریس آیزنهاور چیست؟
اول از همه لازم به ذکر است که ماتریس، مورداستفاده در زمینه جبر، داده، رمزگذاری و دیگر علوم است. منظور از ماتریس ساختار مستطیلی یا مربعی اعداد یا عبارات است که به شکل سطرها و ستونها سازمان یافته و هر بخش تشکیل شده درایه نامیده میشود. و اما ماتریس آیزنهاور چیست؟ ماتریس آیزنهاور، روشی عالی برای رسیدن به اهداف و موفقیت است که از سوی بزرگان توصیه میشود.
به کمک ماتریس آیزنهاور میتوانید بدون سردرگمی، به تمام کارهای روزمره خود رسیدگی کنید. در واقع ماتریس آیزنهاور، یک استراتژی ساده است که به کمک آن میتوان فعالیتهای خود را با توجه به ضرورت و اهمیت آنها، اولویت بندی کرد. این کار کمک میکند تا بتوان بهترین استفاده را از زمان خود داشت.
لازم به ذکر است که علت نامگذاری این ماتریس، نام ابداعکننده این روش مدیریت زمان است که نام او دوایت دیوید آیزنهاور بود. او با تلفیق چندین روش مدیریت زمان، موفق به ساخت این روش کارآمد شد.
نحوه کارکرد ماتریس آیزنهاور
در روش ماتریس آیزنهاور در واقع کارها به ۴ بخش دسته بندی میشوند. در ادامه با این ۴ بخش آشنا خواهیم شد:
دسته اول: کارهای مهم و ضروری
این بخش از کارها به واسطه اهمیتی که داشته با شعار همین حالا انجام دهید نیز شناخته میشوند. کارهای این بخش باید حتماً امروز یا فردا انجام شوند. از نظر اولویت این کارها دارای بیشترین اهمیت هستند. لذا باید کاملاً بر روی آنها تمرکز شود تا به موقع و با کیفیتی عالی انجام شوند. برای همین این بخش، بیشترین استرس را با خود به همراه خواهد داشت.
در این بخش، باید کارهایی قرار بگیرند که نیاز است در اولین فرصت انجام شده و به تاخیر افتادن آنها برای شما دردسرآفرین است. تعدادی از فعالیتهای این بخش ممکن است ناگهانی و تعدادی نیز ناشی از برنامه شما باشند. گاهی نیز به تعویق انداختن فعالیتهای دسته دوم باعث شده که آنها به دسته اول منتقل شوند.
بهتر است این کارها را با مدیریت زمان، در زمان خود انجام داده تا باقی روز را بدون استرس به دیگر کارها برسید.
بخش دوم: کارهای مهم اما غیرفوری
برای این بخش حتماً باید برنامه ریزی کنید. در این بخش فعالیتها و اهداف مهم اما بلندمدت قرار خواهند گرفت. این فعالیتها اگر چه به تعویق افتادن آنها، دردسری به همراه نخواهد داشت اما نباید به دلیل اهمیتی که داشته زیاد آنها را پشت گوش انداخت. به تعویق انداختن طولانیمدت این فعالیتها، باعث شده در نهایت به کار فوری تبدیل شوند.
با برنامه ریزی میتوان به تمامی امور این بخش در زمان مناسب رسیدگی کرد.
بخش سوم: کارهای غیرمهم اما فوری
بخش سوم: کارهای غیرمهم اما فوریبرای این بخش شعار به دیگران محول کنید به کار برده میشود. این دسته از امور، اگر چه دارای اهمیت کمی هستند اما به دلیل فوریت زمانی بهتر است حتی در صورتی که خود از عهده آنها برخواهید آمد در صورت امکان انجام آنها را به فردی دیگر تبدیل کنید.
سپردن این امور به یک فرد متخصص کمک میکند تا کارها به موقع انجام شده و از طرفی شما نیز وقت آزادتری داشته باشید. البته کارهایی که دیگران نیز به شما محول کرده نیز در این دسته قرار خواهند گرفت که البته میتوانید آنها را رد کنید.
میتوانید امور این بخش را دستهبندی کرده و هر یک را متخصص آن بسپارید. البته نیاز است که امور را پیگیری کرده و مطمئن شوید که به خوبی پیش میروند.
بخش چهارم: کارهای غیرفوری و غیرمهم
شعار معروف این بخش، حذفش کنید است. این امور نه چندان اهمیتی داشته که آنها را انجام دهید و برای آنها برنامهریزی کنید و نه فوری هستند که برای انجام آنها، از فردی دیگر کمک بگیرید. این دسته کارها به نوعی اتلاف کننده وقت هستند و اگر چه نمیتوان برای همیشه آنها را از زندگی خود حذف کرد بلکه باید برای آنها برنامه ریزی داشت و در این زمینه حسابشده عمل نمود.
از بین این کارها میتوان به مواردی چون تماشای تلویزیون، وبگردی بدون هدف و گذران وقت در شبکه های مجازی اشاره نمود.
نکاتی برای استفاده بهتر از ماتریس آیزنهاور
تا به اینجا بخش های یک ماتریس آیزنهاور را با هم بررسی کردیم. موارد زیر به شما کمک میکنند تا به خوبی بتوانید از این روش استفاده کنید:
۱٫ داشتن برنامه ریزی
داشتن برنامه ریزی کمک میکند تا بهتر کارها را انجام دهید. برنامهریزی کمک میکند تا به خوبی ذهن خود را سازماندهی کرده و با آرامش بیشتری به کارهای خود رسیدگی کنید. از طرفی به کمک یک برنامهریزی خوب، میتوانید کارها را در زمان خود انجام دهید.
۲٫ خودداری از دوگانگی
به هیچ عنوان شروع به ریختن یک برنامه شلوغ نکنید. هر روز یک برنامه مشخص داشته باشید و با دو یا چند برنامه، برای خود آشفتگی ذهن ایجاد نکنید.
۳٫ خودداری از به تعویق انداختن کارها
کارها را در زمان تعیین شده انجام دهید و زمان انجام دیگر کارها را با تاخیر تنگ نکنید. این کار ضمن آن که باعث کاهش کیفیت انجام کارها شده به شما استرس خواهد داد. همچنین ممکن است برخی کارها به ناچار حذف شوند. از طرفی همیشه زمانی خالی را برای شرایط کمبود زمان در نظر بگیرید.
۴٫ استفاده از سایر تکنیکها
بهتر است برای آن که به خوبی از زمان خود استفاده کرده و روی فعالیتهای خود تمرکز کنید از دیگر تکنیکها نیز بهره بگیرید. از بین تکنیکهای مختلف میتوان به تکنیک زمانهای طلایی، تکنیک فن پومودورو، تکنیک قورت دادن قورباغه و… اشاره نمود.
۵٫ پیگیری
ضمن داشتن برنامهای خوب، بایستی به خوبی کارهای محول شده به دیگران را پیگیری کنید. این کار کمک میکند تا همه چیز حساب شده پیش برود.
۶٫ تفکیک زندگی کاری و شخصی
برای هر یک از کارهای شخصی یا حرفهای و کاری زمانی را تعیین کنید تا ذهن شما در آرامش باشد. این کار همچنین کمک میکند تا به خوبی بر روی فعالیتهای خود مدیریت داشته باشید.
کاربرد ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور میتواند در زمینههای مختلفی کاربرد داشته باشد. با این روش مدیریت زمان به خوبی میتوان برای کارهای خود برنامهریزی نمود و بهتر به امور رسیدگی نمود. این روش از سوی هر فردی قابل استفاده است و محدود به عده خاصی از افراد نیست.
اگر محصل هستید و باید در مدتی مشخص، خوب درسهای خود را بخوانید؛
اگر در زندگی شخصی خود مدام وقت کم میآورید؛
اگر دوست دارید با مدیریت هر چه بهتر زمان، در کار خود موفقتر شوید؛
قطعاً ماتریس آیزنهاور برای شما بسیار کابردی خواهد بود.
حرف آخر
در این مطلب سعی شد اطلاعات کاملی در خصوص ماتریس آیزنهاور در اختیار شما عزیزان قرار داده شود. شما به کمک این روش میتوانید بهترین استفاده از زمان خود را داشته و به خوبی روی وقت خود برنامهریزی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید