مدیریت زمان به روش GTD چیست و چگونه از آن استفادن کنیم؟
شما نمی توانید زمان را مدیریت کنید. به هر حال گذشت زمان وجود دارد. پس این چه مفهومی است که سالیان سال ما را گمراه کرده است و چرا با این نام نامربوط خوانده می‌شود؟ مدیریت زمان در واقع مدیریت و سازماندهی آنچیزی است که در طول زمان انجام می‌دهیم. اما برای مدیران آسان تر است که بگویند چیزی که باید مدیریت شود زمان است نه کارایی خودشان. در واقع آسان‌تر این است که زمان را دشمن خود فرض کنیم، تا اینکه اعتراف کنیم که نمی‌توانیم سر قول و قرار خود بمانیم. با وجود این مسئله مدیریت زمان به روش GTD به ما کمک می‌کند ناکارآمدی خود را تصحیح کنید و تقصیر را گردن زمان نیندازیم!
“مدیریت زمان” واقعاً به معنای مدیریت کردن توافق و قراردادها است. در پایان روز، چقدر احساس خوبی نسبت به کارهایی که انجام داده‌اید یا انجام نداده‌اید، دارید؟ چه میزان به قول قرارهایی که با خود داشته‌اید پایبند بودید؟ آیا آنچه را که به خودتان قرار گذاشته بودید انجام دادید؟ آیا آنچه را که فکر می‌کردید باید انجام شود، انجام شده است؟ اتلاف وقت فقط به این معناست که فکر می کنید باید کاری غیر از آنچه انجام داده‌اید، انجام می دادید. اگر به استراحت نیاز دارید خوابیدن به هیچ عنوان اتلاف وقت نیست. همچنین پیاده روی به جای بازنویسی برنامه استراتژیک، تا زمانی که فکر می‌کنید پیاده روی کاری است که باید در آن لحظه انجام دهید، وقت شما را تلف نمی‌کند.
این دیدگاه درمورد مدیریت زمان را دیوید الن ارائه کرده است. دیوید الن متولد ۲۸ دسامبر ۱۹۴۵ بوده و به عنوان ابداع کننده‌ی مدیریت زمان به روش GTD شناخته شده است. او در زمینه برنامه ریزی و مدیریت زمان چه از دیدگاه شخصی و یا سازمانی تلاش‌های ارزشمندی انجام داده است. به دلیل بیش از بیست سال تحقیق در زمینه‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی و همچنین داشتن سمت مدیر عاملی برخی از بزرگترین کمپانی‌های جهان نام آلن در لیست ۵۰ نفر مهم جهان از نظر مجله‌ی Fast Company قرار گرفته است. دیوید الن در سمت مشاور و سخنران شرکت‌هایی مانند Citigroup، General Mills، دانشگاه استانفورد، New York Life، مایکروسافت و ارتش آمریکا فعالیت داشته است. او هنوز هم سمینارهایی مربوط به روش مدیریت زمان را در کشورهای اروپایی، امریکایی و آسیایی برگزار می‌کند.
رویکرد مدیریت زمان به روش GTD، اراﺋه شده توسط دیوید آلن یک چالش برای دیدگاه‌های متعارف از مدیریت زمان است. اگرچه کتاب عالی او (Getting Things Done) هنر بهره وری بدون استرس، به صراحت در مورد مدیریت زمان نمی‌باشد، اما با این حال نگاهی بنیادی به شیوه استفاده از زمان را اراﺋه می‌کند. در واقع، رویکرد مدیریت زمان دیوید آلن نشان می دهد که ما واقعاً به مدیریت زمان بیشتری نیاز نداریم. چیزی که ما واقعاً به آن نیاز داریم مدیریت افکار است.
تکنیک مدیریت زمان به روش GTD: وقت خود را به طور مؤثر مدیریت کنید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشد.
آیا تاکنون در مورد تکنیک مدیریت زمان به روش GTD شنیده اید؟ در همان لحظه‌ی اولی که این اسم به گوشتان می‌خورد به نظر می رسد نوع جدیدی از موتور ساخته شده در آلمان است اما در واقع هیچ ارتباطی با آن ندارد. تکنیک GTD یک سیستم مدیریت زمان است که توسط دیوید آلن اراﺋه شده است (مردی که ادعا می کند قبل از ۳۵ سالگی ۳۵ شغل داشته است!). آیا می‌خواهید بازده بهتری داشته باشید؟ امروز می‌خواهیم بگوییم که تکنیک مدیریت زمان به روش GTD چیست. این روش ممکن است به شما کمک کند!
GTD مخفف عبارت “Get Things Done” است. تکنیک GTD یک روش مدیریت زمان می‌باشد که از کتابی با همین عنوان تهیه شده است.
تکنیک مدیریت زمان به روش GTD بر آزاد کردن ذهن از وظایف به تعویق افتاده، تمرکز دارد. بنابراین، این روش سلاحی در برابر تعلل است. در نگاه اول، به نظر می رسد که همه چیز در مورد فراموش کردن وظایف و رها کردن است. اما در واقع، درگیری ذهنی ما زمانی برطرف می شود که وظایف از ذهنمان حذف شوند، و به شکل وظایف در حال انتظار، به آنها ساختار خروجی بدهیم. بنابراین تنها کاری که باید انجام دهیم این است که آنها را در مکانی مشخص نگه داریم تا ما را از وظایفی که امروز باید انجام دهیم منحرف نکنند، و اینکه بتوانیم در زمان مناسب این وظایف معلق مانده را انجام دهیم.
تکنیک مدیریت زمان به روش GTD شخص را مجبور می کند که بسیار فعال باشد. یکی از ایده ها، ایجاد لیست‌های جامع برای کارهای بسیار خاص است. آن دسته از کارهایی که در لیست نوشته شده اند؛ بنابراین می‌توانید ذهن خود را از آنها آزاد کنید. اگر انجام کارها به زمان زیادی نیاز ندارند، آنها را یادداشت نکنید، بلکه آنها را در همان لحظه انجام دهید.
تکنیکی که به عنوان “قانون دو دقیقه” شناخته می شود به این صورت است که اگر یک کار در کمتر از دو دقیقه انجام می شود، وقت خود را برای نوشتن آن در لیست، تلف نکنید یا اینکه آن را به بعد موکول نکنید، در همان لحظه کار را انجام دهید.
هدف دیگر تکنیک مدیریت زمان به روش GTD تسهیل برنامه ریزی است. نوشتن تمام فعالیت‌هایی که باید در لیست انجام دهیم، از تلنبار شدن کارهای طولانی تر و سخت تر جلوگیری کرده و به انجام آنها با نگرشی فعال کمک می‌کند.
یکی از ایده های آلن این است که مغز ما هنگام به یاد آوردن نه تنها وظایف، بلکه زمان و مکانی که باید آنها را انجام دهیم، ناکارآمد است. بنابراین نوشتن وظایف به شما کمک زیادی خواهد کرد.
اصول تکنیک مدیریت زمان به روش GTD
– جمع آوری کردن
آلن از عبارت “مکعب ها” (به معنای “ظروف”) برای تعیین مکان‌هایی که می خواهیم لیست وظایف معلق را داشته باشیم استفاده می کند. مکعب های ما می توانند برنامه‌های روزانه، دفترچه یادداشت، ایمیل و غیره باشند. اولین کار اصلی ما این است که هشیار باشیم و بدانیم که همه کارهای معوق (این کارها وظایفی هستند که انجام آنها بیش از دو دقیقه زمان می‌برد) باید در این مکعب ها جمع آوری شده و بصورت لیست نوشته شوند.
– روند مدیریت
موارد فرستاده شده به مکعب‌ها تنها برای ذخیره کردن آنها نیست، بلکه باید پردازش شود و برای انجام این کار، دستورالعمل خاصی لازم است که در ادامه آمده است:
- همیشه از ابتدا شروع کنید. شما باید از یک دستورالعمل پیروی کنید و کارها را انجام نشده رها نکنید.
- خود را به انجام یک کار در هر زمان محدود کنید. در هر بازه‌ی زمانی تنها یک کار.
- هیچ موردی را مجددا به “مکعب” نفرستید. هر کار نوشته شده در لیست باید عملی به دنبال داشته باشد.
- اگر یک کار به اقدامی نیاز دارد:
- اگر کمتر از دو دقیقه زمان ببرد، آن را انجام دهید. “این” قانون دو دقیقه ” است!
- اگر وظیفه شما نیست، آن را به دیگری محول کنید. در این صورت مشکل توسط شخص ثالث حل خواهد شد.
- عقب انداختن. اگر نمی توانید در همان زمان کار را انجام دهید، بعداً انجام دهید.
- اگر یک کار به اقدام نیاز ندارد:
- آن را بایگانی کنید. ممکن است از آن به عنوان مرجع استفاده کنید.
- اگر می توانید، آن را از لیست خارج کنید.
- اگر در حال حاضر نمی‌توانید این کار را انجام دهید، آن را در قرنطینه قرار دهید.
- اگر نمی توانید آن را به دیگری بسپارید، به کسی اطلاع دهید که باید مورد بازنگری قرار گیرد.
– سازمان دهی
در لیست کارهایی که نتوانستید انجام دهید وظایفی وجود دارد که در حالت انتظار برای انجام هستند، می‌توانید بسته به زمان مورد نیاز برای انجام هر یک از آنها، زمان خود را سازماندهی کنید.
- اقدامات آینده (کوتاه مدت): اقداماتی را که باید فوراً انجام شود، تعیین کنید. آنها می توانند بخشی از زنجیره اقدامات طولانی‌تری باشند.
- پروژه ها (میان مدت): این پروژه ها شامل آن دسته از کارهایی هستند که نیاز به انجام بیش از یک کار دارند. آنها باید بطور دوره ای مورد ارزیابی قرار گیرند تا بررسی شود که آیا با اقدامی فوری انجام خواهند شد یا خیر؟
- در انتظار (بدون زمان انجام خاص): این اقدامات به شخص ثالث محول شده‌اند یا به یک رویداد خارجی وابسته هستند. لازم است که آنها را بطور دوره ای بررسی کنیم تا ببینیم که آیا اقدام یا تذکری برای اشخاص ثالث فرستاده شده است که این اقدامات باید انجام شود یا خیر.
- روزی / شاید (بدون زمان انجام مشخص): اینها اقداماتی است که می خواهید روزی انجام دهید، اما نمی‌دانید چه موقع یا چه زمان ممکن خواهد بود.
به گفته‌ی نویسنده، کلید اصلی سازماندهی سیستم مدیریت زمان به روش GTD، داشتن یک سیستم یادآوری ساده و مؤثر است. در نتیجه با انجام اقدامات ذکر شده مهمترین نیاز شما در این سیستم برآورده خواهد شد.
– بررسی
لیست کارها و یادآوری ها باید حداقل روزانه بررسی شوند. بنابراین نه تنها کارهای ساده‌‌ی لیست را انجام می‌دهید بلکه خود را مجبور می‌کنید تا از دستورات پیروی کنید. علاوه بر این، حداقل باید به صورت هفتگی اقدامات مهم، پروژه ها و فعالیت های برجسته را بررسی کنیم، تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز در سیستم به روز شده و هیچ چیزی جا نیفتاده است.
– انجام دادن
سرانجام، و با وجود پیچیدگی ظاهری سیستم، باید سعی کنید این امر را ساده تر کرده و آن را تا حد ممکن عملی کنید. زیرا این کار نه تنها در مورد سازماندهی و مدیریت زمان بلکه در مورد چگونگی انجام کارها نیز موثر است.
علاوه بر این، آلن “فایل یادآوری (reminder file)” را برای مرتب سازی سیستم پیشنهاد داده است، که در آن حدود ۴۳ پوشه، ۱۲ عدد برای هر ماه از سال و ۳۱ عدد برای هر روز از ماه وجود دارد.
اگرچه که ممکن است این سیستم کمی پیچیده به نظر برسد، اما توسط میلیون‌ها انسان که در سراسر جهان موفق به استفاده از آن شده اند به عنوان روشی ساده و مؤثر برای مدیریت زمان معرفی شده است. مانند هر سیستم مدیریت زمان، افرادی وجود دارند که آن را مفید دانسته‌اند و این سیستم باعث تغییر در بازده آنها شده است. اما از جهتی دیگر افرادی نیز هستند که آن را مفید نمی‌دانند، بنابراین از این روش استفاده نمی کنند.
شما چطور؟ آیا تاکنون از تکنیک مدیریت زمان به روش GTD استفاده کرده‌اید؟ اگر قصد دارید که از این سیستم مدیریت زمان بهره ببرید برنامه‌های کاربردی زیادی به طور خاص طراحی شده‌اند که کار شما را بسیار راحت می‌کنند. با کمی جستجو می‌توانید آنها را بیابید. سیستم مدیریت زمان به روش GTD را امتحان کنید سودمند بودن یا نبودن این روش کاملا به خود شما بستگی دارد.
منابع:
دیدگاهتان را بنویسید