هفته خود را چگونه برنامهریزی کنیم تا کارها با بهره وری بالا انجام شوند؟
دوباره غروب جمعه است. آخر هفته سرگرم کنندهای را پشت سر گذاشتهاید و تصمیم گرفتهاید غروب جمعه را استراحت کنید. سپس بطور کاملا ناگهانی حس ترس به شما دست میدهد. مغز شما درمورد کارهایی که باید در هفته پیشرو انجام دهید و بهره وری بالا فکر میکند. راهی برای متوقف کردن این افکار وجود ندارد.
اگر تا به حال در غروب های جمعه برای هفته پیشرویتان برنامهریزی نکردهاید، باید تغییراتی ایجاد کنید تا بهرهوریتان را بالا ببرید. برنامهریزی هفتگی می تواند مهیج ترین کار در لیست کارهایتان نباشد اما کمک می کند بدانید که چه کارهایی باید در چه زمانی انجام شوند.
این کار باعث میشود میزان بهرهوریتان بالا برود چون که شما همیشه فقط بر یک کار تمرکز خواهید داشت و از آنجا که همه کارهایتان مشخص است، استرس کمتری هم خواهید داشت.
حالا این سوال پیش میآید که چگونه باید برای داشتن بهره وری بالا در طول هفته باید برنامهریزی کرد؟ در ادامه ۸ نکتهای را معرفی میکنیم که میتواند بهرهوری شما را در طول هفته بالا نگه دارد.
زودتر از بقیه هفته شروع کنید
روزهای جمعه، زمانی برای این است که هفته آینده را برنامهریزی کنید. اگر میخواهید یک هفته با بهرهوری بالا را پشت سر بگذارید، باید از در روز جمعه برنامهریزی برای هفته خود را شروع کنید. اگر روز جمعه برای شما مناسب نیست، سعی کنید برنامه هفته آینده را روز چهارشنبه عصر یا پنجشنبه انجام دهید.
ما همه دوست داریم که آخر هفته هایمان را استراحت کنیم ولی انجام کمی کار در آخر هفته باعث میشود در طول ۷ روزی که در پیش رو داریم، استرس کمتری را تجربه کنیم. میتوانید کارهایی که انجام دادنشان لازم است را هنگام تماشای فوتبال یا سریال مورد علاقه خود انجام دهید.
یک ساعت را کنار بگذارید و تمام کارهایی که باید در طول هفته انجام شوند را یادداشت کنید. به طور دقیقتر درمورد روتینهای روزانه، مناسبتها، ددلاینها و اهداف هفته فکر کنید. این موارد را به عنوان اولین اولویت مشخص کنید تا کارهای دیگر را زودتر از آنها انجام ندهید. چیزهای دیگه مانند کنسرتی که قرار است با دوست خود بروید را فراموش نکنید.
شاید فکر کنید که این کار زیادی است و زمان زیادی هم میبرد ولی این کار تمام چیزهایی که باید انجام دهید را از ذهنتان خارج کرده و روی کاغذ میآورید. حالا میتوانید بر اساس کارهایی که باید انجام شوند، برای هفته خود برنامهریزی کنید تا بهره وری بالا داشته باشید. به طور مثال فرض کنید که قرار است سه شنبه خانواده تان به دیدن شما بیایند. برای این که بتوانید با آنها وقت بگذرانید، باید کارهای مهم خود را بل از سه شنبه تمام کنید.
هفته ایدهآل خود را از پایه بسازید
یک کاغذ بردارید و عنوان «چیزهایی که در این هفته انجام می دهم» را بالای صفحه بنویسید. این عنوان به شما این یادآوری میکند که شما هستید که کنترل زمان و کارهای خود را دارید.
در ادامه یک جدول با ۸ ستون و ۵ ردیف بکشید. ستون ها را با روزهای هفته و ردیفها را به ترتیب صبح، ناهار، بعد از ظهر و شب نامگذاری کنید. سپس هر خانه ای را که به دلایل مختلف در دسترس نیستند را خط بزنید.
در کنار این جدولف یک جدول دیگر با دو ستون به نامهای چیزهای بزرگ (برای کارهایی که بیشتر از یک ساعت وقت میبرند) و وظایف بکشید. کارهایی که باید انجام دهید در یکی از این دو ستون قرار دهید و پس از آن مواردی که در چیزهای بزرگ نوشتهاید را به تنهایی در یکی از خانه های جدول اول و وظایفی که بهم مربوط هستند را در کنار هم قرار دهید.
این روند باعث میشود حواستان به زمان اضافهای در طول هفته بعد دارید باشد. در صورتی که زمان کافی برای انجام کارها نداشته پیدا نکردید، اولویتها را تغییر دهید.
احتمالا جدولی که کشیده اید خیلی در هم و برهم باشد. مرتب کردن نوشتههایتان میتواند به هر گونهای که با آن راحت تر هستید انجام شود. میتوانید اندازه جدولها را بزرگتر کنید یا برنامه را تایپ کنید.
این روش می تواند برای بعضی از افراد وقت گیر باشد. هدف این سیستم برنامهریزی هفتگی بر اساس مهلتها، بازهای که در آن بیشترین بازده را دارید و تعهداتی که دارید است.
سیستم الف/میم/خ
سیستم الف/میم/خ که مخفف انرژیزا، معمولی و خستهکننده است، به شما کمک می کند تا کارهای خود را اولویتبندی کنید و این کار را با روشهی حفظ انرژی انجام میدهد.
هر موقع دارید کارهای خود را برنامهریزی میکنید، آنها را در دسته الف، میم، خ قرار دهید. معمولا ارهایی که به شما انرژی میبخشند، کارهایی هستند که از انجام انها لذت میبرید. به همین دلیل باید زمانی آنها را انجام دهید که نیاز به دریافت انرژی داشته باشید، مل بعد از ناهار. کارهای خستهکننده کارهایی هستند که سعی میکنید به دلیل چالبرانگیز بودن، انجام آنها را به تعویق بیندازید. این کارها را باید زمانی انجام داد که سطح انرژی بالا است.
شنبه، زمان بازگشت از مرگ
می خواهید هر روز بهره وری بالا داشته باشید؟ پس تعیین کنید که هر روز هفته چه شکلی دارد.به عنوان مثال بعضی از افراد از روزهای شنبه استقبال میکنند.
بسیاری از ما در روز شنبه بازده کمی داریم و زود خسته میشویم. به خاطر همین برنامهریزی برای هفته آینده را بهتر است در روزهای پنجشنبه یا جمعه که بیشترین انرژی را داریم، انجام دهیم.
هفته خود را آهسته شروع کنید. در روز شنبه کارهای کوچک اما مهم را در ساعات اولیه روز انجام دهید. در ادامه یک یا کاری که وقت بیشتری لازم دارند را انجام دهید.
به عنوان مثال یک فریلنسر در ابتدای روز شنبه کار خود را با جواب دادن به مشتریها و برنامهریزی برای نوشتن مقالهها میگذرد. شروع نوشتن بزرگترین پروژه در روز دوشنبه بنظر بهره وری بالایی دارد، اما اگر کاری باشد که به آن کمتر علاقه دارید، بهره وری خاصی نخواهد داشت.
احتمالا تا سه شنبه و چهارشنبه بسیاری از انرژی خود را صرف کرهداید. در این روزها کارهایی را انجام دهید که به شما انرژی میدهند. این روزها برای داشتن جلسه، انجام کارهای اداری و مرتب کردن محل کار هم مناسبند.
روتینهای کارآمدی ایجاد کنید
روتینهای کارآمد، روتینهایی هستند که به شما کمک میکنند زندگی بهتر و کارآمدتری داشته باشید.
دنبال روتینهایی باشید که انجام دادن آنها باعث میشود احساس ارامش و خوشحالی بکنید. مبه طور ثال ورزش کردن در صبح، مدیتیشن یا وقت گذرانی در طبیعت از روتین هایی هستند که به بهتر شدن کیفیت زندگی شما کمک میکنند.
وقتی بحث زندگی با بهره وری بالا پیش میآید، باید روتین هایی را انتخاب کرد که باعث رشد ذهن، بدن، روح و روابط میشوند.
وقتی روتینهای خود را انتخاب کردید، عمل به آنها به صورت روزانه هدف بعدی شما است. برای این که همواره برای انجام روتین ها اشتیاق داشته باشید، آنها را بزرگ روی کاغذ پرینت بگیرید و در جاهایی که مدام حضور دارید بچسبانید.
برنامههایتان را محدود کنید
می خواهدی بدانید چرا کارهایتان به اندازه کافی بهرهوری ندارند؟ دلیلیش این است که خیلی چیزها در حال اتفاق افتادن هستند. برخی از کاهرایخ ود را کنسل کنید و بیش از توانتان کار انجام ندهید.
به جای این که همه کارهایتان را برای یک روز قرار دهید، آنها در روزهای هفته تقسیم کنید. بطور مثال اگر ده کار بسیار مهم دارید، پنج تا از مهمترینشان را انتخاب کنید برای این هفته و بقیه را در هفته بعد انجام دهید. هر روز این اولویتها را باید بررسی کنید. این کار واقعگرایانهتر است و جا برای اتفاقات غیر منتظره هم باز میشود.
در هفتهای کارهایتان را زودتر تمام میکنید، میتوانید کارهای هفته بعد را شروع کنید یا کارهای جا مانده را تمام کنید.
محدود کردن برنامههای خود را می توانید با برون سپاری هم انجام دهید. مثلا فرض کنید میخواهید برای یک سفر کاری برنامهریزی کنید. می توانید این کار را به منشیتان واگذار کنید تا بتوانید روی کارهای مهمتری تمرکز کنید.
کمی نسبت به کارهای کم اهمیت، بیرحمی به خرج دهید
باید بهترین استفاده را از منابع خود بکنید. بهترین راه برای این کار، کمی بی رحم بودن است.
کارهایتان را مرور کنید. تمام کارهایی را که اولویت ندارند یا برای انجام مهلت دارند را حذف کنید. کارهایی دارید که یک نفر دیگر می تواند انجام دهد؟ چه چیزی می تواند از لیست کارهایتان حذف شود؟
حذف کارها از لیست کمک می کند تا بر چیزی که واقعا اهمیت دارد تمرکز کنید. این کار برنامهریزی را هم سادهتر می کند زیرا شما کارهای کمتری برای برنامهریزی کردنشان دارید.
علاوه بر آن، برای این که از وقت آزاد خود مواظبت کنید، باید به پیشنهادات کمتری «بله» بگویید. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، درخواست کمک همکاران خود را مودبانه رد کنید.
تمامی عواملی که حواس شما را پرت میکنند باید حذف شوند. اصلیترین عامل، احتمالا تلفن همراهتان است. میتوانید آن را خاموش کنید یا از اپلیکیشن هایی که فعالیت اپلیکیشنهای دیگر را محدود میکنند استفاده کنید.
هفتهای که گذشت را ارزیابی کنید
قبل ازین که روز چهارشنبه خود را به اتمام برسانید، دستاوردهای خود را بررسی کنید. آیا به تمام ددلاینهای خود رسیدید و هر روز ورزش کرده اید؟ اگر جواب له است، خود را تشویق کنید. اگر توانستید به یکی از اهداف خود در این هفته برسید، به خود جایزه ای مثل بیرون رفتن با دوستان بدهید.
همزمان بررسی کنید که در هفته گذشته کدام کارها را نتوانستهاید انجام دهید. این کار برای این نیست که حس بدی پیدا کنید بلکه برای این است که جایی که ضعف دارید را پیدا کنید و آن را ارتقا دهید. برنامهریزی هفتگی یک روند مداوم برای یادگیری و رشد هستند.
منبع: Calendar.com
دیدگاهتان را بنویسید