مهارت های تلفنی – داشتن یک تماس تلفنی موثر
یکی از مهارت هایی که افراد باید در محل کار خود از آن بهره مند باشند مهارت های تلفنی یا آشنایی با راه های داشتن یک تماس تلفنی موثر است. هر فردی در محل کار خود احتمالاً کم یا زیاد نیاز به برقراری تماس تلفنی خواهد داشت. برای همین داشتن مهارت تلفنی کمک می کند تا فرد به راحتی به اهداف خود رسیده و کار را به خوبی پیش ببرد.
خیلی از افراد از تماس تلفنی واهمه دارد و فکر می کنند اعتماد به نفس لازم برای صحبت کردن پشت تلفن را ندارند. اما یک تماس تلفنی موثر نیاز به مهارت های خاص خود دارد و شما با مهارت های تلفنی به خوبی می توانید تماس های تلفنی بسیار موفقی را داشته باشید. خیلی از افراد به واسطه کار خود مانند بازاریابی نیاز به مهارت های تلفنی قوی خواهند داشت.
به منظور برقراری یک تماس موفق با مشتریان، همکاران و… نیاز به توانایی های ارتباطی، بین فردی و سازمانی است. در این مطلب بیشتر در مورد مهارت های تلفنی و نیز چگونگی داشتن یک تماس تلفنی موثر صحبت خواهیم نمود. اگر شما نیز دوست دارید به واسطه مهارت های تلفنی در کار خود موفقیت بیشتری را تجربه کنید توصیه می شود این مطلب را تا انتها دنبال کنید:
مهارت های تلفنی
منظور از مهارت های تلفنی ابزارهایی ارتباطی هستند که در زمان برقراری یک تماس با مشتریان یا دیگر همکاران باید مورد استفاده قرار بگیرند. در بسیاری از مواقع ممکن است شرایط ملاقات با متخصصین کسب و کار خود را نداشته باشید؛ در چنین شرایطی یک تماس تلفنی موثر می تواند به خوبی کار شما را راه بیندازد. در زمان برقراری تماس تلفنی نیز باید همچون یک ارتباط رو در رو جذابیت و شخصیت کافی داشته و بتوانید ارتباطی قوی برقرار کنید.
برای مهارت تلفنی، شما باید مهارت های مختلفی اعم از مهارت های ارتباطی قوی نظیر خواندن، صحبت کردن، نوشتن و گوش دادن را خوب یاد بگیرید. در این بین از همه مهم تر مهارت گوش دادن است. گوش دادن خود مواردی چون حس کردن، تفسیر، ارزیابی و پاسخ دهی را شامل می شود.
یک تماس تلفنی موثر از چه اجزایی تشکیل شده است؟
به طور کلی یک تماس تلفنی موثر در یک چهارچوب از پیش تعیین شده صورت می گیرد. می توان گفت که این تماس دارای سه بخش اصلی زیر می باشد:
۱٫ مقدمه
در ابتدای تماس بعد از سلام و صحبت های متداولی که در یک تماس تلفنی برقرار می شود باید دو طرف به خوبی هویت خود را تعیین نمایند.
۲٫ هدف
هدف، برقراری ارتباطی موفق با نیازها را شامل می شود. برای دستیابی به این مهم، به راحتی می توان سوال هایی را برای شفافیت بیشتر مطرح نمود.
۳٫ نتیجه
در این بخش به طور کامل طرفین از این تماس به نتیجه ای رسیده و مشخص خواهد شد که چه اقداماتی باید صورت گیرد.
۴ تکنیک طلایی برای افزایش مهارت تلفنی
برای داشتن یک تماس تلفنی موثر، تمرین موارد زیر به شما کمک زیادی می کند:
۱٫ تمرین سکوت کردن
این مهارت را خیلی تمرین کنید. قرار نیست که برای داشتن یک تماس تلفنی باکیفیت مدام شما در حال صحبت کردن باشید و به طرف مقابل اجازه صحبت کردن ندهید. بیشتر سعی کنید سکوت کرده و از صبحت های طرف مقابل استفاده کنید.
سکوت کردن بیشتر، به منزله حرف زدن کم تر و در نتیجه کاهش احتمال اشتباه است. علاوه بر آن در قرارهای مهم تلفنی فرصت کمتری به طرف مقابل خواهید داد که از حرف های پی در پی شما به آن چه که ذهن شما می گذرد پی ببرد.
یکی دیگر از مزایای سکوت کردن، پنهان شدن استرس احتمالی شماست. با این کار در مقابل فردی که آن سوی خط است با اعتماد به نفس بیشتری دیده می شوید و مکالمه مطابق انتظار شما پیش خواهد رفت. پس سعی کنید برای بهره مندی از این مزایا، سکوت کردن را بیشتر تمرین کنید و از سکوت های میان مکالمه نترسید.
۲٫ تمرین خوب صحبت کردن
از دیگر مهارت هایی که در تماس های تلفنی بسیار به شما کمک می کند مهارت خوب صحبت کردن است. از هوش کلامی خود بهره ببرید و یک مکالمه جذاب و موفق را رقم بزنید. بلافاصله بعد از سلام با سوال های پی در پی خود مخاطب را گیج نکنید یا سریعاً به معرفی محصول یا خدمات خود نپردازید. شمرده و با صدایی رسا صحبت کنید و مخاطب را تحت تاثیر تسلط خود قرار دهید.
سنجیده حرف بزنید و آمادگی جواب صحیح به سوالات مخاطب را داشته باشید. گاهی هم در بین مکالمه کمی مکث کنید تا طرف مقابل نیز در صورتی که نظر خاصی دارد آن را مطرح کند. این کار شما از نظر مخاطب پنهان نخواهد ماند و متوجه احترامی که در این مکالمه برای او قائل هستید خواهد شد.
۳٫ داشتن لحنی دوستانه
سعی کنید حتی اگر طرف مقابل غریبه است نیز از همان ابتدا از در دوستی وارد شوید. هیچ کس از صحبت کردن با یک فرد عصا قورت داده لذت نمی برد. پس سعی کنید راحت صحبت کنید و یک لحن دوستانه اما در عین حال مودب داشته باشید.
از شوخی کردن در پشت تلفن آن هم با فردی که او را نمی شناسید به شدت خودداری نمایید. چرا که پشت تلفن خیلی از اوقات شوخی شما گم شده و فرد مقابل آن را بی ادبی تلقی خواهد کرد. از طرفی شاید اصلاً طرف مقابل اهل شوخی نباشد و این شوخی به ضرر شما تمام شود.
۴٫ لبخند زدن پیش از شروع مکالمه تلفنی
پیش از این که گوشی را برداشته و تماس برقرار شود لبخندی بزنید و به این فکر کنید که این مکالمه قرار است یک مکالمه موفق و لذت بخش باشد.این لبخند به شما روحیه و اعتماد به نفس بیشتری برای برقراری تماس خواهد داد و ناخودآگاه کمک می کند تا با قدرت بیشتری این مکالمه را انجام دهید.
مهارت های تلفنی را خوب تمرین کنید
تمامی موارد ذکر شده در این مطلب نیاز به تمرین دارند. شما باید مدام در حال تمرین و تکرار باشید تا بتوانید به خوبی این موارد را ملکه ذهن خود نمایید. از همین امروز سعی کنید این تکنیک ها را روی تماس های تلفنی مختلف خود حتی تماس تلفنی با دوستان خود اجرا نمایید. بعد از مدتی به خوبی متوجه اعتماد به نفس و تسلط بیشتر خود در زمان برقراری تماس تلفنی خواهید شد. با تسلط بر مهارت های تلفنی می توان ضمن پیش بردن کارهای خود، یک مکالمه جذاب و هیجان انگیز را تجربه کرد.
دیدگاهتان را بنویسید