چگونه مدیریت زمان پروژه ‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت را انجام دهیم؟

با این که همه‌ی ما به میزان مشابهی زمان در اختیار داریم، گاهی به نظر می‌رسد که زمان ما سریع‌تر از افراد دیگر می‌گذرد. این به این دلیل نیست که ما وقت خود را تلف می‌کنیم، تلویزیون تماشا می‌کنیم و با دوستان خود دو‌رهمی می‌گیریم و برای همین زمان کم می‌آوریم، بلکه حتی زمانی که همه‌ی تمرکز خود را روی کارمان می‌گذاریم نیز وقت کم می‌آوریم. گاهی پروژه‌های ما از کارهای کوچک و با نمک به هیولاهای هشت پایی تبدیل می‌شوند که همه‌ی زمان ما را می‌بلعند و برنامه‌هایمان را به هم می ریزند.

مدیران پروژه‌ها می‌دانند که سه رکن اساسی به انجام رساندن هر پروژه‌ای زمان، هزینه و تعریف درست زمینه‌ی کاری هستند. یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت یک پروژه از ساخت یک خانه‌ی جدید گرفته تا برنامه‌نویسی یک نرم‌افزار مدیریت زمان پروژه است. اگر همه چیز به خوبی برنامه‌ریزی شود، اما زمان پروژه را به درستی مدیریت نکنید، ممکن است در به انجام رساندن پروژه شکست بخورید.

مشکل اصلی چیست؟ برنامه ریزی، محول کردن وظایف به اعضا و یاد گرفتن نه گفتن. ابتدا باید محصول را به طور دقیق و با تمام ویژگی‌هایش تعریف کنید. زمانی که همه با تعریف محصول موافقت کردند، وقت تعریف پروژه و همه‌ی کار‌هایی که برای تکمیل آن باید انجام شوند فرا می‌رسد. اگر بعدا چیزی را در تعریف محصول تغییر دهید، تعریف پروژه هم تغییر می‌کند و همه‌ی این‌ها زمان زیادی از شما می‌گیرد.

مهم است که همین حالا روش‌های درست مدیریت زمان پروژه را تمرین کنید تا بتوانید در آینده زمان را به درستی تخمین بزنید. این ممکن است یک مدت زمان طولانی و خسته‌کننده به نظر برسد، اما بسیاری از این مهارت‌ها نه تنها در مدیریت زمان پروژه، بلکه در کارهای روزمره نیز برایتان مفید هستند. ممکن است حتی بتوانید تعدادی از این مهارت‌ها را «مهارت های اساسی زندگی» بنامید.

نقشه‌ی اولیه برای مدیریت زمان پروژه

اولین کاری که قبل از برنامه‌ریزی زمان انجام پروژه باید انجام دهید این است که همه‌ی اطلاعات و مدارک مورد نیاز برای تعیین درست استراتژی‌ها و فرایند‌هایی که می‌خواهید در طول پروژه از آن‌ها استفاده کنید را جمع‌آوری کنید. ممکن است فکر کنید به این مرحله نیازی ندارید، اما اگر زمان کمی را صرف آماده شدن کنید، می‌توانید بعدا به میزان زیادی در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

به همین صورت، تیم و کارمندان شما باید حتی قبل از این که پروژه شروع شود بدانند چه انتظاری از آن‌ها دارید. قبل از انجام پروژه باید در مورد استراتژی‌ها و فرایند‌هایی که برای انجام پروژه مناسب می‌بینید با تیم خود صحبت کنید تا آن‌ها هم بتوانند به اندازه‌ی شما آماده شوند.

تعریف وظایف برای مدیریت زمان پروژه

وظایف، قدم‌های کوچکی هستند که می توانند کل پروژه را بسازند. زمانی که فهمیدید چه کاری می‌خواهید انجام دهید، تعیین کنید که چگونه قصد دارید از نقطه‌ی الف به نقطه‌ی ب برسید. این بخش معمولا مدتی طول می‌کشد، اما شما نباید ناامید و خسته شوید. هر چه تمرین بیشتری داشته باشید، در این کار بهتر خواهید شد.

شکستن کل پروژه به وظایف کوچک با ابزار «مرحله‌بندی (milestone)» در نرم افزار Toggl Plan ساده‌تر است. زمانی که به تایم لاین خود نگاه می‌کنید، تنها کافی است که تاریخ مورد نظر را پیدا کنید، آن را انتخاب کرده و آن را به عنوان پایان یک مرحله در نظر بگیرید. با این کار نه تنها باقی اعضای گروه شما متوجه زمانی که باید کارشان را تمام کنند می‌شوند. این زمان برای آن‌ها مانند زمان تعطیلات است زیرا که بالاخره می‌توانند پس از تلاش‌های بی‌وقفه خود، کمی استراحت کنند ولی درواقع زمانی است که باید برای مرحله بعد اماده شوند.

درواقع، مدیریت زمان پروژه را با تقسیم کردن آن به مراحل کوچک‌تر، برای خود و تیمتان ساده‌تر می‌کنید. تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که وظایف مشخصی را به اعضای تیم، مطابق با توانایی و مهارت‌های آن‌ها، محول کنید. به یاد داشته باشید، نام این بازی مدیریت زمان پروژه است. می‌خواهید اعضای با استعداد تیمتان مشغول کار روی وظایفی شوند که توانایی انجامش را دارند.

زمانی که وظایف را تعریف کردید،‌ ترتیب زمانی آن‌ها را مشخص کنید. در ابتدا نگران زمان و تاریخ نباشید،‌ تنها وظایف را به بهترین نحو مرتب کنید. اگر نیاز است،‌ ریز وظایفی تعریف کنید که باعث می‌شوند روند منطقی انجام پروژه بهتر طی شود.

یک نکته ی مفید می تواند استفاده از ابزار «چک لیست (Checklist)» در نرم افزار Toggl Plan باشد. با این ابزار می‌توانید به طور همزمان از پیشرفت هر کدام از وظایف در لحظه روی صفحه‌ی نمایشگر خود آگاه شوید. زمانی که برای کسی مشکلی پیش می‌آید، شما با یک نگاه متوجه می‌شوید و به او کمک می‌رسانید.

با مدیریت زمان پروژه، تیم خود را برای موفقیت به میدان بفرستید

زمانی که وظایف را به اعضای تیم خود محول کردید، باید مطمئن شوید که هر کس هر آنچه برای انجام آن وظیفه نیاز دارد را در اختیار داشته باشد. تیم خود را برای موفقیت به میدان بفرستید! معمولا می‌توانید این کار را با جلسه گذاشتن با آن‌ها انجام دهید. باید مطمئن شوید که همه به سرعت از جزئیات پروژه باخبر شوند و همه به منابع مورد نیازشان برای انجام به موقع وظایفشان دسترسی داشته باشند.

البته، این نیاز‌ها بسته به نوع پروژه متفاوت هستند، اما تا زمانی که جلسه را برگزار نکنید، نمی‌توانید متوجه شوید که آن‌ها به چیزی نیاز دارند. به یاد داشته باشید، اعضای تیم شما در زمینه‌ی کاری خود متخصص هستند، پس به خوبی می‌دانند که به چه چیزی نیاز دارند به حرف آن‌ها گوش دهید و هر آنچه که لازم است را برای آن‌ها فراهم کنید. دوباره تاکید می‌کنم، هر چه زمان بگذرد، و شما بیشتر تمرین کنید، بهتر خواهید توانست نیاز‌های آنان و زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را تخمین بزنید.

افراد یا موقعیت‌های شغلی خاص را به هر بخش کار اختصاص دهید و سپس بر اساس توضیع منابع آن‌ها را ویرایش کنید. اگر یک برنامه نویس برای ۱۵ کار مختلف مورد نیاز است و ۱۰ تای آن‌ها با هم همپوشانی زمانی دارند، پس می‌توانید یا یک برنامه نویس دیگر استخدام کنید یا بپذیرید که باید مدت زمان پروژه را کمی طولانی‌تر کنید تا بتوانید از همه‌ی منابع خود به درستی استفاده کنید.

جمع آوری اطلاعات برای مدیریت زمان پروژه

در تمام این فرایندها، باید همه‌ی اعداد  و آمارها را تحت نظر داشته باشید. نه تنها باید در نظر داشته باشید که انجام هر وظیفه برای هر کدام از اعضا چه قدر طول می‌کشد، بلکه باید حواستان به زمان مورد نیاز  برای انجام پروژه هم باشد. می‌دانیم که گاهی حساب زمان از دستمان درمی‌رود. این چیزی نیست که از آن خجالت زده شویم، اما باید با هر چه در توان دارید زمان را در کنترل بگیرید.

بهترین راه برای کنترل زمان جمع آوری اطلاعات است. همه‌ی مدیران همیشه می‌خواهند دقیق ترین زمان را به مشتریان خود بگویند. از نرم‌افزارهای مدیریت زمان «Time Tracking Software» استفاده کنید و زمان خود و دیگران را تحت نظر بگیرید. در آخر، خواهید توانست زمان پروژه را دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنید. این یعنی محصول دقیقا وقتی که مشتریان انتظارش را دارند به دستشان خواهد رسید. این بهترین و دقیق‌ترین روش برای رسیدن به اطلاعاتی است که بر اساس آن‌ها می‌توانید تخمین‌های نزدیک به واقعیت را برآورد کنید.

از نرم‌افزارهای مناسب برای مدیریت زمان پروژه استفاده کنید

نرم‌افزار‌های مدیریت زمان پروژه گاهی می‌توانند زندگی شما را نجات دهند. انجام همه‌ی بخش‌های پروژه با استفاده از این نرم‌افزار‌های آنلاین بسیار ساده‌تر می‌شود. در بالا به یکی از این نرم‌افزارها، Toggl Plan، اشاره کردیم.چیزی که Toggl Plan را برای مدیریت زمان پروژه مناسب می‌کند واکنش‌پذیری و جلوه‌های بصری تایم لاین آن است.

هر تایم لاین روی یک رابط کاربری نمودار مانند رسم شده است که مرحله‌ی بعدی را به وضوح نشان می‌دهد. در این نرم‌افزار، همه‌ی اطلاعاتی که به آن نیاز دارید را جلوی چشم خود خواهید داشت، پس در یک نگاه سریع، می‌توانید متوجه ددلاین‌هایی که در حال نزدیک شدن هستند شوید. زمانی که چیز نابه‌جایی می‌بینید که باید اصلاح شود، می‌توانید به سادگی روی آن کلیک کنید و آن را ویرایش کنید.

خلاصه‌ی مدیریت زمان پروژه‌های بلند مدت و کوتاه مدت

اگر مدیریت زمان کاری ساده بود، همه از پس آن بر می‌آمدند و به بهترین شکل زمان خود را مدیریت کرده و به همه اهداف خود می‌رسیدند. مهم‌ترین کار برای مدیریت موثر زمان انجام پروژه، برنامه‌ریزی دقیق است. به عنوان مدیران پروژه، باید کنترل کاملی روی زمان‌بندی کار خود داشته باشید. امیدوارم که اطلاعات بالا کمی از نگرانی‌های شما برای مدیریت زمان پروژه‌هایتان کاسته باشد.

روش‌های بسیار زیادی هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و تاریخ دقیق انجام پروژه را مشخص کنید و در همان تاریخ پروژه را به اتمام برسانید. اما این‌ها بهترین تاکتیک‌هایی هستند که مدیران حرفه‌ای هر روز برای مدیریت زمان پروژه‌های خود از آن‌ها استفاده می‌کنند. رمز موفقیت در این کار این است که خسته نشوید و درک کنید که همه‌ی این مراحل به تمرین نیاز دارند.

به تلاش خود ادامه دهید، تا به زودی با استفاده از مهارت‌های خود بتوانید به شکلی دقیق زمان انجام پروژه را تخمین زده و به موقع آن را به پایان برسانید. همه‌ی ما مدت زمان مشابهی در اختیار داریم، تنها چیزی که می‌توانیم به شکل متفاوت از دیگران انجام دهیم، روش استفاده از این زمان است.