برنامه ریزی چابک: راهنمای جامع برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های تکراری
با توجه به این که مشتریان بیشتری به دنبال کاهش ریسک پروژه هستند، استفاده از روش‌های برنامه ریزی چابک افزایش یافته است. بر اساس مطالعه صورت گرفته، بیش از %۷۰ از کسب و کارها، بکارگیری برنامه ریزی چابک و انجام پروژه‌ها را گزارش دادند.
در این مقاله، به مفاهیم برنامه ریزی چابک می‌پردازیم. به این ترتیب، بهترین روش‌‌‌‌ها به منظور ساختاربندی و اجرای پروژه‌ها بر اساس ارتباط بین برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای دستیابی بهترین نتیجه ارائه می‌شوند.
پس اگر به دنبال افزایش دانش خود برای روش‌های چابک و همچنین نمونه‌هایی در زندگی واقعی هستید، این مقاله برای شماست.
برنامه ریزی چابک چیست؟
برنامه‌ریزی مرسوم پروژه از استراتژی بیگ بنگ یا انفجار بزرگ استفاده می‌کند که به موجب آن تمام تغییرات هماهنگ و در زمان مقرر صورت می‌گیرند. این اغلب در انتهای پروژه، پس از مدت زمان طولانی از برنامه‌ریزی، طراحی و تست، می‌آید.
فرآیند برنامه ریزی چابک از روش تکرار استفاده می‌کند. با ارائه پروژه در قسمت‌های کوچک‌تر، مشتریان سریع‌تر از مزایا مطلع می‌شوند. برای درک بهتر این موضوع، مثالی ارائه می‌کنیم.
فرض کنید که پروژه ساخت یک وبسایت را بر عهده دارید. این وبسایت دارای ۱۰ صفحه مختلف است که هر صفحه کارکرد متفاوتی را دنبال می‌کند.
در مدیریت پروژه مرسوم، شما تنها زمانی وبسایت را ارائه می‌دهید که هر ۱۰ صفحه آن تکمیل شده باشند. این بدان معنی است که مشتری باید ۱۰ هفته برای دیدن نتیجه کار صبر کند. ۱۰ هفته مدت زمان طولانی است!
هنگام بکارگیری اصول برنامه ریزی چابک، پروژه وبسایت را به گونه‌ای ساختاربندی می‌کنید که هر دو هفته یکبار دو صفحه از آن را به مشتری ارائه دهید. اتمام پروژه ۱۰ هفته به طول می‌انجامد. اما مشتری تنها پس از دو هفته می‌تواند نتیجه کار شما را ارزیابی کند.
این مثال، کاربرد برنامه ریزی چابک در سطح پروژه را به خوبی نشان می‌دهد. اما چگونه می‌توان از برنامه ریزی چابک در چشم‌انداز کسب و کارهای بزرگ‌تر استفاده کرد؟
۶ سطح از برنامه ریزی چابک
هنگام ایجاد تغییرات سریع، مهم است که برنامه‌ریزی به صورت کارآمد صورت گیرد. فرآیند برنامه ریزی چابک در ۶ سطح مختلف صورت می‌گیرد که به آن‌ها پیاز برنامه ریزی چابک می‌گویند. اکنون، نگاهی به این ۶ سطح خواهیم انداخت.
1- برنامه‌ریزی استراتژی
این سطح از برنامه‌ریزی معمولاً توسط تیم رهبری ارشد صورت می‌گیرد. در این سطح، استراتژی برای سازماندهی در نظر گرفته می‌شود که نحوه دستیابی شرکت به اهداف خود را مشخص می‌کند.
به عنوان مثال، تیم رهبری ارشد در یک سازمان خرده‌فروشی تصمیم به سرمایه‌گذاری در یک استراتژی دیجیتال جدید می‌گیرد. هدف، افزایش درآمد تا ۲۰ درصد است. این پروژه بلندمدت است و نتیجه آن تا ۲ سال آینده مشخص می‌شود.
2- برنامه‌ریزی نمونه کار
در سطح بعدی از بالا به پایین، نحوه برنامه‌ریزی برای ارائه نمونه کارهای محصولات/خدمات به منظور دستیابی به استراتژی صورت می‌گیرد. مجدداً، مسئولیت این برنامه‌ریزی بر عهده اعضای ارشد سازمان است.
بر اساس استراتژی، تیم‌های نمونه کار از روش‌های مختلفی برای تسریع فرآیند فروش استفاده می‌کنند. تیم دیجیتال، یک اپلیکیشن موبایل جدید را برای نمونه کار خود معرفی می‌کند. این یک روش عالی برای آشنا کردن مشتریان با یک تجربه جدید خرید از خانه است.
3- برنامه‌ریزی محصول
در این سطح، در مورد نحوه تکامل و تغییر محصول در میان‌مدت برنامه‌ریزی می‌شود. این سطح از برنامه‌ریزی شامل اعضای تیم مدیریت پروژه، مدیران محصول و مدیران پژوهشی است. تمامی این اعضا باید مسیر تغییر محصول را درک کنند. این درک به مهارت‌های ارتباطی موفق نیاز دارد.
یک تیم محصول برای اپلیکیشن جدید به دور هم جمع شده‌اند. آن‌ها از پژوهش بازار برای تدبیر مسیر تغییرات اپلیکیشن استفاده می‌کنند. آن‌ها وقت خود را صرف برنامه‌ریزی در سطح بالا برای هر تغییر و زمان ارائه آن به عموم می‌کنند.
4- برنامه‌ریزی ارائه
با مشخص کردن مسیر تغییرات، نوبت به مدیریت نحوه ارائه این تغییرات به مشتریان می‌رسد. به همین منظور، باید چارچوب کسب و کار مشخص شود. در این سطح، مدیران پروژه/مدیران ارائه با تیم فنی همکاری می‌کنند. این همکاری منجر به برنامه‌ریزی فرآیند ارائه می‌شود.
تیم‌های فنی برای ساختاربندی نحوه گسترش ویژگی‌های اولیه اپلیکیشن به دور هم جمع می‌شوند. آن‌ها همچنین در مورد نحوه مدیریت ادغام ویژگی‌ها در آینده از قبل برنامه‌ریزی می‌کنند. آن‌ها، برنامه‌ریزی را در چرخه‌های ۲ ماهه برای هر ارائه انجام می‌دهند.
5- برنامه‌ریزی تکرار
در این سطح معمولاً تیم‌های کوچکی از طراحان، توسعه‌دهندگان و آزمایش‌کنندگان دور هم جمع می‌شوند. در واقع، تکرار فرصتی برای ایجاد تغییرات است. برنامه‌ریزی تکرار برای مدت زمانی حدود ۱ تا ۴ هفته پیش‌رو صورت می‌گیرد. در این برنامه‌ریزی، تمام اعضای تیم باید متوجه اهداف مورد نظر در این مدت زمان باشند.
پس از اولین ارائه در مدت زمان دو ماهه، تیم ویژگی‌ها را از مسیر محصول استخراج و آن‌ها را به تکرارهای توسعه تقسیم می‌کند. این برنامه‌ریزی دو هفته‌ای خواهد بود. جلساتی برای برنامه‌ریزی مجدد و همچنین ارزیابی عملکرد نیز در ابتدا و انتهای هر تکرار در نظر گرفته می‌شود.
6- برنامه‌ریزی روزانه
هنگام برنامه‌ریزی تکرار باید برای روز بعد نیز برنامه‌ریزی کرد. برای انجام این کار باید دستاوردهای هر یک از اعضای تیم، برنامه زمانی روز بعد و ارزیابی مشکلات موجود را متوجه شد.
هر روز، اعضای تیم به دور هم جمع می‌شوند. آن‌ها در مورد پیشرفت‌های خود در راستای تکمیل تکرار گفتگو می‌کنند. هر یک از اعضای تیم می‌تواند در مورد دستاوردها، مشکلات و کارهایی که باید انجام شوند، صحبت کند. این وظیفه مدیر پروژه یا مدیر ارائه است که مسیر پیشرفت را تضمین کند.
با توجه به آنچه گفته شد، سطوح ۳، ۵ و ۶ از این برنامه ریزی چابک از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.
سطح ۳ برنامه ریزی چابک – ایجاد یک بک لاگ محصول
سطح ۳ از برنامه ریزی چابک در مورد برنامه‌ریزی در سطح محصول است. در این سطح، ویژگی‌هایی که می‌خواهیم محصول نهایی دارا باشد را مشخص می‌کنیم.
تکنیک‌های مختلفی برای ایجاد بک لاگ محصول وجود دارد. اما پیش از آن با مفهوم بک لاگ محصول آشنا خواهیم شد.
بک لاگ محصول چیست؟
بک لاگ فهرستی از تغییرات، ویژگی‌های جدید، اصلاح باگ‌ها و هر گونه فعالیت دیگری است که تیم ممکن است ارائه دهد. به منظور ایجاد بک لاگ، شما باید هر ویژگی را به عنوان آیتم بک لاگ اضافه کنید.
هنگام افزودن آیتم‌ها به بک لاگ باید این سه مورد را در نظر بگیرید:
- تعریف آیتم بک لاگ: آیتم‌های بک لاگ، الزامات مشتریان یا سهامداران هستند. آن‌ها معمولاً به فرمت داستان کاربر (User Story) نوشته می‌شوند. فرآیند تعریف الزامات معمولاً توسط تجزیه و تحلیل کسب و کار یا صاحب محصول انجام می‌شود. جزئیات دقیق بک لاگ در طول توسعه تکرارها به دست می‌آیند.
- تخمین آیتم بک لاگ: پس از تعریف بک لاگ نوبت به ارزیابی دقیق مدت زمانی که ایجاد هر آیتم به طول می‌انجامد، می‌رسد. روش‌های مختلفی برای تخمین آیتم‌های بک لاگ وجود دارد.
- اولویت‌بندی آیتم بک لاگ: پس از تعریف آیتم‌ها و تخمین مدت زمان تکمیل آن‌ها، یک موضوع باقی می‌ماند. و آن اولویت‌بندی آیتم‌ها است. اولویت‌بندی قاعده و قانونی ثابتی ندارد. کسب و کارهای مختلف بر اساس شرایط خود اولویت‌بندی را انجام می‌دهند.
سطح ۵ برنامه ریزی چابک – برنامه‌ریزی یک اسپرینت
سطح ۵ این برنامه‌ریزی مربوط به تکرارها است. اغلب، تکرارها را با عنوان اسپرینت می‌شناسند. پیش از ارائه آیتم‌های بک لاگ باید میزان کاری که می‌تان در یک مدت زمان معین انجام داد را مشخص کرد. به همین منظور، دو مفهوم ظرفیت و سرعت مطرح می‌شوند.
- ظرفیت: هنگام برنامه‌ریزی تکرار، درک ظرفیت تیم اهمیت دارد. این بدان معنی است که دستاوردهای هر یک از اعضای تیم چه میزان خواهد بود. همچنین باید مشکلاتی که مانع از تکمیل کار می‌شوند را نیز مشخص کرد.
- سرعت: برای تیم‌ها، سرعت به معنای میزان کاری است که قبلاً انجام داده‌اید.
به این ترتیب، هنگام برنامه‌ریزی تکرار باید به ظرفیت و سرعت هر یک از اعضای تیم توجه کرد. بر این اساس می‌توان دستاورد نهایی تیم را تخمین زد.
تاکنون، آیتم‌های بک لاگ مربوط به تخمین زمانی اولویت‌بندی شده‌اند. ظرفیت هر یک از اعضای تیم نیز پیش‌بینی شده‌اند. حال نوبت به ادغام این دو مورد در یک جلسه رسمی برنامه‌ریزی اسپرینت می‌رسد. به عنوان یک تیم، مشخص می‌شود که کدام یک از آیتم‌های بک لاگ را می‌توان در هر تکرار تکمیل کرد. این کار با در نظر گرفتن ظرفیت انجام می‌شود.
سطح ۶ برنامه ریزی چابک – جلسات روزانه
مدیر پروژه یا مدیر ارائه باید روند پیشرفت را به دقت زیر نظر بگیرد. روش‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد از جمله فهرست کارهای روزانه، اختصاص زیر وظیفه و تنظیم ارائه‌ها. شاید این سوال برایتان پیش بیاید که منظور از جلسات روزانه چیست؟ در ادامه بیشتر با این مفهوم آشنا خواهید شد.
جلسات روزانه چه هستند؟
منظور از جلسات روزانه، جلسات ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای است که هر روز برگزار می‌شوند. اعضای تیم در این جلسات، پیشرفت‌های خود و موانع به وجود آمده را گزارش می‌کنند. به طور خاص، هر فرد در رابطه با موضوعات زیر صحبت می‌کند:
- دیروز به چه چیزی دست پیدا کرده‌اند؟
- هدفشان برای امروز چیست؟
- و در این راستا چه برنامه‌ریزی انجام داده‌اند؟
- با چه موانع و مشکلاتی روبرو هستند؟
سخن نهایی
برنامه ریزی چابک یک روش جدید و هیجان‌انگیز برای ایجاد و اعمال تغییرات است. با ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر و فراهم‌سازی امکان مشاهده زودتر نتایج، هیچ تعجبی نیست که این روش به یک روش برنامه‌ریزی موفق تبدیل شده است.
لینک منبع: toggl.com
دیدگاهتان را بنویسید