برنامه‌ریزی و مدیریت زمان چه ارتباطی با یکدیگر دارند؟
انجام دادن کارهای صحیح در زمان صحیح را مدیریت زمان می‌نامیم. مدیریت زمان نقشی ضروری در انجام کارها ایفا می‌کند و به افراد امکان این را می‌دهد که در زمان مقرر وظایف خود را به اتمام برسانند. برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با یکدیگر در ارتباط هستند و در این متن به بررسی این مسئله می‌پردازیم.
بسیار ضروری است که یک شخص ارزش زمان را بداند چون هر چقدر هزینه کنید، زمان سپری شده هیچ‌گاه بازنمی‌گردد. فردی که نتواند نتایج و وظایف خواسته شده را در زمان مقرر فراهم کند و تحویل دهد، مورد ستایش هیچ‌کس نیست و در محل کار عضوی جدی به حساب نخواهد آمد.
برنامه‌ریزی نقشی اساسی را در مدیریت زمان موثر ایفا می‌کند؛ به همین جهت است که برنامه‌ریزی و مدیریت زمان با یکدیگر ارتباطی تنگاتنگ دارند. یک فرد باید بتواند از پیش برای روز خود برنامه بریزد تا بتواند در نهایت از زمان خود به خوبی بهره ببرد. اگر تنها برای اینکه کاری را از سر خود باز کنید به انجام آن بپردازید، هیچ ارزشی نخواهد داشت. برنامه‌ریزی سبب می‌شود که فرد احساس هدفمندی کند و سبب می‌شود تا فرد برای تکمیل وظایف و کارها در زمان مقرر انگیزه پیدا کند.
برنامه‌ریزی کنید که می‌خواهید چگونه کارها را از پیش ببرید. این خیلی مهم است که یک فرد برای خود هدف و مقصودی تعیین کند و برای رسیدن به آن تمام تلاش خود را به کار ببندد. حین برنامه‌ریزی و مدیریت زمان گام‌هایی پیش روی شما قرار خواهد گرفت که سبب می‌شود بتوانید اهداف خود را بررسی کنید.
برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا فرد بداند تمام کارهایی که لازم است به صورت فوری صورت بگیرند چه هستند و همچنین کارهایی که زمان بیشتری برای به اتمام رساندن آن‌ها وجود دارند کدامند. برای برنامه‌ریزی بهتر برای کارها کارکنان باید یک برنامه‌ی کاری ترتیب دهند. در این برنامه که ارتباط میان برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را نشان می‌دهد، هر یک از وظایف در مقابل زمانی که باید در طول آن به اتمام برسند قرار می‌گیرند. در این برنامه، فعالیت‌هایی که از اولویت بالایی برخوردار هستند در بالا قرار می‌گیرند و در ادامه و پس از این فعالیت‌ها، وظایفی قرار دارند که به توجه و تمرکز فوری نیاز دارند و می‌توان آن‌ها را نسبت به گروه اول در زمان طولانی‌تری به اتمام رساند. برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا وظایف و کارهای فوری را پیش از سر رسید تعیین شده به اتمام برسانید. برنامه‌ریزی کنید که دوست دارید روز شما به چه شکل پیش برود. می‌توانید برای انجام این کار و اینکه کارها را بهتر برنامه‌ریزی کنید از تقویم رومیزی استفاده کنید. افرادی که در کارهای خود ارتباط میان برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را در نظر می‌گیرند، نسبت به افرادی که بدون برنامه‌ریزی و بدون سامان عمل می‌کنند، قادر هستند تا کارها را راس زمان معین شده به انجام برسانند.
جالب است بدانید که تحقیقات نشان داده‌اند افرادی که کارهای خود را به موقع انجام می‌دهند کم‌تر در معرض خطر استرس و اضطراب هستند. به یاد داشته باشید که هیچ‌گاه کارها را به تعویق نیندازید و وقت خود را تلف نکنید.
برای روشن‌تر شدن این مطلب در اینجا یک مثال در مورد برنامه کاری آمده است؛ مثلا برنامه کاری شما به عنوان یک کارمند باید به صورت ایدئال به شکل زیر باشد.
تاریخ:
روز:
ساعت ۹ صبح: شروع روز
ساعت ۹:۱۵ تا ۱۰ صبح: پاسخ‌دهی به ایمیل‌های فوری
ساعت ۱۰ صبح تا ۱۲ ظهر: کار کردن بر روی پیشنهادات مشتری A، آماده کردن فوری‌ترین گزارش‌ها و داده‌های ضروری. کار بر روی آنالیز سایر رقبای کاری.
۱۲ ظهر تا ۱۲:۳۰ بعد از ظهر: نشست با اعضای تیم کاری و بحث در مورد کارهای انجام نشده (تمام کارهای انجام نشده باید تا پایان روز به اتمام برسند).
۱۲:۳۰ تا ۱:۳۰ بعد از ظهر: ساعت ناهار و استراحت (با همکاران خود از این زمان لذت ببرید)
۱:۳۰ تا ۱:۴۰ بعد از ظهر: تماس گرفتن با همسر
۱:۴۰ تا ۳ بعد از ظهر: کار کردن بر روی پیشنهاد مشتری B (برای انجام کار این مشتری هنوز دو روز فرصت باقیست. * توجه می‌کنید که کارها به ترتیب اولویت زمانی که دارند در حال انجام هستند و این موضوع نشان دهنده‌ی ارتباط بین برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است.)
۳ تا ۴ بعد از ظهر: نشست با رئیس به منظور کسب تایید و بحث در مورد سایر مسائل مهم
۴ تا ۵ بعد از ظهر: دیدار با مشتریان
۵ تا ۵:۱۵ بعد از ظهر: بررسی ایمیل‌های شخصی
۵:۱۵ تا ۶ بعد از ظهر: ساماندهی گزارش‌ها و ارسال برای رئیس
۶ تا ۶:۱۵ بعد از ظهر: جمع و جور کردن وسایل در محل کار
پایان روز
به برنامه کاری خود متعهد باشید
اگر برای پرداختن به ایمیل‌های شخصی خود ۱۵ دقیقه در نظر گرفته‌اید، اطمینان حاصل کنید که تنها ۱۵ دقیقه را به این کار اختصاص می‌دهید و یک ساعت به بررسی ایمیل‌ها اختصاص ندهید. یک فرد باید تمام تلاش خود را انجام دهد تا وظیفه‌ی مربوط به هر یک از زمان‌های تعیین شده را در وقت مقرر به اتمام برساند. البته باید بدانید که گاهی برنامه‌ها در لحظه‌ی آخر با تغییر مواجه می‌شوند و نباید این مسئله را نادیده گرفت.
همچنین برنامه‌ریزی به این روش به شما کمک می‌کند تا بتوانید پیش‌بینی کنید که در ۵ سال آینده در چه وضعیتی قرار دارید. برنامه‌ریزی کنید که می‌خواهید در هر زمان در چه موقعیت خاصی باشید. برنامه‌ریزی انجام کارها را ساده‌تر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا رویاهای خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تشخیص دهید.
برای اینکه بیشتر به ارتباط میان برنامه‌ریزی و مدیریت زمان پی ببرید و بتوانید آن‌ها را بهتر به کار بگیرید، در اینجا به معرفی برخی از تکنیک‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان می‌پردازیم.
از کارهایی که باید انجام شوند لیست بسازید
تمام فعالیت‌هایی که باید صورت بگیرند را طبق اهمیت از پراهمیت‌ترین به کم اهمیت‌ترین لیست کنید.
به خود جایزه دهید
کارهایی که تکمیل شده‌اند را علامت بزنید و حتی با یک شکلات برای انجام به موقع کار به خود جایزه دهید.
متمرکز بمانید
اگر برای مثال در محل کار خود هنوز کارهایی فوری دارید، آنجا را ترک نکنید. استراحت مکرر در حین انجام کارهای فوری باعث از بین رفتن تمرکز می‌شود. افرادی که در محل کار وقت‌کشی می‌کنند به سختی می‌توانند بر استرس‌های کاری غلبه کنند.
در برنامه‌ی روز خود زمانی را به نوشیدن چای، سر زدن به اینترنت، تماس‌های شخصی و علایق خود اختصاص دهید
این بخش مهم است. انسان‌ها ماشینی نیستند که بتوانند به صورت مداوم ۸ تا ۹ ساعت کار کنند. هر روز نیم ساعت تا چهل و پنج دقیقه را به بررسی شبکه‌های اجتماعی، تماس با دوستان و خانواده، سیگار کشیدن و سایر فعالیت‌های شخصی دلخواه اختصاص دهید.
برای خود هدف‌های واقع‌بینانه و قابل دسترس تعیین کنید
بدانید که می‌خواهید در کدام بازه‌ی زمانی به چه چیز برسید. به خودتان دروغ نگویید. زمانی که می‌دانید یک کار به زمان زیادی نیاز دارد و تنها یک ساعت برای آن وقت می‌گذارید اشتباه است.
بیش از حد به خود فشار نیاورید
برنامه‌ریزی و مدیریت زمان باید به شما کنند که کارها را بدون فشار بیش از حد پیش ببرید. اگر فکر می‌کنید که نمی‌توانید در طول سر رسید تعیین شده از پس وظیفه‌ای بربیایید، این موضوع را به صورت صریح به رئیس خود بگویید. نگران نباشید او از این موضوع ناراحت نخواهد شد. احتمالا وظیفه‌ی مورد نظر را به یکی از همکاران شما محول خواهد کرد. تنها وظایفی را که در مورد آن‌ها کاملا مطمئن هستید را قبول کنید.
مقرراتی و وقت‌شناس باشید
تا زمانی که موقعیت اضطراری پیش نیامده است از گرفتن مرخصی خودداری کنید. همیشه به موقع در محل کار خود حاضر شوید تا بتوانید روز خود را بهتر برنامه‌ریزی کنید.
همه چیز را در سر جای خود قرار دهید
فایل‌های شما باید در محل‌های مخصوص به خود قرار داده شوند. اسناد مهم را به یکدیگر منگنه کنید و در یک پوشه‌ی مناسب قرار دهید. یاد بگیرید که منظم‌تر عمل کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا زمانتان ذخیره شود و مجبور نشوید زمان را صرف جستجوهای بی‌مورد کنید.
وقت خود را هدر ندهید
در زمان کار از انجام بازی در کامپیوتر یا تلفن همراه بپرهیزید. این کار خیلی غیرحرفه‌ای است. تنها زمانی که رئیستان بالای سر شما است به کار کردن نپردازید. مسئولیت کارهای خود را به عهده بگیرید.
دفترچه برنامه‌ریزی داشته باشید
یک دفترچه و خودکار دم دست خود داشته باشید. شماره‌های تماس، آدرس ایمیل و سایر اطلاعات خود را روی برگه‌های به درد نخور ننویسید. چراکه در این صورت باید نصف زمان خود را به گشتن و پیدا کردن آن‌ها اختصاص دهید. ایمیل‌های خود را مدیریت کنید و برای هر چیز بخشی مجزا در نظر بگیرید. دسکتاپ کامپیوتر خود را شلوغ نکنید و آن را سازمان‌دهی کنید تا نخواهید برای پیدا کردن فایل‌های مورد نیاز وقت خود را تلف کنید.
میز خود را مرتب کنید
پوشه‌ها و دسته‌های کاغذ را بر روی میز خود تلنبار نکنید. هر چیز که ضروری نیست را از روی میز کار خود بردارید.
از تماس‌های طولانی خودداری کنید
زمانی که کار دارید از ایجاد تماس‌های طولانی خودداری کنید. کار خود را به موقع تمام کنید و پس از آن وقت زیادی را برای گذراندن با دوستانتان یه سپری کردن در شبکه‌های اجتماعی خواهید داشت.
منابع: managementstudyguide.com
دیدگاهتان را بنویسید