چالش های مذاکره در محیط کار
وقتی افراد با یکدیگر سازگاری ندارند، بهترین روش این است که کنار یکدیگر بنشینند و مسئله را بین خود حل و فصل کنند. به جای جنگ و به چالش کشیدن یکدیگر، بهتر است در مورد مسائل با هم مذاکره کرده و به گزینهای دست یابند که برای طرفین سودمند است. در مذاکره، منافع شخصی طرفین در نظر گرفته میشوند و در نهایت افراد به یک نتیجه مشترک دست مییابند. مذاکره یک فرآیند بسیار پیچیده است که چالشهای بسیار زیادی را به همراه دارد. به منظور موفقیت در فرآیند مذاکره، طرفین باید چالش های مذاکره را بشناسند و با توجه به منافع خود آنها را برطرف کنند.
وقتی اهداف یک تیم تعیین میشوند، تمام اعضای تیم باید با رهبر و مدیر تیم در مورد آن اهداف به بحث و گفتگو پردازند. به عنوان مثال، اگر مدیر هدف را ۲۰ فروش در ماه تعیین میکند و از نظر اعضای تیم این هدف غیر قابل دستیابی است، بهتر است به جای تایید هدف با مدیر خود در اینباره مذاکره کنند و هدف را به هدفی قابل دستیابی تقلیل دهند. به عبارت دیگر، فرآیند مذاکره به گونهای طراحی شده است که به نفع همگان باشد اما گاهی اوقات، افراد با چالش های مذاکره در محیط کار مواجه میشوند. در اینصورت، دستیابی به یک نتیجه مشترک کار دشواری است.
در ادامه این مقاله، مهمترین چالش های مذاکره در محیط کار را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
کمبود درک مشترک در محیط کار
بزرگترین چالش مذاکره در محیط کار وقتی است که درک مشترکی بین اعضای یک تیم و به طور کلی کارکنان وجود نداشته باشد. همیشه افرادی وجود دارند که صرفا به فکر نفع شخصی خود هستند و منافع و نیازهای دیگران و کل تیم را نادیده میگیرند.
سعی کنید انتظارات طرف مقابل را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال در یک مذاکرهی تجاری، به یاد داشته باشید که اگرچه صرفهجویی در هزینههای سازمان مورد پسند مدیران است اما طرف مقابل نیز شرایط مشابهای را دارد و هدف تجارت سودآور برای طرفین مذاکره است. شما باید به توافقی دست یابید که علاوه بر صرفهجویی در هزینههای سازمان، سود و منفعتی نیز برای طرف دیگر داشته باشد.
کمبود زمان
کمبود زمان نیز یکی دیگر از اصلیترین چالش های مذاکره در محیط کار به شمار میرود. در فرآیند مذاکره هیچگاه نباید عجله کرد. طرفین مذاکره به زمان کافی برای متقاعد کردن یکدیگر نیاز دارند. هرگز برای رسیدن به یک راهحل یا انجام یک معامله عجله نکنید. مسائل را با دقت تجزیه و تحلیل کنید و سپس به یک نتیجه مشترک که به نفع همگان است، دست یابید.
پیشنهادهایی که با محدودیت زمانی همراه هستند، شما را تحت فشار قرار میدهند تا زمان کافی برای تجزیه و تحلیل پیشنهاد را نداشته باشید و در اثر فشار روانی ایجاد شده، پیشنهاد را قبول کنید. طرف پیشنهاد دهنده به خوبی میداند که اعمال محدودیت زمانی برای یک مذاکره میتواند تنش میان طرفین را افزایش دهد و از این موضوع به نفع خود استفاده کند. بنابراین، همیشه آمادهی ارائهی پیشنهاد جایگزین باشید و زمان پاسخگویی خود را مشخص کنید. مهارت نه گفتن را تمرین کنید تا در زمان مناسب از آنها بهره بگیرید.
نداشتن آمادگی برای انجام مذاکره
نداشتن آمادگی، غیر قابل قبول است. طرف مقابل در مذاکره را دست کم نگیرید. باید به خوبی خود را برای انجام مذاکره آماده کنید. پیش از شروع مذاکره، جزئیات کوچک را نیز مرور کنید. فکر نکنید که از طرف مقابل باهوشتر هستید؛ همیشه به یاد داشته باشید که طرف مقابل نیز نهایت تلاش خود را برای متقاعد کردن شما خواهد کرد. شما باید پاسخهای درست و معتبری به سوالهای او بدهید.
نداشتن صبر
نداشتن صبر نیز موجب میشود تا فرآیند مذاکره نتیجهبخش نباشد. هر یک از طرفین مذاکره این حق را دارند تا نظرات و عقاید خود را بدون دخالت طرف دیگر بیان کنند. این لزوما به معنی پذیرش نظرات یکدیگر نیست اما قدم اول در فرآیند مذاکره، گوش دادن فعال به یکدیگر است. با طرف مقابل دور یک میز بنشینید و منافع مذاکره و رسیدن به یک توافق را بررسی کنید. از تمام ابزارهای در دسترس در محیط کار برای توضیح بهتر شرایط استفاده کنید. این کار موجب میشود تا درک بهتری از شرایط داشته باشید و در نتیجه به توافقی دست یابید که به نفع طرفین است. در هنگام انجام مذاکره، تمام اسناد و مدارک لازم برای انجام مذاکره را با خود به همراه داشته باشید.
انتقاد، کنایه و سخنان تحقیرآمیز
انتقاد، کنایه و سخنان تحقیرآمیز، بزرگترین تهدید در فرآیند مذاکره هستند. هیچگاه حرفی نزنید که طرف مقابل را آزرده خاطر کند. به عبارت دیگر، یکی از چالش های مذاکره این است که با رعایت احترام و در نظر گرفتن حقوق یکدیگر به مذاکره بپردازید و به نتیجه دست یابید. از کنایه و انتقاد برای تحقیر طرف مقابل استفاده نکنید. این کار به نفع هیچ یک از طرفین نخواهد بود.
سردرگمی و سوء تفاهم
در انجام مذاکرات، فرصتهایی پیش روی شما قرار میگیرند که غیرمنتظره هستند. این فرصتها ممکن است باعث ایجاد سردرگمی در شما شوند. اهداف خود را با دقت مرور کنید و به آنها متعهد بمانید. علاوه بر این، اعمال تغییرات در لحظه آخر نیز میتواند منجر به سردرگمی و سوء تفاهم شود. طرفین باید انتظارات خود را کاملا شفاف بازگو کنند و نسبت به آنها پایبند باشند. بهتر است نظرات خود را تغییر ندهید.
نداشتن انعطافپذیری در مذاکره در محیط کار
نداشتن انعطافپذیری یکی از بزرگترین چالش های مذاکره در محیط کار است. بهتر است کمی انعطافپذیر باشید و به بهترین وجه ممکن سازش کنید. باید نگرش مثبت را در دستورکار خود قرار دهید و سازگارترین روش یک نتیجه مشترک را بیابید که برای هر دو طرف منفعت دارد. عوامل متعددی در طی فرآیند مذاکره خصوصا در محیط کار مهم هستند که باید در نظر گرفته شوند. کمی منطقی باشید و یکدیگر را درک کنید.
هنگام مذاکره هوشیار باشید. شرایط و ضوابط مختلف را بدون در نظر گرفتن تمامی جوانب قبول نکنید.
کمبود اعتماد به نفس
کمبود اعتماد به نفس نیز یکی دیگر از اصلیترین چالش های مذاکره به شمار میرود. شما باید در مذاکره با خود موفق عمل کنید تا بتوانید مذاکره در محیط کار را با موفقیت مدیریت کنید. داشتن اعتماد به نفس و باور به مهارتهای خود، کلید موفقیت در یک مذاکره است. با طرف مقابل، ارتباط چشمی برقرار کنید. جدیت در کار مهم است اما این جدیت باید همراه با انعطافپذیری و احترام به طرف مقابل باشد. در برقراری ارتباط، سر راست حرف خود را بزنید و طفره نروید. لباس و ظاهری مرتب داشته باشید.
مواجه با پیش شرط در مذاکره
پیش شرط مذاکره وقتی اتفاق میافتد که یکی از طرفین مذاکره، شرطی را ارائه میدهد و بدون پذیرش آن شرط مذاکره را شروع نمیکند. این استراتژی در انجام مذاکره خصوصا در محیط کار بسیار رایج است و باید خود را برای آن آماده کنید. پیش از پذیرش آن، نهایت کار را در نظر بگیرید و به خوبی تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید که آیا پذیرش آن به نفع شما خواهد بود یا نه.
صداقت یکی از چالش های مذاکره
در هنگام مذاکره و برقراری ارتباط با طرف مقابل، باید مراقب آنچه که میگویید باشید. اگر طرف مقابل شما از همه چیز آگاهی یابد، از این اطلاعات علیه شما استفاده خواهد کرد. به همین دلیل، بهتر است برای رسیدن به نتیجه مثبت، صداقت و شفافیت را در تعادل با هم داشته باشید. هوشمندانه عمل کنید و تعادل را در اولویت قرار دهید.
برقراری ارتباط
یکی از چالش های مذاکره در محیط کار، ضعف در برقراری ارتباط است. اگر یکی از طرفین نتواند با دقت به مذاکره گوش دهد، مذاکره متوقف شده یا بیثمر خواهد بود. در طی انجام فرآیند مذاکره، طرفین باید با صراحت با هم صحبت کنند و برای توضیح مشکلات، بیان منافع مشترک و غیرمشترک و کار تیمی برای رسیدن به نتیجه آماده باشند. ضعف در برقراری ارتباط موجب میشود تا شما نتوانید منافع خود را به خوبی بازگو کنید و در نتیجه طرف مقابل نیز منافع شما را درک نمیکند. در نهایت، توافقی به دست نمیآید یا اگر به دست آید منفعت شما در آن در نظر گرفته نشده است.
جدول زمانی
باید در نظر داشته باشید که همه مذاکرات ساده و سرراست نخواهند بود. در انجام مذاکره، زمان فاکتور بسیار مهمی است و مدیریت جدول زمانی بسیار اهمیت دارد. از روشهای مختلف برقراری ارتباط برای مذاکره با طرف مقابل خود استفاده کنید و تعهد خود را نسبت به این مذاکره حفظ نمایید. مذاکره در موعد مقرر به نفع هر دو طرف مذاکره است و هرچه مدت زمان این فرآیند طولانیتر شود، هر دو طرف باید امتیازات بیشتری را از دست دهند و در نتیجه منفعت کمتری به شما خواهد رسید.
کلام آخر
هدف نهایی انجام یک مذاکره، رسیدن به بهترین توافق برای هر دو طرف و در نتیجه کل سازمان است. بهترین توافق وقتی بدست میآید که هر دو طرف به منافع شخصی خود دست یابند. در روند یافتن منافع مشترک، طرفین با چالش های مذاکره متعددی روبرو میشوند که آگاهی از آنها و تلاش برای برطرف کردن هر یک میتواند فرآیند مذاکره را تسهیل بخشد و دستیابی به نتیجه نهایی با در نظر گرفتن نفع طرفین را امکانپذیر سازد.
منابع:
دیدگاهتان را بنویسید