مهارت واگذار کردن کارها به دیگران

یکی از تکنیک های چالش برانگیز مدیریت زمان، تفویض اختیار یا واگذاری کارهاست.مهارت واگذار کردن کارها به دیگران مثل یک شمشیر دولبه است. استفاده صحیح از این تکنیک می تواند صرفه جویی زمانی زیادی را به همراه داشته باشد. به خصوص در سطوح بالای مدیریتی تقسیم وظایف و واگذار کردن کارها به کارمندان اهمیت بیشتری دارد .اما در صورت عدم مهارت در اجرای این ترفند، همه برنامه ریزی ها با مشکل روبرو می شود.

چرا باید کارها را واگذار کنی؟

وقتی کارهای زیادی وجود داشته باشد، دست تنها نمی توانید از عهده اش بربیایید. گاهی وقت انجام کارها را ندارید و در برخی از مواقع هم تخصص و توانایی لازم را ندارید. به هر حال وقتی یک کوه کار تمام نشدنی روی هم انبار شده باشد، ناچارید از فرد دیگری کمک بگیرید. مهارت واگذار کردن کارها یک ترفند هوشمندانه برای به موقع انجام دادن وظایف است. زمان محدود است و گاهی انجام امور محوله در این بازه زمانی امکان پذیر نیست. برای اینکه استرس و اضطراب درگیرتان نکند و کمی از فشار روانی کارها را کم کنید، آن را به دیگری واگذار کنید.

مهارت واگذار کردن کارها و تفویض اختیار با تنبلی و از “ریز کار در رفتن” تفاوت دارد. در واقع این یک تکنیک برای مدیریت زمان و برنامه ریزی زمانی در اوقات پیک کاری است. وقتی احساس می کنید تحت فشار هستید و دچار استرس می شوید، فرصت های کاری را در اختیار فرد دیگری قرار دهید.

مهارت واگذار کردن کارها

چرا نمی خواهیم کارها را به دیگران واگذار کنیم؟

در اینکه مخارت واگذاری کارها به دیگران کار راه انداز است، شکی نیست. اما در بسیاری موارد افراد ترجیح می دهند به تنهایی و حتی با وجود فشار و استرس زیاد، کارها را خودشان انجام دهند. علت اینست که انجام کارها توسط خود فرد در عمل راحت تر از ارجاع کار به فرد دیگری است. در واقع برای اینکه کار کامل و بی عیب و نقص باشد، خود فرد آن را به عهده می گیرد.

برخی از افراد اصلا به نکات مثبت مهارت واگذار کردن کارها به دیگران معتقد نیستند. این افراد هر گونه تفویض اختیار را نوعی کاستی و ضعف می دانند. این افراد به هر قیمتی که شده سعی در اتمام کارها دارند و هرگز از فرد دیگری کمک نمی گیرند.

تجارب ناخوشایند از واگذاری کارها به دیگران هم یک علت دیگر در نادیده گرفتن این امر هست. وقتی کاری را به فرد دیگری می سپارید و کار طبق دلخواه تان انجام نمی شوید ناچارید زمانی را برای اصلاح کار در نظر بگیرید.

مهارت واگذار کردن کارها چیست؟

واگذاری مسئولیت به دیگران در مواقع لزوم را مهارت واگذار کردن کارها یا تفویض اختیار  گویند. در یک سیستم اداری مدیریت با واگذاری برخی از مسئولیت ها به کارمندان موجب بالا بردن راندمان کاری و رشد اقتصادی بیشتر می شود. شاید در ابتدا واگذاری کار کمی دشوار باشد و وقت زیادی را صرف توضیح و آموزش کارمندان صرف کنید ولی در نهایت این به نفع تان است. کارمندانی که مسئولیت های جدید را می پذیرند، نوعی توانمندی و مفید بودن را احساس می کنند. احساس کارآمد بودن کارمندان به نفع کسب و کارتان خواهد بود. شکوفایی استعداد های فردی در گرو تفویض اختیار به زیر دستان است.

مهارت واگذار کردن کارها یک تکنیک هوشمندانه است و با کنار کشیدن مدیریت تفاوت دارد. در واقع مدیریت در طول زمان انجام ار، همچنان روی وظایف کارمندان نظارت دارد و از مسئولیت شانه خالی نکرده است. تفویض اختیار بخشی از مهارت مدیریت زمان است و منجر به بازدهی بیشتر می شود.

مهارت واگذار کردن کارها

نحوه واگذار کردن کارها به دیگران

هدف از واگذاری کار، انجام کامل فعالیت محوله باشد. در این صورت با انجام موفقیت آمیز وظایف محوله، رضایت شغلی کارمندان بیشتر خواهد شد. به این ترتیب کارمندان انگیزه بیشتری برای انجام وظایف بزرگ تر به دست می آورند. اهداف سازمانی را در نظر بگیرید و طبق زمانبندی، وظایف را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید. حتی انجام یک کار تکراری در یک مجموعه بزرگ، منجر به صرفه جویی در زمان زیادی می شود. اگر مهارت واگذار کردن کارها را کسب کنید می توانید از فرصت های زیادی استفاده کنید. طریقه صحیح واگذاری کارها به این ترتیب است:

نقاط ضعف و قوت کارمندان را شناسایی کنید و طبق توانایی های فردی، حجم کار را در نظر بگیرید. بر اساس دانش ومهارت وظایف را تقسیم بندی کنید.

از قبل در مورد مشکلات فکر کنید. برای مثال در صورت عدم موفقیت کارمند مورد نظر، چه راهکاری دارید. کارهای حمایتی و موازی را در برنامه ریزی لحاظ کنید. اگر لازم است یادگیری مهارت های جدید را برای تنوع در برنامه آموزشی کارمندان قرار دهید.

درباره زمانبندی از قبل اطلاع رسانی کنید. کارمندان باید بدانند چقدر زمان برای انجام این کار دارند. به آنان مزایا و عواقب پذیرش این مسئولیت را گوشزد کنید.

در نهایت همه مسئولیت ها با شماست پس دسترسی به اطلاعات و منابع لازم را برای کارمندان فراهم کنید و از کارمندان بخواهید در صورت نیاز از شما کمک بگیرند.

بالاترین سطح مهارت واگذار کردن کارها

هر وظیفه ای را نمی توان ب دیگران واگذار کرد. مدیریت باید بتواند روی پروسه کار نظارت داشته باشد و در همه مراحل کار پروژه محوله را تحت کنترل داشته باشد. سطوح تفویض احتیار به کارمندان متفاوت است. اینکه چه وظایفی به کدام کارمند ارجاع داده شود، در حیطه اختیارات مدیریت است. برای اینکه در نهایت از واگذاری کارها احساس پشیمانی نکنید سطح واگذاری را مشخص کنید:

• کارمند مشکل را بررسی کرده و اطلاعات لازم را در اختیار مدیریت قرار می دهد. در این صورت تصمیم گیرنده نهایی برای نحوه انجام کار، شخص مدیر خواهد بود.
• کارمند همه مزایا و معایب را بررسی می کند و با اعلام به مدیریت تصمیم نهایی توسط مدیر اخذ می شود. تشخیص ریسک کار بر عهده مدیر مجموعه است.
• اجازه تایید مراحل انجام کار با مدیر است تا زمانی که مدیریت نحوه کار را تایید نکرده باشد، انجام کار متوقف خواهد شد. مهارت واگذار کردن کارها در این سطح به خوبی دیده می شود.
• در این سطح کارمند اجازه انجام کار را دارد و در طی مراحل اجرا مدیریت را در جریان قرار می دهد. در صورت موفقیت یا عدم موفقیت نتیجه کار به مدیریت اطلاع رسانی می شود. این سطح از واگذار کردن کارها به دیگران در مقایسه با موارد دیگر، بالاتر است و تنها در مواردی که از عملکرد کارمند مطمئن هستید، انجام می شود.