چگونگی انجام مدیریت پروژه از مرحله ابتدایی تا مرحله نهایی
صرف نظر از ابعاد پروژه و در صورتیکه بصورت فریلنسر و یا درخانه استخدام شده باشید، مدیران پروژه نه تنها وظیفه دشواری برای راه اندازی یک پروژه دارند، بلکه به شما این اطمینان را میدهند که همه امور به راحتی اجرا شده و همکاری با اعضای تیم و مشتریان انجام میشود. در واقع این موضوع میتواند برای شما استرس زا باشد. اما اگر شما به درستی برنامه ریزی کرده و مدیریت پروژه را انجام دهید، شما را دچار سردرگمی نمیکنند. اگر این نخستین فرصت برای مدیریت پروژه است، در این مقاله چگونگی مدیریت کارآمد پروژه از ابتدا تا انتها آورده شده است.
برنامه ریزی برای پروژه
هر مدیر پروژه ای به شما خواهد گفت که میزان موفقیت پروژه شما با انجام ندادن برنامه ریزی کاهش مییابد. این امر ممکن است در ابتدا نیاز به تلاش داشته باشد، اما در طولانی مدت، داشتن یک طرح مشخص باعث صرفه جویی در زمان، پول و درگیریهای زیادی بعد از شروع پروژه میشود. برای شروع کار در ایجاد طرح پروژه، روی موارد زیر تمرکز کنید:
پروژه خود را مشخص کنید. برای شروع، میخواهید پروژه را با درک هدف اصلی این پروژه، تجزیه و تحلیل کنید. بعنوان مثال به اعضای گروه اعلام میکنید که میخواهید خانه بسازید و با گفتن هدف اصلی خود، در واقع درک بهتری در رابطه با این پروژه فراهم میکند.
تعیین اهداف خود
بعد از اینکه نوع پروژه خود را مشخص کردید، زمان آن رسیده است که اهداف تعیین شده را اجرا کنید. اهداف شما چیزی شبیه افزایش بازدیدکنندگان از وب سایت شما است. اهداف شما چگونگی انجام کار است. اگر میخواهید میزان بازدیدکنندگان وب سایت خود را افزایش دهید، میتوانید یک برنامه را برای راه اندازی یک کمپین بازاریابی محتوا ارائه دهید.
تعریف وظایف
برای تکمیل پروژه باید وظایف محوله را به روشنی تعریف کنید. بعنوان مثال، اگر قصد راه اندازی یک کمپین بازاریابی محتوا را دارید، وظایف اصلی شامل راه اندازی یک وبلاگ، استخدام نویسندگان، تحقیق در مورد محتوایی مطابق با سلیقه مخاطبان خود و تبلیغ و اشتراک گذاری مطالب خود است.
تشکیل گروه کاری
در اجرای پروژه چه کسانی به شما کمک خواهند کرد؟ نقشها و مسئولیت آنها چیست؟ بطور معمول، گروه شما باید افرادی حامی پروژه و متخصصانی قدرتمند داشته باشد تا دامنه پروژه، مدیر پروژه، تیم مسئول در حال کار بر روی پروژه و شناخت افرادی که بر روی پروژه کار میکنند را مشخص کنند و هنگام ساخت گروه خود، سعی کنید آن را تا حد ممکن کوچک نگه دارید.
آگاهی از عوامل مختل کننده اجرای پروژه
آیا در اجرای پروژه، اعضای گروه یا عوامل اختلال گری وجود دارد که مانع از اجرای به موقع پروژه میشود؟ در این صورت، عوامل مختل کننده اجرای پروژه را شناسایی کرده و از بین ببرید تا بتوانند پروژه را بدون نقص اجرا کنند.
ایجاد یک جدول زمانی
در روند مدیریت پروژه وظایف خود را به مراحلی تقسیم بندی کرده و مهلتهایی را برای رسیدن به اهداف خود تعیین کنید. داشتن اطلاعات در مورد مدت زمان مورد نیاز برای انجام و اتمام هر مرحله، به شما در پیگیری پروژه کمک میکند.
دریافت بازخورد
پس از تهیه برنامه اولیه خود قبل از ادامه کار، ازگروه، ذینفعان و مشتریان خود، به دنبال بازخوردهای آنها باشید.
تنظیم کردن برنامههای خود مطابق با هدف
حتی کارامدترین برنامههای پروژه ای در هنگام بروز ناگهانی مشکلات پیش بینی نشده، قابل اطمینان نیستند. با در نظر گرفتن مدیریت پروژه بطور صحیح با برنامه خود سازگار باشید تا بتوانید متناسب با هدف و برنامه خود حرکت کنید.
تعیین مسیر اجرایی پروژه
تعیین برنامه پروژه خود بصورت واضح، می تواند شما را در طول اجرای پروژه راهنمایی کند، اما این بدان معنی نیست که میتوانید از پروژه کاملاً غفلت کنید و انتظار داشته باشید که بدون بررسی مداوم، بازنگری و نظارت بر پروژه به اتمام برسد. برای اطمینان یافتن از روند اجرای پروژه به موارد زیر توجه داشته باشید:
مدت زمان و فواصل منظمی را برای بررسی پروژه زمان بندی کنید.
در فواصل روزانه و یا یک بار در هفته شما باید مدت زمانی را برای بررسی روند پیشرفت پروژه اختصاص دهید.
انعطاف پذیر باشید.
در هنگام کار برروی پروژه به گروه خود اعتماد کنید. اگرچه شما دیدگاه و برنامه ای را برای گروه خود دارید، با این وجود کارشناسانی هستند که دانش و تجربه لازم را برای تحقق بخشیدن به آنها را دارند. اگر اعضای گروه پیشنهادی دارند تفکر و ذهن خود را باز نگه دارید و به صحبتهای آنها گوش دهید.
با اعضای گروه خود ارتباط برقرار کنید.
افراد را گرد هم آورده و به روز رسانیهای معمول برای برنامهها را فراهم کنید. با این وجود بهتر است، جلسات هفتگی مدیریت پروژه را برنامه ریزی کنید تا همگی دسترسی به جدیدترین بروز رسانیها را داشته و بتوانند هرگونه مسئله ای را حل کنند. بعنوان مثال، اگر تغییراتی در زمان مهلت انجام کاری ایجاد شده باشد و اعضای گروه از این مورد اطلاعی نداشته باشند، چگونه میتوان انتظار داشت که در زمان مهلت جدید تعیین شده کار خود را به اتمام برسانند؟
قبل از بروز اتفاق از وقوع آن جلوگیری گنید.
پیشاپیش برای اتفاق افتادن و بروز هر مشکلی آمادگی داشته باشید تا بتوانید قبل از بروز مشکل از آن پیشگیری کنید. اگر میدانید برای نوشتن ۳ متن روزانه در وبلاگ به یک نویسنده نیاز دارید، پس حتما از وجود یک نویسنده در هیات مدیره خود مطمئن شویدکه بتواند مسئولیت کار را بر عهده بگیرد.
مسیر و جهت برنامه پروژه خود را مشخص کنید.
در مدیریت پروژه، وظیفه شما این است که اعضای گروه را از روند انجام کار آگاه کرده و اطمینان حاصل کنید که همه امور به راحتی انجام میشوند. برای انجام این کار، شما باید منابع و اطلاعات مناسبی را در اختیار گروه خود قرار دهید تا آنها بتوانند به موقع پروژه را تکمیل کنند.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
بدون در نظر گرفتن جزئیات پروژه و میزان آمادگی شما، ناگزیر هستید که از موانع زیادی عبور کنید.
خوشبختانه دنیای تکنولوژی، مدیریت همه موارد شامل حسابهای اجتماعی تا روابط مشتریان را بهبود بخشیده و روند کاری آنها را آسان تر نموده است. همچنین مدیران پروژه به نرم افزاری دسترسی دارند که انجام امور را برای آنها آسان تر کرده است.
در ادامه چند نرم افزار مدیریت پروژه ارائه شده تا شما را به سازماندهی و ارتباط بهتر با گروه خود راهنمایی کند.
وقتی صحبت از مدیریت پروژه میشود، مطمئنا نرم افزار Basecamp، در راس برنامههای اجرائی قرار میگیرد. با یک رابط ساده کاری، میتوانید از این نرم افزار برای نوشتن لیستهای انجام کار، ایجاد چندین پروژه، به اشتراک گذاری فایلها، برنامه ریزیهای تاریخهای مهم و بحث و گفتگو استفاده کنید.
برخلاف سایر نرم افزارها، Trello به مدیران این اجازه را میدهد تا لیستهای انجام کار و بحثها را از طریق بورد مشترک ایجاد کنند.
این نرم افزار به شما امکان محول کردن وظایف به اعضای گروه و اطمینان یافتن از دسترسی آنها به منابع موجود را فراهم میکند.
Asana:
این برنامه از طریق وارد کردن ایمیل خود، گزینه مناسبی در مدیریت پروژه برای ارتباط و همکاری با نیروهای کاری از راه دور است. این نرم افزار به شما این امکان را میدهد تا وظایف خود را جدول بندی کرده و فایلها را از طریق Google Drive یا Dropboxبه اشتراک بگذارید.
Zoho Projects:
این ابزار قدرتمند مدیریت پروژه آنلاین، مجهز به امکاناتی شامل ابزار تعیین وظایف و مراحل مهم، تقویم و جلسات، تعیین زمان، گزارشها، انجمنها، ذخیره سازی پروندهها و حتی یک برنامه چت به منظور بهبود بخشیدن بیشتر همکاری است.
Podio:
با نرم افزار Podio میتوانید با اعضای گروه خود ارتباط برقرار کنید، پروندهها را ذخیره کنید و مدیریت تعیین وظایف را تنظیم کنید. آنچه که باعث منحصر به فرد شدن Podio میشود؛ این مورد میتواند به عنوان یک اینترنت داخلی برای گروه شما یا حتی یک سیستم CRM نیز استفاده شود.
Due.com:
این نرم افزار یک برنامه مدون سازمان بندی شده است که آن را بعنوان یک ابزار قدرتمند مدیریت پروژه نام گذاری کرده اند. مدیران پروژه در صورت تمایل میتوانند برای هریک از اعضا، مدت زمان صرف شده برای هر پروژه را پیگیری کنند. همچنین برای ارائه گزارشهای تولیدی مورد استفاده قرار میگیرد.
مدیریت زمان
بعنوان فرد مسئول در مدیریت پروژه، شما باید در مدیریت بهینه زمان خود مهارت داشته باشید. اگر به این مورد توجه نداشته باشید، چگونه انتظار دارید پروژه به موقع به پایان برسد؟
در حالیکه تکنیکهای مختلفی وجود دارد که میتوانید برای مدیریت زمان خود استفاده کنید، در اینجا بهترین تکنیکهای پیشنهادی را دنبال کنید:
وظایف نماینده
اگر شما در روند برخی امور مدیریت پروژه دچار مشکل شده اید، برخی مسئولیتها و وظایف را به یک فرد متخصص و قابل اعتماد محول کنید تا بتوانید روی مهمترین وظایف خود تمرکز کنید. بنظر نمیرسد بتوانید همه وظایف را انجام دهید. کار شما این است که از انجام شدن وظایف اطمینان حاصل کنید که کار به پایان رسیده است.
وظایف خود را در اولویت قرار دهید
در مورد اولویتها صحبت کنید، مطمئن شوید که مهمترین وظایف خود را به تعویق نمیاندازید. ابتدا آنها را تکمیل کنید و سپس بر روی کارهای غیر ضروری کار کنید.
نکات مهمتر را در جلسات عنوان کنید
جلسات خود را کوتاه نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که اعضا از مبحث اصلی خارج نمیشوند. شما همچنین میخواهید گروه شما نظرات خود را به اشتراک گذاشته و بازخوردی را در رابطه با پیشرفت پروژه ارائه دهند.
توانایی ” نه گفتن” را یاد بگیرید
گاهی اوقات فقط باید به مردم اطلاع دهید که وقت لازم برای صحبت یا کار بر روی پروژه جدید را ندارید. در غیر اینصورت دچار خستگی طولانی مدت و فرسودگی میشوید.
لیست وظایف خود را از قبل آماده کنید
این کار نه تنها برای برنامه ریزی کار روزانه، بلکه به شما در مقابله با بحران احتمالی پیش آمده کمک میکند. بعنوان مثال، اگر وظایف خود را مشخص کردهاید و ناگهان با اختلالی در وب سایت مواجه میشوید، شما میتوانید آن وظایف را در هنگام کار برای تهیه پشتیبان سایت، منحل کرده و به بعد موکول کنید.
دستیابی به موفقیتها و مراحل برجسته را جشن بگیرید
هنگامی که گروه شما پروژهای را تکمیل کرده، همانند موفقیت در یک پروژه قبل از مهلت اتمام آن، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ این زمانی است که شما و گروهتان باید جشن بگیرید.
یکی از بهترین راهها برای جشن گرفتن این است که گروه را به صرف شام بیرون دعوت کنید. شما همچنین با دانستن دستیابی به موفقیت در گروه، در طول جلسات بعدی خرسندی خود را نشان داده و از آنها تشکر کنید. یک تابلو اعلانات برای معرفی اعضای استثنایی و خاص گروه ایجاد کنید، پاداشهای هدفمندی را پیشنهاد دهید و به سادگی شخصا از آنها تشکر و قدردانی کنید.
سخن پایانی
مدیریت پروژه از کارهای اصلی هر مدیری است و روزانه تمامی مدیران با آن سروکار دارند. در این مطلب شما با روشهای مدیریت پروژه و ابزارهای مناسبی برای واگذاری کارها آشنا شدید. حتما تجربیات خودتان را به ما در پایین همین صفحه در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
منبع:
https://due.com/blog/how-to-manage-a-project-from-start-to-finish/
دیدگاهتان را بنویسید