۸ مرحله‌ای که یک مدیر موفق لازم است طی کند
هر مدیر اثربخش و موفق لازم است ۸ مرحله اساسی را در مدیریت سازمان خود طی کند.
باید دقت شود که تمام آن‌ها مرحله به مرحله پیش برود و از قلم نیفتد.
[quote]
پیتر دراکر می‌گوید :
هر مدیر موفق و اثربخشی شخصیت، نگرش، ارزش، نقاط ضعف و قوت منحصر به فرد خود را دارد. عده‌ای ممکن است برونگرا و عده‌ای درونگرا باشند. اما آنچه باعث اثربخش بودن این مدیران می‌شود، آن است که همگی این ۸ مرحله را طی کنند.
[/quote]
به طور کلی این ۸ مرحله را به سه قسمت تقسیم می‌کنیم که عبارتند از :
- دانش
- عملکرد
- احساس مسئولیت در کل سازمان
باهم به سراغ هر یک می‌رویم تا مراحل را بررسی کنیم.
دانش
نخستین گام این است که در خصوص اقداماتی که باید انجام شود، سوال کنیم.
البته منظورم این نیست که بپرسیم : می‌خواهم چه کاری انجام دهم؟ بلکه پرسش مناسب یک مدیر اثربخش و موفق در این است :
مرحله ۱. چه اقداماتی باید صورت بگیرد؟
زمانی که جک ولش به عنوان مدیرعامل جنرال الکتریک منصوب شد، متوجه شد که نیاز اساسی شرکت گسترش بین المللی نیست. آن موقع جنرال الکتریک در زمینه‌های گوناگونی فعالیت می‌کرد – و البته سود قابل توجهی به دست می‌آورد – اما نمی‌توانست در صنعت الکترونیک حرف اول را بزند.
پاسخ این پرسش که چه اقدامی باید صورت بگیرد همواره در بردارنده بیش از یک اقدام فوری است. اما مدیران اجرایی خوبی را سراغ ندارم که وقتی بیش از دو مسئولیت را به طور همزمان بر عهده بگیرد، همچنان بتواند اثربخش باشد.
پس یک مدیر اجرایی اثربخش بعد از پرسیدن مرحله اول از خود، بالافاصله اولویت‌ها را تعیین نموده و روی آن‌ها متمرکز می‌شود. بعد ازینکه اولویت اول را انجام داد به سراغ اولویت دوم نمی‌رود بلکه مجددا اولویت‌ها را بررسی و در همان زمان مهمترین را انتخاب می‌کند.
[quote]مدیرعامل بزرگ آمریکا جک ولش هر پنج سال یکبار از خود می‌پرسید اکنون باید چه کاری انجام داد؟[/quote]
نکته مهم بعدی که آقای جک ولش رعایت می‌کرد این بود که تعیین می‌کرد از بین این اولویت‌هایی که تعیین کرده است کدام یک را خودش به نحو احسنت انجام می‌دهد.
بعد از آن بقیه اولویت‌ها را به افراد کاردرست می‌سپرد.
مرحله ۲. چه چیزی به صلاح شرکت است؟
گام دوم که به اندازه گام اول دارای اهمیت است. پرسیدن سوال بالا از خود است. مدیر عامل یا مدیر اجرایی شرکت باید از خود بپرسد چه چیزی به صلاح شرکت و نه به صلاح مالکان و … باشد. البته باید قبول کرد تصمیمی که به صلاح شرکت باشد برای کارمندان، سهامداران و مالکان هم حائز اهمیت است.
[quote]این مرحله به‌خصوص برای مدیران اجرایی کسب و کارهای خانوادگی دارای اهمیت است[/quote]
البته در نظر داشته باشید که پاسخ این پرسش که چه چیزی به صلاح شرکت است ضمانتی برای یک تصمیم گیری صحیح از سوی مدیر اجرایی نیست. حتی زبده ترین مدیران اجرایی هم ممکن است دچار اشتباه شوند.
حال که قسمت اول یعنی دانش را پشت سر گذاشتیم به سراغ بخش دوم یعنی عملکرد می‌رویم.
عملکرد
عملکرد نیز دارای ۴مرحله در دل خود می‌باشد که آن‌ها را در ادامه بررسی خواهیم کرد.
مرحله ۳. تدوین برنامه اجرایی
مدیران اجرایی کننده کار هستند. دانشی که نزد مدیران اجرایی است اگر تبدیل به عمل نشود، بی ارزش است.
اما قبل از آن باید فعالیت‌ها و نحوه انجام آن‌ها را طرح ریزی کند.
در ابتدای کار مدیر اثربخش این سوال را پاسخ می‌دهد :
طی ۱۸ تا ۲۴ ماه بعد شرکت چه انتظاراتی را از من دارد؟
سپس بررسی می‌کند آیا کاری که تعیین کرده‌ام اخلاقی است؟
برنامه اجرایی یک بیانیه است که نشان دهنده اهداف و خواسته‌های فرد است نه تعهدات او!
زمان، کمیاب و گران‌بها ترین سرمایه یک مدیر موفق است. سازمان ها استعداد خاصی در وقت هدر دادن دارند!برنامه اجرایی زمانی سودمند است که بتواند جدول زمانی برای مدیران اجرایی تعریف کند.
البته ناپلئون همیشه می‌گفت هیچ کدام از نبردهای موفقش طبق برنامه او پیش نرفته است. با این حال او برای تک تک نبردهایش برنامه ریزی می‌کرد.
مرحله ۴. مسئولیت تصمیم‌گیری های خود را بر عهده بگیرید
به عنوان یک مدیر اجرایی اثربخش اطمینان حاصل کنید که هر تصمیمی کاملا مشخص می‌کند که :
- چه کسی آن تصمیم را گرفته است
- چه زمانی باید آن را انجام داد
- چه افرادی تحت تاثیر این تصمیم قرار می‌گیرند
- به چه اشخاصی باید اطلاع رسانی کرد.
به طور منظم تصمیمات را بازنگری کنید به خصوص اگر می‌خواهید استخدام حرفه‌ای داشته باشید در استخدام و ترفیع افراد این کار را انجام دهید.
مرحله ۵. مسئولیت هر گونه اطلاع رسانی را بر عهده بگیرید
از مافوق، زیر دستان، همکاران و … در خصوص برنامه‌های اجرایی نظر بخواهید.
از آن‌ها درخواست اطلاعات کنید و اجازه دهید آن‌ها بدانند برای به سرانجام رساندن کارها به چه اطلاعاتی نیاز دارید.
البته خب است که شما هم به عنوان یک مدیر اجرایی خوب تمام اطلاعات مورد نیاز آن‌ها را نیز در اختیارشان قرار دهید و این یک فرآیند دوطرفه باشد.
چستر بارنارد که رئیس شرکت تلفن بل Bell Telephone company بود در کتاب خود با عنوان کارکردهای مدیران اجرایی نوشت :
[quote]این اطلاعات است که اعضا و اجزای یک سازمان را متحد و منسجم می‌کند[/quote]
برای به دست آوردن اطلاعات هیچ راه حلی جز پیگیری آن نیست. اگر یک مدیرعامل موفق می‌خواهید باشد همواره پیگیر اطلاعات از سوی افراد باشید.
مرحله ۶. روی فرصت‌ها متمرکز شوید
مدیران اجرایی خوب اغلب روی فرصت‌ها متمرکز می‌شوند تا مشکلات.
البته نباید نسبت به مشکلات بی‌تفاوت بود و آن‌ها را مخفی کرد.
[quote]در کتاب گوگل چگونه کار می‌کند ذکر شده که بهترین افرادتان را درگیر فرصت‌ها کنید نه مشکل‌ها[/quote]
جالب است بدانید یکی از افراد مطرح شرکت گوگل ایرانی است. می‌توانید زندگینامه سالار کمانگر را ازینجا بخوانید.
شما به عنوان یک مدیر اجرایی تغییر را به عنوان فرصت می‌بینید یا تهدید!! اگر فرصت می‌بینید به شما تبریک می‌گویم. تحقیقات مختلفی نشان داده است که برترین شرکت‌های دنیا در زمان رکود شکل گرفته‌اند و شرکت‌هایی که در زمان دوران اقتصادی خوب شروع به کار کردند معمولا شکست می‌خوردند.
اگر می‌خواهید مدیر اثربخشی باشید این چند موقعیت را به عنوان فرصت حتما بررسی کنید :
- موفقیت یا شکست غیر منتظره‌ای که در سازمان شما یا رقیب یا حتی صنعت روی می‌دهد
- شکافی که بین محصولات موجود در بازار و خود بازار وجود دارد. یعنی بازار چیزی را می‌خواهد که به طور کامل درحال حاضر برطرف نمی‌شود.
- ایجاد نوآوری در فرآیندها، محصولات و خدمات
- تغییر اساسی در ساختار بازار و صنعت. کاری که اپل آن را در زمانی شکل داد که نوکیا هنوز درگیر ساختار قبلی خود بود.
- تغییرات در طرز فکر، ارزش‌ها، ادراک و…
[quote]هر ۶ماه یکبار فرصت‌هایی که به وجود می‌آید را بررسی کنید و بهترین افرادتان را برای آن بگذارید[/quote]
کل سازمان احساس مسئولیت کنند
دو مرحله بعد برای این است که کل سازمان یکپارچه احساس مسئولیت کنند و تنها مدیر یا تنها کارمندان نباشند که این احساس را داشته باشند.
مرحله ۷. جلسات پربازدهی برگزار کنید
شما به عنوان یک مدیر اجرایی اثربخش وظایف مختلفی دارید ولی حتما باید جلسات مختلفی را برگزار کنید و کاری را بدون جلسه و مشورت با افراد خوب شرکت انجام ندهید مگر اینکه وظیفه اصلی خود شما باشد.
جلسات حتما لازم نیست چند نفره باشد گاهی جلسه ها دونفره برگزار می‌شود و افراد باهم به بررسی موضوعی می‌پردازند. بنابراین باید بدانیم که انواع مختلفی از جلسات داریم که در شرایط متفاوت هر کدام از آن‌ها ممکن است مورد استفاده قرار بگیرد.
قبل از هرچیز
- هدف هرجلسه را به وضوح بیان کنید و بعد از اینکه هدف مورد نظر اجرا شد جلسه را تمام کنید.
- بعد از آن خلاصه یا گزارشی از جلسه را به افراد بدهید
- وظایف تعیین شده و حداکثر زمان اجرا را که بحث شده بود مشخص کنید.
آلفرد اسلون مدیر عامل افسانه‌ای جنرال موتورز، توانایی زیادی در پیگیری جلسات داشت. در واقع همین قابلیت بود که جنرال موتورز را در جایگاه عالی در اواسط قرن بیستم قرار داد.
[quote]همیشه پیگیر جلسات باشید و کوتاهی نکنید[/quote]
مرحله ۸. همواره از واٰژه ما استفاده کنید نه من
اگر به سخنرانی های افراد بزرگی مثل استیو جابز، آیلون ماسک و … نگاه کنید می‌بینید که هیچ موقع از واژه من استفاده نمی‌کنند. آن‌ها عمیقا معتقدند که به تنهایی قادر به انجام هیچ‌کاری نیستند.
آن‌ها تنها به خاطر اینکه از اعتماد سازمان برخوردار شده‌اند اختیاراتی دارند و اگر افراد آن‌ها را قبول نداشته باشند کار به جایی پیش نمی‌برند.
پس اگر زیاد از واژه من استفاده می‌کنید از گردانه مدیران حرفه‌ای و موفق خارج هستید.
یکی از نکات مهم برای تشخیص اینکه به افرادتان اهمیت می‌دهید یا نه این است که آیا اول گوش می‌کنید بعد صحبت می‌کنید یا برعکس.
مدیران حرفه‌ای فورا تصمیم گیری نمی‌کنند آن‌ها اول گوش می‌دهند بعد صحبت می‌کنند تا اطلاعات کامل تری داشته باشند و با ذهنی باز تصمیم بگیرند.
دیدگاهتان را بنویسید