دلایل ناکارآمدی برگه های زمانی یا تایم شیت
نظارت و توجه به زمان کاری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. به خصوص از نظر تجزیه و تحلیل بهره‌وری، صدور صورت حساب مشتریان و پیگیری پروژه‌های بزرگ. اما به نظر می‌رسد که برگه های زمانی از این نظر ناکارآمد هستند.
بسیاری از افراد از برگه های زمانی به شدت متنفر هستند. وقتی در حین کار بیشتر از همه به آن‌ها نیاز دارند، این تنفر شدیدتر هم می‌شود. دلیل اصلی ناکارآمدی برگه های زمانی را می‌توان نفرت اکثر افراد از بوروکراسی غیرضروری دانست.
به عبارت دیگر، اکثر افراد به شمردن گام‌ها هنگام دویدن به سمت خط پایان اعتقادی ندارند. مگر آن که فرد دیگری این کار را برای آن‌ها انجام دهد. این تفاوت اصلی بین استفاده از برگه های زمانی و ردگیری زمان است. ناکارآمدی استفاده از برگه های زمانی را می‌توان در سه بخش خلاصه کرد که در ادامه به توضیح آن‌ها خواهیم پرداخت اما ابتدا تایم شیت را به طور کامل تعریف می‌کنیم.
برگه های زمانی چیست؟
برگه های زمانی یا تایم شیت در واقع گزارشی از مقدار زمانی صرف شده توسط فرد برای انجام یک کار است. این اطلاعات را می‌توان بر روی کاغذ، صفحه گسترده یا یک سیستم نرم‌افزار فضای ابری (ماژول تایم شیت) ذخیره کرد. بنابراین، می‌توان گفت که برگه های زمانی انواع مختلفی دارند. اگرچه، امروزه نوع کاغذی آن جای خود را به فرمت‌های دیجیتال داده است.
با متداول‌تر شدن کارهای پروژه‌ای، از برگه های زمانی تنها برای محاسبه صورت حساب‌ها و لیست حقوق استفاده نمی‌شود. تایم شیت‌ها مبتنی بر پروژه یا مشتری حاوی گزارش دقیق‌تری از زمان صرف شده برای هر پروژه یا مشتری هستند. در نتیجه، می‌توان از آن‌ها برای اهداف مدیریت زمانی استفاده کرد.
به عبارت دیگر، با ثبت زمان شروع و پایان برای انجام یک کار می‌توان زمان صرف شده بر روی یک پروژه را به دست آورد. بر اساس آن، هزینه‌های پرداختی کارمندان را محاسبه کرد.
علاوه بر این، بسیاری از کارشناسان از اطلاعات ثبت شده در برگه های زمانی برای مدیریت هر چه بهتر فضای کاری و همچنین نظارت بر عملکرد کارمندان خود استفاده می‌کنند. به طور کلی، کاربردهای تایم شیت را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
- پردازش صورت حساب‌ها: این برگه‌ها به کارفرمایان کمک می‌کنند تا ساعات ورود، خروج و کاری کارکنان خود را ثبت کنند. همچنین، حقوق آن‌ها را بر اساس این گزارش‌ها پرداخت کنند.
- مدیریت حسابداری: برگه های زمانی را می‌توان به عنوان یک ابزار ارزشمند برای حسابداری شخصی به حساب آورد. آن‌ها به مدیران در ثبت ساعات شروع و پایان وظایف کمک می‌کنند. به علاوه، این برگه‌ها برای مواقعی مفید هستند که مدیران می‌خواهند ببینند انجام کدام وظایف به زمان بیشتری نیاز دارد. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند تاخیر زمانی در روند کار را شناسایی کنند.
- دفاتر حقوقی: یکی از کاربردهای برگه های زمانی در دفاتر حقوقی است. دفاتر حقوقی به منظور ثبت سوابق مشتریان و خدماتی که به آن‌ها ارائه می‌کنند، از این برگه‌ها بهره می‌برند. به عبارت دیگر، تایم شیت به شرکت‌های حقوقی کمک می‌کند تا میزان دستمزد خود را بر اساس ساعات خدماتی که به مشتریان خود ارائه داده‌اند، برآورد کنند.
- فریلنسرها: زمان واحد ارزشمندی برای فریلنسرها است. بسیاری از فریلنسرها بر اساس ساعات کاری دستمزد می‌گیرند. ثبت ساعات کاری در این برگه‌ها به مشتری دید نسبتاً دقیقی در مورد میزان زمان و کار انجام شده می‌دهد.
دلایل ناکارآمدی برگه های زمانی
با توجه به آنچه که گفته شد، برگه های زمانی دارای مزایای بسیار زیادی هستند. با این وجود، امروزه بسیاری از افراد استفاده از نرم‌افزارهای ردگیری زمانی را نسبت به این برگه‌ها ترجیح می‌دهند. دلایل ناکارآمدی برگه های زمانی را می‌توان در سه بخش خلاصه کرد:
۱- تایم شیت‌ها دقیق نیستند (و پر از دروغ هستند)
حدس زمان انجام یک کار در گذشته (و در آینده چقدر زمان خواهد برد)، دقت چندان زیادی ندارد. با پر کردن برگه های زمانی در پایان روز این احتمال وجود دارد که شما زمان دقیق صرف شده برای انجام هر یک از فعالیت‌های مشخص را به طور دقیق به خاطر نداشته باشید.
از سوی دیگر، ذهن ما تمایل دارد تا کارهای خسته‌کننده را زمان‌بر در نظر بگیرد. در حالی که هنگام انجام کارهای لذت‌بخش و سرگرم‌کننده، زمان مثل برق می‌گذرد. در نتیجه، برگه های زمانی ناکارآمد هستند زیرا در مورد زمان دقیق انجام کارها به فرد دروغ می‌گویند.
در عوض، نرم‌افزارهای مدیریت زمان امکان ثبت دقیق زمان صرف شده برای انجام یک فعالیت خاص را فراهم می‌کنند. به یاد داشته باشید که زمان‌سنج‌ها هیچ گاه دروغ نمی‌گویند. در نتیجه، به کمک نرم‌افزارهای ردگیری علاوه بر ثبت زمان دقیق صرف شده برای انجام یک کار خاص حتی می‌توانید زمان‌های صرف شده برای استراحت را نیز پیگری کنید. به عنوان مثال، زمان استراحت ناهار، نیز به طور دقیق مشخص می‌شوند.
لازم به ذکر است که این نرم‌افزارها زمانی کارآمد هستند که واقعیت زمان صرف شده را منعکس کنند. کار کردن با این نرم‌افزارها شاید در ابتدا کمی پیچیده به نظر رسد. اما به یاد داشته باشید که این کار بهتر از پر کردن برگه های زمانی در پایان یک روز کاری خسته‌کننده است.
۲- پر کردن تایم شیت، هدر دادن وقت و انرژی است
پر کردن برگه های زمانی، مقدار قابل توجهی از زمان روزانه فرد را هدر می‌دهد. این موضوع به نوعی با مفهوم اصلی تایم شیت در تضاد است زیرا هدف از استفاده از این برگه‌ها، مدیریت زمان به بهترین شکل ممکن است. اما در عوض، وقت ارزشمند خود را صرف پر کردن یک سری برگه می‌کنید که اتفاقاً کمک چندان زیادی نیز به شما نخواهند کرد.
از سوی دیگر، وارد کردن زمان انجام کارها در برگه های زمانی نه تنها زمان ارزشمند شما را هدر می‌دهد بلکه انرژی شما نیز صرف انجام کار بیهوده‌ای می‌شود. این امر زمانی به حقیقت می‌پیوندد که شما پس از پر کردن این برگه ها در پایان روز احساس راحتی و رهایی پیدا می‌کنید.
یکی دیگر از مزایای نرم‌افزارهای ردگیری زمانی نسبت به تایم شیت این است که نیازی نیست شما کاری انجام دهید و این خود نرم‌افزار است که تمامی کارها را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهد. این نرم‌افزار در پس زمینه کامپیوتر شما اجرا می‌شود، اعداد مورد نیاز را ثبت می‌کند و در نهایت این اعداد را در قالب یک گزارش کامل به شما ارائه می‌دهد. تنها کاری که شما انجام می‌دهید، اجرای برنامه و زدن چند دکمه است. به همین سادگی!
البته، این مسئله برای کاربر انسانی بسیار اهمیت دارد که با نرم‌افزار ردگیری زمانی ارتباط برقرار کند و روند کاری آن را متوجه شود. با یاد داشته باشید که ماشین تا زمانی که خود ما نخواهیم، نمی تواند تغییر ایجاد کند.
از سوی دیگر، هر چند وقت یک بار زدن چند کلید به شما کمک می‌کند تا با مجبور کردن خود به استفاده بهینه از زمان، متمرکز بمانید. تمرکز شرط نخست در مدیریت زمان محسوب می‌شود. این نرم‌افزارها به خصوص برای افرادی سودمند هستند که چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهند.
۳- موفقیت یک کار بر اساس پایان آن کار اندازه‌گیری می‌شود نه زمان ثبت شده
این موضوع را به خاطر داشته شاید که شما سر کار می‌روید که کاری را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. در دست داشتن تاییده روزانه کارمندانی که برای مدت زمان مشخص پشت میز کاری خود نشسته‌اند و یا مقدار زمانی مورد انتظار را صرف انجام کاری کرده‌اند، هیچ فایده‌ای ندارد. به خصوص اگر داده‌های به دست آمده نیز اشتباه باشند.
هیچ فردی از ۹ صبح تا ۵ عصر بدون توقف و استراحت (به استثنای زمان استراحت برای ناهار) کار نمی‌کند. تمامی کارمندان زمانی را صرف استراحت کردن و غرق شدن در فکر و خیال خود می‌کنندکه این موضوع از نظر بهره‌وری نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اتفاقات زیادی طی ساعات کاری رخ می‌دهند. اگر کارمندی ادعایی غیر از این دارد، مطمئن باشید که دروغ می‌گوید. با این وجود، راه‌های مختلفی برای افزایش بهره‌وری وجود دارد.
با توجه به آنچه گفته شد، شاید از خود بپرسید که ردگیری زمانی چه ضرورتی دارد؟ مهم‌ترین و شاید واضح‌ترین دلیل برای بررسی زمان انجام یک کار، پرداخت صورت حساب است. به عبارت دیگر، صورت حساب مشتریان بر اساس ساعات کاری پرداخت می‌شود. دلیل دیگر برای اهمیت ردگیری زمانی، درک هزینه زمانی کارهای مختلف است.
موضوع انجام یک کار طی چند ساعت نیست. بلکه آن چه اهمیت دارد، یادگیری بهترین روش‌های مدیریت زمان برای بهبود بهره‌وری انجام این کار است.
آیا می‌دانید در طول هفته چقدر از زمان خود را صرف کارهای بیهوده می‌کنید؟ برای دانستن آن نیازی به تایم شیت نیست بلکه می‌توانید از یک نرم‌افزار ردگیری زمانی استفاده کنید. به این طریق متوجه خواهید شد که در حالی که زمانی را صرف انجام کارهایتان می‌کنید اما حدود نیمی از این زمان هدر می‌رود.
در نتیجه، پر کردن برگه زمانی که به شما می‌گویند هشت ساعت را کامل کار کرده‌اید، چه سودی خواهد داشت.
با این کار شاید از فهمیدن این که چقدر از زمان روزانه خود را صرف انجام یک کار خسته‌کننده می‌کنید، غافلگیر شوید. در حالی که می‌توانستید این کار را یک جا و در مدت زمان کمتری به پایان برسانید. ردگیری زمانی آینه‌ای از کارهای روزانه شما است. لازمه موفقیت، برنامهریزی است. برنامهریزی ارتباط مستقیم با مدیریت زمان دارد. اگر بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، موفقیت حتمی است.
منابع:
دیدگاهتان را بنویسید