دفتر مدیریت پروژه (PMO) و مزایای آن
در دهه اخیر، شرکتهای بیشتری به اهمیت دفتر مدیریت پروژه یا PMO برای کسب و کارشان پی بردهاند. در نظر گرفتن این نوع دفتر به شرکت کمک میکند تا کارآمدتر و موثرتر شود. برای شروع، شاید بخواهید با نمونههای بیشتری از دفتر مدیریت پروژه، نحوه راهاندازی آن و شیوه آموزش کارمندان آشنایی پیدا کنید.
دفتر مدیریت پروژه چیست؟
در ده سال اخیر، تعداد دفاتر مدیریت پروژه تقریباً دو برابر شده است. تعریف دقیق دفتر مدیریت پروژه به معنی گروه داخلی یا خارجی در یک شرکت است. این گروه در نهایت مسئولیت اجرای بهترین روشها به منظور مدیریت پروژه را بر عهده دارد.
دفتر مدیریت پروژه همچنین به معنای ردیابی دستورالعملها و وضعیت پروژه برای هر گروه است. این نوع سیستم بدان معنی است که تکیکها و اهداف یک سازمان توسط گروههای دیگر قابل تکرار هستند. زمانی که در زمینه نحوه اجرای سیاست درست یا دستیابی به هدف پروژه مشکل به وجود میآید، این دفتر وارد عمل میشود.
علاوه بر تمام این وظایف، PMO مسئول ذخیرهسازی راهنماییهای لازم برای مدیران پروژه و مستندسازی آنها است. آنها همچنین معیارهای مورد نیاز در اجرای پروژه را سازماندهی میکنند. به این ترتیب، مدیران با اهداف پروژه و زمان دقیق دستیابی به آنها آشنایی پیدا میکنند.
این دفترها در راستای ارزشگذاری سازمان، شرکت، سهامداران و هر برنامه عمل میکنند. در آینده، نقش دفتر مدیریت پروژه میتواند تغییر پیدا کند زیرا برنامههای نرمافزاری جدید، تکنیکهای دیجیتال و هوش مصنوعی، چهره دنیای کسب و کار را تغییر میدهند.
نمونههایی از دفتر مدیریت پروژه
شاید این دو سوال به ذهن شما نیز خطور کنید. دفتر مدیریت پروژه چیست؟ این دفتر در عمل چه کاربردی دارد و به چه شکلی است؟
زمانی که تعریف و معنای دقیق PMO را متوجه شدید، گام بعدی تعیین شکل ظاهری این دفتر است. به منظور شناسایی بهترین روش برای انجام این کار، چندین نمونه از این دفاتر که به نظر برای شما نیز کارایی خواهند داشت را مشخص کنید. این دفتر باید کارآمد باشد و ارزش سازمان را افزایش دهد. در غیر این صورت، به یک مکان غیرضروری و پرهزینه برای کاغذبازی و کارمندان بوروکراسی تبدیل خواهد شد.
یک نمونه از دفتر مدیریت پروژه را میتوان در شرکت تولیدی Fortune 500 یافت که در زمینه IT فعالیت دارد. شرکتهای IT، دفاتر مدیریت پروژه را در سطوح مختلفی مانند برنامههای استراتژیکی IT، ابتکارات در سطح برنامه و منابع انسانی (HR) راهاندازی میکنند. سپس، سازمان یک بخش زیرساخت فنی را برای کارهایی از قبیل خدمات هاستینگ وب راهاندازی میکند.
متاسفانه، دپارتمان فناوری وب ممکن از مدیریت پروژه ضعیف متضرر شود. حتی زمانی که افراد با استعدادی را در اختیار دارد. بدون یک دستورالعمل یا راهنمایی درست، کارمندان اغلب ضربالاجلها را فراموش میکنند و پروژههای جدید بدون دلیل مشخصی آغاز به کار میکنند.
به همین دلیل، مدیران ارشد تیمی را برای پیادهسازی فرآیندهای مدیریت پروژه جدید انتخاب میکنند. به این ترتیب، مدیران پروژه مختلف وظیفه سازماندهی و رسیدگی به کارمندان و پروژههای مختلف را بر عهده میگیرند.
در پروژههای پیچیدهتر، برای هر پروژه باید یک مدیر اختصاص داده شود. این در حالی است که یک بخش جداگانه از PMO بر ردیابی درخواستهای خدمات دپارتمان IT، بودجه داخلی و پیشبینیهایی از بودجه تمرکز دارد.
این تغییرات جدید از سوی دفتر مدیریت پروژه صورت میگیرد و منجر به بهبود در روند کلی سازمان میشود. در حالی که ممکن است مشکلاتی در زمینه پروژه به وجود آیند، کارمندان این مشکلات را با مدیران خود در میان میگذارند و به یک تعامل سازندهتر دست مییابند.
سازمانها زمانی که دلیل روشنی برای بهبود مدیریت پروژه وجود دارد، از سبک کنترلی استفاده میکنند. برای عملی کردن سبک کنترلی به حمایت از سوی تیم مدیریت اجرایی نیاز است.
در مقایسه، دفاتر مدیریت پروژه با ارائه تخصص، الگوها و بهترین روشها، حمایت لازم را از سازمانها میکنند. وجود این دفاتر به خصوص برای شرکتهایی ضروری است که پروژه به شکل کنترل نشدهای انجام میشوند. همچنین، این دفتر برای غلبه بر اهمالکاری بکار میروند.
یک دفتر مدیریت پروژه فراتر از کنترل پروژه و نیاز به موارد خاص عمل میکند. در عوض، آن اساساً مدیریت پروژه را بر عهده میگیرد و مراحل مختلف را اجرا میکند. هر بار که پروژه جدیدی ارائه میشود، یک مدیر حرفهای به آن اختصاص مییابد.
با استفاده از یک PMO، سازمانها از سطح بالایی از ثبات برخوردار میشوند. این دفتر به هر بخش از سازمان، حمایت لازم را ارائه میدهد. همچنین به مدیران پروژه این امکان را میدهد تا به دفتر مدیریت اصلی گزارش دهند. غالباً سازمانهای بزرگ از راهاندازی چنین دفاتری استقبال میکنند زیرا این شرکتها به ثبات و انسجام بیشتر در پروژهها و بخشهای مختلف نیاز دارند.
چه کسانی در دفتر مدیریت پروژه کار میکنند؟
افراد مختلف شاغل در سازمان میتوانند در دفتر مدیریت پروژه کار کنند. اکثر افرادی که در این سازمان کار میکنند، افراد حرفه و باتجربهای هستند که سابقه کار بسیار زیادی در چنین محیط کاری دارند. بسته به نوع سازمان، کارمندان باید به مدیران اجرایی سطح C، معاون یا حتی مقامهای بالاتر گزارش کار دهند.
اکثر دفاتر مدیریت پروژه دارای مدیر PMO هستند. مدیر PMO بر تمام پروژههای یک سازمان نظارت دارد. پس از مدیر، مدیران برنامه یا پروژه مسئولیت تک تک پروژهها را بر عهده دارند. در حالی که باقی کارمندان، نقش حمایتی مختلف را ایفا میکنند.
این نقشهای پشتیبانی شامل طیف وسیعی از افراد از برنامهریز پروژه گرفته تا کارکنان اداری میشوند. این نقشها در زمینه جمعآوری اطلاعات دقیق، انجام برنامهریزیهای پروژه یا آموزش PMO فعالیت دارند. این فاراد ممکن است تخصص خاصی داشته باشند و به پروژهها کمک کنند.
از آنجایی که دفاتر مدیریت پروژه، نقش اساسی در یک سازمان ایفا میکنند، آموزش PMO از اهمیت ویژهای برخوردار است. مربیان میتوانند کارکنان دیگر را در زمینه رهبری، آمادهسازی دفاتر مدیریت پروژه، ابزارهای نرمافزاری و آموزش کسب و کار آموزش دهند.
مزایای کلی یک دفتر مدیریت پروژه
دفاتر مدیریت پروژه به روشهای مختلفی به سود سازمانها عمل میکنند. این دفاتر به انجام پروژهها، ارائه راهنمایی و برقراری ارتباط با دیگران کمک میکنند. پروژههای سازمانی میتوانند از داشتن یک دفتر مسئول مدیریت پروژه سود ببرند.
هدف اصلی، نظارت بر روند انجام پروژهها در مسیر درست است. یک دفتر مدیریت پروژه کمک میکند تا پروژهها سر وقت تمام شوند و هنگامی که دستیابی به اهداف با مدیریت زمان، بودجهبندی و معیارهای دیگر بر اساس برنامههای صورت گرفته پیش نمیروند، هشدار میدهند. این موضوع به شما کمک میکند تا مشکل پیش آمده را پیش از وارد شدن خسارت جبرانناپذیر به پروژه برطرف کنید.
بخشی از تعریف دفاتر مدیریت پروژه شامل به اشتراکگذاری منابع برای انواع مختلف پروژهها است. سازمانها از این مفهوم سود میبرند زیرا این بدان معنی است که PMO بهترین و کارآمدترین روش برای استفاده از منابع را انتخاب میکند. در صورتی که شما نیز با مشکل استفاده از منابع محدود در پروژههای نامحدود مواجه هستید، PMO میتواند به شما کمک کند.
با وجود دفاتر مدیریت پروژه، پروژهها با شفافیت بیشتری انجام میشوند. این دفتر تمام فعالیتهای سازمان را تحت بررسی دقیق قرار میدهد. بنابراین، میتواند با هر بخش از سازمان به منظور تطبیق اهداف با برنامههای بلندمدت همکاری کند. از آنجایی که این دفاتر دارای چشمانداز سازمانی هستند، تاثیر بخشهای مختلف سازمانی بر یکدیگر را بهتر متوجه میشوند.
راهاندازی PMO همچنین به برنامه برقراری ارتباط سازمانی نیز کمک میکند. چون آنها با دپارتمانها و مدیران مختلف در تعامل هستند، برقراری ارتباط موثرتر و سادهتر میشود. آنها میتوانند تضمین کنند که هر پیام توسط اعضای سازمان به خوبی شنیده و درک میشود.
در حالی که از دید برخی از افراد دفتر مدیریت پروژه یک هزینه اضافی غیرضروری است، میتواند موجب افزایش ارزش و سرمایهگذاری سازمانی شود. این دفتر میتواند به بهبود رضایت مشتری، افزایش بهرهوری و کاهش تعداد پروژههای شکست خورده کمک کند. علاوه بر تحویل پروژه بر اساس بودجهبندی، باعث میشود تا پروژهها بر اساس اهداف سازمانی انجام گیرند.
آیا به PMO نیاز دارید؟
همیشه گزینههای مختلفی برای بهبود شرکت و کارآمدتر کردن آن وجود دارد. بسته به نوع کسب و کار، دفتر مدیریت پروژه میتواند راهحل مناسب باشد. به منظور تعیین این که آیا شکلدهی این نوع دفتر در سازمان شما لازم است یا نه، نگاهی بر عملکرد شرکت و همکاری بخش های مختلف با یکدیگر بیاندازید.
آیا بخشهای مختلف شرکت به طور هماهنگ با یکدیگر کار میکنند؟ آیا این بخشها برای دستیابی به نتایج درست با هم همکاری دارند؟ یا این که با هم در رقابت هستند و کمتر با هم ارتباط برقرار میکنند؟
در صورتی که مشکل کار گروهی در دپارتمانها یا گروههای مختلف یک سازمان دیده میشود، بهرهوری و کارآمدی آن سازمان پایین میآید. دفتر مدیریت پروژه میتواند به هماهنگی بین دپارتمانیهای مختلف و کار تیمی و همچنین افزایش انگیزه کارکنان در محیط کار کمک کند. آن میتواند موجب بهبود مهارتهای ارتباطی در محیط کار، تخصیص منابع و پایدهسازی تغییرات اصلی در سازمان شما شود.
با داشتن یک PMO میتوانید منابع هدر رفته و پروژههای ناموفق را کاهش دهید. دفتر مدیریت پروژه کمک میکند تا پروژهها سر موقع و بر اساس بودجهبندی به اتمام برسند. اگ میخواهید شرکتتان به بهترین شکل ممکن عمل کند، راهاندازی این دفتر ضروری است.
سخن پایانی
به خاطر داشته باشید که اگر شرکت شما با مشکل تعامل و به اشتراکگذاری منابع روبرو است، راهاندازی دفتر مدیریت پروژه میتواند به شما کمک کند. این نوع مدیریت پروژه کمک میکند تا پروژهها سر موقع مقرر و بر اساس بودجهبندی در نظر گرفته شده کامل شوند. در مجموع، اگر به دنبال یک کسب و کار کارآمد با بهرهوری بالا هستید، حتماً به این دفتر نیاز پیدا خواهید کرد.
لینک منبع: toggl.com
دیدگاهتان را بنویسید