بهترین روش های مدیریت زمان برای بهبود بهرهوری
آشنایی با بهترین روش های مدیریت زمان کلید بهبود بهرهوری است. بهانه نگیرید که وقت کافی برای این کار ندارید. افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، میکلآنژ، مادر ترزا، لئوناردو داوینچی و آلبرت انیشتین نیز همان تعداد ساعت در روز را در اختیار داشتند که برای شما اختصاص داده شده است. تفاوت افراد موفق با سایرین در مدیریت زمانی است که در اختیار دارند. برای این منظور، بهتر است ابتدا با مفهوم مدیریت زمان آشنا شویم.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرآیندی است که به شما امکان میدهد تا کنترل کاملی بر نحوه گذراندن هر ثانیه از روز خود چه در محل کار و چه خارج از آن داشته باشید. با مدیریت دقیق وقت خود به واسطهی روش های مدیریت زمان، شما میتوانید برنامه خود را کنترل کنید و با بهبود بهرهوری به اهداف از پیش تعیین شدهی خود دست یابید. در ادامه این مقاله، بهترین روش های مدیریت زمان را به منظور بهبود بهرهوری معرفی خواهیم کرد.
۱- یک جدول زمانی داشته باشید
لارا واندرکام، نویسندهی کتابهای مدیریت زمان عنوان میکند، «اگر میخواهید وقت خود را بهتر سپری کنید، اولین قدم این است که دقیقا بدانید هم اکنون وقت خود را چگونه میگذرانید. در حالی که ثبت کارهای یک یا دو روز سودمند خواهد بود، توصیهی من این است که به مدت یک هفته تصویر کلی زندگی خود را ردیابی کنید.»
او ادامه میدهد، «یک هفته چرخهی واقعی از زندگی هر فرد است. یادداشت کنید که یک روز معمولی خود را چگونه سپری میکنید. با این کار، تصویری واقعی از روزهای هفته و نحوه سپری کردن آنها را در اختیار خواهید داشت.»
۲- اهداف خود را تعیین کنید
بدیهی است که شما به معنی واقعی کلمه نمیتوانید زمان را مدیریت کنید. با این وجود، شما میتوانید نحوه استفاده از وقت خود را مدیریت نمایید و نحوه استفاده از وقت باید با هدفگذاری کارآمد و موثر هدایت شود.
در واقع، یکی از ضروریترین مهارتهای مدیریت زمان که باید داشته باشید، توانایی استفاده از وقت به گونهای است که در خدمت دستیابی به اهداف باشد. بنابراین، دفعه بعد که نحوه گذراندن وقت خود به صورت منطقیتر را مورد بررسی قرار میدهید، بر کارهایی تمرکز کنید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک خواهند کرد.
۳- مهمترین کارها را ابتدا کامل کنید
بسیاری بر این باورند که این روش کلید موفقیت در مدیریت زمان است. و روش نسبتا سادهای نیز به شمار میرود. روز خود را با تعیین دو یا سه کار مهم که کامل کردنشان برای شما حیاتی است، شروع کنید. سپس، ابتدا این کارها را انجام دهید و بعد به سراغ کارهای دیگر بروید.
با این روش، نه تنها کارهای مهم خود را انجام میدهید بلکه روز موفقی را نیز پشت سر خواهید گذاشت. این بدان معنی است که شما میتوانید از این مومنتوم برای انجام کارهای کمتر مهم نیز استفاده کنید.
۴- زمانبندی
برایان تریسی، سخنران انگیزشی و نویسندهی کتابهای مدیریت زمان میگوید: «زمانبندی موجب کاهش استرس و رهاسازی انرژی میشود.»
بکارگیری مهارتهای سازماندهی به منظور برنامهریزی روزانه، هفتگی و حتی ماهانه به شما احساس بهتری از کنترل اوضاع میدهد و به بهبود بهرهوری در انجام کارهای روزمره کمک خواهد کرد. این روش، اعتماد به نفس شما را افزایش میدهد و در شما احساس قدرت ایجاد میکند.
۵- بکارگیری قانون ۶-۱۲-۶
قانون ۶-۱۲-۶ یکی از کارآمدترین روش های مدیریت زمان برای بهبود بهرهوری است. مک کینون در کتاب خود تحت عنوان «۱۰ استراتژی مدیریت زمان معتبر برای ایجاد و ذخیره زمان بیشتر»، راهحلی را برای رسیدگی به مکاتبات ایمیلی ارائه میدهد. او در این روش، به جای چک کردن مکاتبات در طی روز، زمانهای معینی را به این کار اختصاص میدهد. بر اساس قانون ۶-۱۲-۶، مک کینون پیشنهاد میدهد که در ساعتهای ۶ صبح، ۱۲ ظهر و ۶ عصر و هر بار به مدت ۲۰ دقیقه مکاتبات ایمیلی خود را چک کنید. شما میتوانید این قانون را برای انجام کارهای روزانه خود نیز تعمیم دهید.
۶- بهداشت خواب
این باور اشتباه وجود دارد که خواب در تضاد با بهرهوری است. به عبارت دیگر، آیا نمیتوان زمان خوابیدن را صرف کار دیگری کرد؟
واقعیت امر این است که کمبود خواب موجب کاهش بهرهوری میشود. ما برای شارژ مجدد بدن خود به ۷ تا ۸ ساعت خواب با کیفیت نیاز داریم. به همین دلیل بهداشت خواب اهمیت فراوانی دارد. بهداشت خواب بدین معناست که هر شب و صبح یک روتین مشابه را دنبال کنید تا بدن آموزش ببیند که سریعتر به خواب برود، آرامتر بخوابد و با طراوت و شادابی از خواب بیدار شود. به عبارت دیگر، شبها سر ساعت معینی به خواب بروید و سر ساعت معینی از خواب بیدار شوید. در بهداشت خواب، خاموش کردن و دوری از دستگاههای دیجیتال قبل از خواب و پیدا کردن فعالیتی که به آرامش شما کمک میکند، ضروری است.
۷- اولویتبندی کنید
اگر میخواهید بر روشهای مدیریت زمان برای بهبود بهرهوری تمرکز کنید، اولویتبندی کارها بسیار اهمیت دارد. به زمانبندی و برنامه کاری خود نگاهی بیاندازید. چه کارهایی را باید برای امروز انجام دهید؟ کدام کارها باید تا پایان هفته تکمیل شوند؟
اولویتها خود را در مرکز توجه قرار دهید و در انجام کارها بر آنها متمرکز شوید. اگر کارفرما یا مدیر شرکتی هستید، اولویتای خود را با کارمندان در میان بگذارید و برای کارمندانی که اولویتها را دنبال میکنند، پاداش تعیین کنید. با این روش، احتمال موفقیت شما با بهرهوری بهتر افزایش مییابد.
۸- نه گفتن را بیاموزید
مواقعی وجود دارند که تعهدات زمانی زیاد میتوانند مفید واقع شوند. به عنوان مثال، این تعهدات به ما میآموزند که چگونه از عهدهی تعاملات خود به صورت یکجا برآییم. همچنین، به ما میآموزند که چگونه مدیریت زمان را انجام دهیم و وقت خود را تلف نکنیم.
با این وجود، تعهدات زمانی بیش از حد و افراط در آنها نتیجه عکس خواهند داشت. افراط در تعهد زمانی موجب میشود تا زمان کمی برای تمرکز بر کارهای مهم در اختیار داشته باشید. به همین دلیل، باید نه گفتن را شروع کنید.
به یاد داشته باشید که تنها تعهداتی را قبول کنید که میدانید وقت کافی برای انجام آنها در اختیار دارید و برای شما مهم هستند.
۹- زمانی را برای استراحت تعیین کنید
به گزارش واشنگتن پست، ظرفیت توجه انسان تنها ۹۰ دقیقه است. مغز انسان میتواند بر انجام هر کاری تمرکز کند اگر بداند که استراحتی در پیش روست. به همین دلیل، باید مهمترین کارهای خود را تعیین کنید و تا ذهنتان تازه و شاداب است آنها را انجام دهید. بعد از گذشت ۹۰ دقیقه، به خود استراحت دهید. به همین دلیل است که روش سوم یعنی انجام دادن کارهای مهم در ابتدا از موثرترین روش های مدیریت زمان به حساب میآید.
۱۰- هوش هیجانی خود را توسعه دهید
هوش هیجانی را میتوان به صورت «توانایی شناسایی و مدیریت عواطف و احساسات خود و دیگران» تعریف کرد. به این ترتیب، هوش هیجانی میتواند در حل مسائل مورد استفاده قرار گیرد و در هنگام کار زیاد شما را آرام کند.
افراد با هوش هیجانی دارای خصوصیاتی مانند کمالگرا نبودن، برقراری تعادل بین کار و زندگی و متمرکز ماندن، هستند. آنها همچنین خودانگیزشی هستند و نقاط قوت و ضعف و محدودیتهای خود را میدانند.
به عبارت دیگر، داشتن هوش هیجانی بالا میتواند در بهبود بهرهوری موثر باشد زیرا به فرد در انجام کارها و دستیابی به اهداف کمک میکند.
۱۱- بین کارها فاصله زمانی قرار دهید
اگر با عجله کارها را پشت سر هم شروع کنید، تمرکز و انگیزه داشتن برای شما دشوار خواهد بود. با قرار دادن فواصل زمانی بین انجام کارها، زمانی به فراهم کردن هوای تازه برای مغز اختصاص داده میشود. فرقی نمیکند که پشت میز کار خود نشستهاید، پیادهروی میکنید یا مدیتیشن، همیشه بین کارها کمی فاصله بگذارید.
۱۲- صبح زود از خواب بیدار شوید
صبحها زود از خواب بیدار شدن موجب افزایش بهرهوری میشود. پژوهشها نشان میدهند که افرادی که صبح زود از خواب بیدار میشوند، بهرهوری بالاتر و مستمری دارند. علاوه براین، اگر صبح زود بیدار شوید، زمان کافی برای ورزش کردن، بررسی تقویم روزانه، چک کردن ایمیل و خوردن صبحانه را در اختیار خواهید داشت که همین موجب آرامش و افزایش تمرکز خواهد شد.
۱۳- واگذار کردن یا برونسپاری
مواقعی پیش میآید که شما باید کار خاصی را به دیگران واگذار کنید. البته این به معنی واگذار کردن کارهای مهم نیست بلکه به معنی یافتن فرد مناسب برای انجام برخی از کارهای خاص است که اهمیت چندان زیادی ندارند. فقط کافی است، فرد مناسب را انتخاب کنید و زمان خود را به انجام کارهای مهم خود اختصاص دهید. این موجب بهبود بهرهوری شما خواهد شد.
۱۴- به کلیت فهرست کارهای خود فکر نکنید
در روش های مدیریت زمان که در ابتدای این مقاله آورده شد، گفتیم که یک جدول زمانی از کارهای خود تهیه کنید. اما آنچه اهمیت دارد این است که به کلیت فهرست کارهای خود بی توجه باشید. به جای تمرکز بر کل فهرست کارها که ممکن است کمی ترسناک به نظر آید، تنها به اولین کاری که باید انجام دهید توجه کنید. پس از به پایان رساندن آن، بر کار دوم در فهرست کارها متمرکز شوید و همین روند را ادامه دهید. این کار استرس شما را کاهش داده و در نتیجه موجب بهبود بهرهوری شما خواهد شد.
۱۵- از ابزار مناسب استفاده کنید
رمز موفقیت در انجام کارهای بیشتر با بهرهوری بالاتر، یافتن ابزارهای درست و استفاده از آنهاست. این بدان معنی نیست که باید تعداد زیادی از برنامهها و نرمافزارهای مدیریت زمان دانلود کرده و استفاده کنید. بلکه باید ابزارهای درست و مناسب خود را بیابید.
لینک منبع: calendar.com
دیدگاهتان را بنویسید