مدیریت استراتژیک پروژه: چگونه کار را با اهداف کسب‌وکار همسو کنیم؟

هر کسب‌وکاری به دنبال برآورده کردن مجموعه‌ای از اهداف است. اما چگونه می‌توان پروژه‌ای برای دستیابی به این اهداف ایجاد کرد؟ و چگونه می‌توان تضمین کرد که همیشه در مسیر درست حرکت خواهید کرد؟ مدیریت استراتژیک پروژه می‌تواند به شما در پاسخ دادن به این سوالات کمک کند. 

در این مقاله، به بررسی موارد زیر خواهیم پرداخت:

• مدیریت استراتژیک پروژه چیست؟
• نمونه‌ای از مدیریت استراتژیک پروژه
• مزایای مدیریت استراتژیک پروژه
• مدیریت استراتژیک پروژه در برابر مدیریت پروژه
• چگونه می‌توان پروژه‌ها را با استراتژی کسب‌وکار همسو کرد؟

در پایان مقاله، پاسخ تمام پرسش‌های خود را خواهید گرفت. 

مدیریت استراتژیک پروژه چیست؟

مدیریت استراتژیک پروژه یا SPM شامل برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، اولویت‌بندی و اجرای پروژه‌ها در مسیر دستیابی به اهداف کسب‌وکار است. این مفهوم از سال ۲۰۰۶ معرفی شد. با این وجود، اخیراً کسب‌وکارهای مختلف متوجه‌ی نیاز خود به آن شده‌اند. 

مدیریت استراتژیک پروژه، یک ارتباط مستقیم بین اهداف کسب‌وکار و کار روزانه ایجاد می‌کند. در نتیجه، کسب‌وکارهایی که مدیریت استراتژیک پروژه را بکار می‌برند، می‌توانند اهداف کسب‌وکار خود را به صورت موثرتری برآورده سازند. مطالعات نشان داده است که با این مدیریت استراتژیک پروژه، ۳۸ درصد موفقیت پروژه افزایش و ۳۳ درصد شکست پروژه کاهش می‌یابد. 

در حالی که مدیریت پروژه به معنی اجرای تک تک پروژه‌هاست، منظور از SPM اجرای درست پروژه‌ها می‌باشد. تمرکز کردن تنها بر روی پروژه‌های بزرگ و مهم کافی نیست. در عوض، SPM شامل ایجاد و مدیریت پروژه‌هایی است که از استراتژی کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند. 

سه عملکرد اصلی مدیریت استراتژیک پروژه عبارت است از:

• ایجاد یک پروژه برای پشتیبانی از اهداف کسب‌وکار؛
• اختصاص منابع مناسب بر اساس ماتریس اولویت استراتژیکی؛
• تعیین استراتژی کسب‌وکار و خط زمانی پروژه با تغییر اوضاع.

در بخش بعدی، نگاهی به نمونه‌ای از SPM برای درک بهتر آن می‌اندازیم. 

نمونه‌ای از مدیریت استراتژیک پروژه

طبق گزارش‌ها، در سال ۲۰۲۰ به دلیل همه‌گیری بیماری کووید-۱۹، ۲۳ درصد از کسب‌وکارها به صورت دورکاری فعالیت کردند. این نوع تغییر شکل نیاز به تلاش مضاعف داشت. لازم بود بسیاری از تیم‌ها با یکدیگر همکاری داشته باشند تا از شکست پروژه جلوگیری کنند. در حالی که هر تیم بر روی پروژه‌های خود کار می‌کرد، هر پروژه بر اساس اهداف مشترک کسب‌وکار همسو شد. 

منابع مناسبی برای پیشبرد این اهداف اختصاص داده شد. منابع انسانی و تیم‌های IT مجبور بودند شبانه‌روز برای تعیین سیاست‌ها، فرآیندها و زیرساخت‌ها با یکدیگر همکاری کنند. تیم‌های مالی می‌بایست بودجه‌ای را برای تهیه‌ی تجهیزات دورکاری در نظر می‌گرفتند.  

برخی از تیم‌ها تنها برای مدت زمان کوتاهی دورکاری کردند. اما با گسترش همه‌گیری، آن‌ها نیز مجبور شدند پروژه‌های خود را به صورت دورکاری انجام دهند. باقی کسب‌وکارها متوجه شدند که دورکاری به آن‌ها امکان استخدام نیرو از سراسر جهان را فراهم می‌کند. 

آن‌ها می‌توانند افراد ماهر را با هزینه پایین‌تر استخدام کنند. در نتیجه، این کسب‌وکارها اهداف خود را برای مطابقت با شرایط جدید بازنگری کردند. نیازی به گفتن ندارد که تمام کسب‌وکارها نتوانستند مدیریت استراتژیک پروژه را پیاده‌سازی کنند اما آن‌هایی که توانستند، از مزایای بسیار زیاد این سبک مدیریتی بهره بردند. 

مزایای مدیریت استراتژیک پروژه

تیم‌هایی که از مدیریت استراتژیک پروژه در کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند، با مزایای بی‌شمار آن آشنایی دارند. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بهبود تمرکز کسب‌وکار: زمانی که کار روزانه همسو با اهداف کسب‌وکار باشد، تمرکز تمام اعضای تیم در یک جهت خواهد بود. به علاوه، این سبک از مدیریت پروژه کمک می‌کند تا بتوان وظایف مهم یک پروژه را اولویت‌بندی کرد. تقسیم کار در یک سازمان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
• بهبود راندمان کسب‌وکار: در کسب‌وکارهایی که از مدیریت استراتژیک پروژه بهره می‌برند، پروژه‌های موفق، ۳۸ درصد بیشتر و پروژه‌های ناموفق، ۳۳ درصد کمتر شده‌اند. 
• ساده‌سای تصمیم‌گیری: مدیریت یک کسب‌وکار به معنای مدیریت اولویت‌ها است. زمانی که تمام پروژه‌ها همسو با اهداف کسب‌وکار باشند، اولویت‌بندی پروژه‌ها و منابع کار چندان دشواری نخواهد بود. 
• تخصیص بودجه بهتر: با وجود مدیریت استراتژیک پروژه، بودجه‌بندی بر اساس اهمیت یک هدف برای کسب‌وکار تخصیص داده می‌شود. پروژه‌هایی که از یک هدف پشتیبانی می‌کنند، اولویت‌بندی شده و بودجه‌ی مورد نیاز به آن‌ها اختصاص داده می‌شود. 
• بهبود دید کسب‌وکار: ریسک و فرصت‌های به وجود آمده در طول اجرای یک پروژه، بدان معنی است که شما می‌توانید به جای منتظر ماندن برای بررسی سالانه، اهداف کسب‌وکار خود را با تغییر اوضاع مرور کنید.

مدیریت استراتژیک پروژه در برابر مدیریت پروژه

هم‌پوشانی قابل توجهی بین مدیریت پروژه سنتی و مدیریت استراتژیک پروژه وجود دارد. با داشتن SPM، شما مدیریت پروژه در سطح سازمانی را در نظر می‌گیرید. و هدف اصلی شما، برآورده کردن اهداف کسب‌وکار است. 

به عبارت دیگر، مدیریت پروژه یک فعالیت در سطح تیم است. و هدف آن، ارائه و تحویل خروجی‌های پروژه به بهترین شکل ممکن است. در حالی که مدیریت استراتژیک پروژه به دنبال توسعه کسب‌وکار در آینده است و به همین دلیل، مدیریت پروژه تنها برای مدت زمان اجرای پروژه است. 

این که چه پروژه‌هایی انجام شوند و اولویت‌بندی‌ها چگونه باشد، به استراتژی کسب‌وکار بستگی دارند. در عین حال، استراتژی تحت تاثیر موفقیت و شکست پروژه است. 

چگونه می‌توان پروژه‌ها را با استراتژی کسب‌وکار همسو کرد؟

در انجام پروژه‌ها از منابع استفاده می‌شود. زمانی که پروژه‌ها از اهداف کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند، پیشرفت رخ می‌دهد. بنابراین، چگونه می‌توان پروژه‌ی خود را با استراتژی کسب‌وکار همسو کرد؟

پروژه‌ای برای پشتیبانی از اهداف کسب‌وکار ایجاد کنید

ابتدا، مدیریت باید در مورد اهداف اصلی کسب‌وکار برای یک مدت زمان مشخص تصمیم بگیرد. مدیریت زمان جهت دستیابی به اهداف می‌تواند از یک سال تا ۵ سال باشد. زمانی که اهداف کسب‌وکار مشخص شدند، گام بعدی ایجاد ارتباط بین پروژه‌ها و این اهداف کسب‌وکار است. 

• هر هدف را به حداقل یک پروژه ارتباط دهید. اگر برای هدفی، پروژه‌ای وجود نداشته باشد، هیچ کاری برای تحقق آن هدف انجام نخواهد گرفت. نمونه کار پروژه خود را برای شامل کردن پروژه‌هایی که از آن هدف پشتیبانی می‌کنند، مجدداً طراحی کنید. همچنین، به منظور پشتیبانی از برخی از اهداف، شاید به چندین پروژه نیاز داشته باشید. 
• پروژه‌هایی که از آن هدف پشتیبانی می‌کنند را اولویت‌بندی کنید. اگر پروژه‌ای کمکی به تحقق یک هدف نمی‌کند، هیچ فایده‌ای ندارد و تنها منابع را از بین می‌برد. این نوع پروژه‌ها را از برنامه‌ی خود حذف کنید. 
• از پروژه‌هایی که هم‌پوشانی دارند، بپرهیزید. پروژه‌هایی که بر روی دو یا چند هدف هم‌پوشانی دارند، بی‌فایده هستند. چنین پروژه‌هایی منجر به تلاش مضاعف می‌شوند و زمان بیشتری به منظور هماهنگی اولویت‌ها باید صورت گیرد. 

منابع را بر اساس اولویت‌های استراتژیکی تخصیص دهید

منابع همیشه کمیاب هستند. نیروی انسانی و بودجه هیچ‌وقت کافی نیست. به علاوه، در بسیاری از موارد، چندین پروژه ممکن است برای یک منبع در حال رقابت باشند. از اولویت‌های استراتژیکی خود برای تخصیص منابع استفاده کنید. 

• اهداف را به پروژه‌ها تخصیص دهید. اهداف با اولویت بالا، اولین سهم از منابع را به خود اختصاص می‌دهند. به جای تصمیم‌گیری بین پروژه‌ها، اهداف را اولویت‌بندی کنید و منابع را به اهدافی با اولویت بالا اختصاص دهید. 
• برآوردهای اولیه پروژه را به دست آورید. پیش از در نظر گرفتن یک پروژه، برآورد دقیقی از زمان، هزینه و مهارت‌های موردنیاز به دست آورید. 
• دسترسی‌پذیری منابع را ردیابی کنید. کارکنان ممکن است به تعطیلات بروند و دستگاه‌ها از کار بیفتند. ردیابی دسترسی‌پذیری منابع به شما کمک می‌کند تا از غافلگیری‌های لحظه آخری و بحث و اختلاف نظر در محیط کار جلوگیری کنید. 

استراتژی کسب‌وکار و خط زمانی پروژه را تعیین کنید

نیروی انسانی، شغل خود را تغییر می‌دهند. برنامه پروژه‌ها به هم می‌ریزند. اولویت‌های کسب‌وکار تغییر می‌کنند. چه بخواهید چه نخواهید، تغییر رخ می‌دهد. هیچ کس نمی‌خواهد هنگام رخ دادن تغییر غافلگیر شود. 

• روند پیشرفت مدیریت استراتژیک پروژه را تحت کنترل خود درآورید. استراتژی کسب‌وکار یک فعالیت سالانه است. با این وجود، کار اصلی در پروژه‌ها رخ می‌دهد. بنابراین، تیم‌های پروژه باید از همان ابتدا ریسک‌ها و فرصت‌ها را در نظر بگیرند. به همین دلیل است که مرور همسو کردن اهداف و پروژه‌ها هر چند وقت یکبار از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. لازم نیست در این مورد سردرگم شوید. تنها یک دستور جلسه به ملاقات هفتگی پروژه‌های خود اضافه کنید تا این همسو بودن را بررسی کنید. 
• خطر زمانی پروژه را برای برآورده کردن اهداف تعیین کنید. پروژه‌های استراتژیکی در صورتی که سر موقع تمام نشوند، نمی‌توانند از اهداف کسب‌وکار پشتیبانی کنند. در صورت تغییر اولویت‌های کسب‌وکار، شما باید خود را برای تعیین خط زمانی پروژه و تخصیص منابع جهت دستیابی به اهداف در حال تغییر آماده کنید. 

سخن پایانی

در این مقاله، ابتدا با مفهوم مدیریت استراتژیک پروژه و مزایای آن آشنایی پیدا کردیم. سپس، متوجه‌ی تفاوت میان مدیریت پروژه سنتی با مدیریت استراتژیک پروژه شدیم. و در نهایت نیز نحوه‌ی همسو کردن پروژه‌ها با اهداف اصلی کسب‌وکار را مورد بررسی قرار دادیم. 

نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند شما را در زمینه‌ی مدیریت استراتژیک پروژه راهنمایی کنند. به این ترتیب، دید درست و دقیقی در رابطه با تمام پروژه‌های موجود در سازمان پیدا خواهید کرد. 

لینک منبع: toggl.com