معرفی افراد موفق در مدیریت زمان و ترفندهای بکار گرفته شده توسط آن‌ها
یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان کارآمد یکی از مهم‌ترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری و کسب موفقیت است. وقتی به زندگی برخی از موفق‌ترین افراد در جهان نگاهی می‌اندازیم، متوجه می‌شویم که همگی آن‌ها در زمینه‌ی مدیریت زمان بسیار مهارت داشته‌اند. اینگونه به نظر می‌رسد که افراد موفق در طول یک روز بیشتر از بسیاری از ما در طی یک هفته کار انجام می‌دهند. خوشبختانه، این افراد نکات، راهکارها و استراتژی‌ها وتکنیک‌های بهره‌وری خود را در اختیار دیگران گذاشته‌اند. در ادامه، چند نمونه از افراد موفق در مدیریت زمان را بررسی خواهیم کرد و در نهایت ترفندهای بکار گرفته شده توسط هر یک را عنوان خواهیم کرد. با ما همراه باشید تا با مدیریت زمان به بهبود بهره‌وری دست یابید.
۱- بنجامین فرانکلین
بنجامین فرانکلین علاوه بر این که بنیانگذار ایالات متحده است، اغلب به عنوان پدر بهره‌وری شناخته می‌شود. وی نمونه‌های بسیار خارق‌العاده‌ای از مدیریت زمان و بهره‌وری را از خود به یادگار گذاشته است که امروزه نیز به کار می‌روند. به عبارت دیگر، او یکی از افراد موفق در مدیریت زمان از گذشته تا حال به شمار می‌رود.
بنجامین فرانکلین مردی روزمره با برنامه‌ی روزانه‌ی دقیق بود؛ هر روز سر موقع از خواب بیدار شدن، هر روز سر موقع کار کردن و هر شب سر یک ساعت معین خوابیدن، چندین نمونه از مدیریت زمانی است که ما از بنجامین فرانکلین یاد گرفته‌ایم. او همچنین هر روز صبح برای خود هدفی را تعیین می‌کرد و در پایان روز از خود می‌پرسید که آیا به آن هدف دست پیدا کرده است یا نه.
ایجاد یک برنامه‌ی شخصی، بهترین روش برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است. اگر تاکنون برای خود یک برنامه‌ی روزانه به عنوان ابزار مدیریت زمان تهیه نکرده‌اید، الان وقت آن رسیده که این کار را انجام دهید!
۲- توماس جفرسون
توماس جفرسون یکی دیگر از بنیان‌گذاران ایالات متحده آمریکاست که می‌توان او را نیز در فهرست افراد موفق در مدیریت زمان قرار داد و از او نکاتی را آموخت. توماس جفرسون نیز مانند بنجامین فرانکلین، مردی روزمره با برنامه‌ی روزانه‌ی دقیق بود که هر روز صبح در یک ساعت خاص از خواب بیدار می‌شد و هر شب در یک ساعت خاص می‌خوابید تا به اندازه‌ی کافی استراحت کند.
او هر روز صبح برای خوردن یک وعده‌ی صبحانه‌ی کامل از خواب بیدار می‌شد و پس از آن، باقی صبح را به نوشتن نامه‌هایش می‌گذراند. اعتقاد بر این است که جفرسون بیش از ۲۰۰۰۰ نامه در طول زندگی خود نوشته است!
اگرچه ممکن است که این روزها نامه‌های دست‌نویس زیادی ارسال نکنید اما می‌توانید این مثال از مدیریت زمان را برای اختصاص یک زمان خاص در روز برای رسیدگی به ایمیل‌هایتان بکار ببرید. داشتن یک برنامه‌ی روزانه‌ی معین به شما این امکان را می‌دهد که تا در طول روز حواستان با موارد ضروری از قبیل ایمیل پرت نشود؛ بنابراین، شما می‌توانید تمام انرژی خود را صرف اتمام پروژه‌های مهم بکنید.
۳- ریچارد برنسون
ریچارد برنسون به عنوان یک کارآفرین و موسس Virgin Group، یک یا چند نکته‌ی مهم در رابطه با مدیریت زمان می‌داند. او همچنین طرفدار رسیدگی و پاسخ دادن به ایمیل‌ها در زمان‌های خاصی از روز بر اساس برنامه‌ی روزانه است تا حواس‌پرتی‌ها در طول روز به حداقل برسند. علاوه بر این، برنسون سحرخیز است و هر روز ساعت ۵ صبح از خواب بیدار می‌شود تا پیش از کار کمی ورزش کند. به گفته‌ی او، ورزش کردن به صورت چشمگیری بهره‌وری را در طی روز افزایش می‌دهد.
ورزش یکی دیگر از بهترین روش‌ها برای افزایش بهره‌وری و انجام بهتر کارهاست. زمانی که ورزش را در برنامه‌ی روزانه‌ی خود قرار می‌دهید، هم بدن و هم ذهن شما عملکرد بهتری در طول روز خواهند داشت. ریچارد برنسون ادعا می‌کند که این کار موجب می‌شود تا دو برابر بیشتر از روزهایی که ورزش نمی‌کند، کار انجام دهد.
۴- ایلان ماسک
ایلان ماسک یکی از موفق‌ترین کارآفرینان جهان و بهترین نمونه برای مدیریت زمان در دنیای امروزی است. ایلان ماسک به عنوان بنیانگذار و رئیس Tesla Motors و SpaceX باید بر روی موارد بسیاری نظارت داشته باشد؛ بنابراین، مدیریت کارآمد زمان برای او حیاتی است.
ماسک یک برنامه‌ی هفتگی بسیار فشرده دارد، او زمان خود را بین Tesla Motors و SpaceX تقسیم می‌کند و آخر هفته‌ها را به خانواده‌اش اختصاص می‌دهد. او همچنین روز خود را به پنج قسمت تقسیم‌بندی می‌کند. ایلان ماسک این برنامه دقیق را با تمرکز بر بهینه‌سازی بهره‌وری و فکر کردن در مورد این که چه کارهایی می‌تواند انجام دهد تا این روند را بهبود بخشد، پیش می‌برد.
ایلون مسک یا همان ایلان ماسک به عنوان یک نمونه از افراد موفق در مدیریت زمان به ما می‌آموزد که نه تنها داشتن یک برنامه شخصی اهمیت دارد بلکه تلاش مستمر در جهت بهبود فردی و انجام دادن کارها به شیوه‌ای بهتر نیز حائز اهمیت است. در زندگی خود روش‌هایی را برای بهینه‌سازی بهره‌وری پیدا کنید. این روش‌ها می‌توانند شامل تهیه فهرست کارها، اتوماسیون کارها و حتی استفاده از برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان برای افزایش تمرکز باشد.
۵- بیل گیتس
یکی از بارزترین نمونه‌های افراد موفق در مدیریت زمان در دنیای امروزی، بیل گیتس است. مانند افراد موفق دیگر که در این فهرست عنوان کردیم، بیل گیتس نیز روز خود را دقیقا زمان‌بندی می‌کند تا وقت تلف نشود.
این نقل قول از بیل گیتس بسیار مشهور است: «زمان تنها دارایی است که با پول نمی‌شود آن را خریداری کرد، بنابراین از آن نهایت استفاده را ببرید». همانند ایلون مسک، بیل گیتس روز خود را بخش‌های کوچک تقسیم می‌کند، حتی به بخش‌های پنج دقیقه‌ای. تقسیم‌بندی وقت به بخش‌های کوچک و قابل کنترل به شما این امکان را می‌دهد تا زمان اتلاف شده در طول روز را به حداقل برسانید و از مدیریت زمان برای بهبود بهره‌وری استفاده کنید.
وقتی زمان خود را برای انجام کارها با بهره‌وری بیشتر در طول روز برنامه‌ریزی می‌کنید، در واقع تعادل بین کار و زندگی شما بهتر خواهد بود زیرا وقت کمتری را صرف حواس‌پرتی‌هایی مانند شبکه‌های اجتماعی یا سایر موارد می‌کنید. در واقع می‌توانید این زمان را به انجام کارهای مفید اختصاص دهید. وقتی در محل کار هستید، تما وقت خود معطوف به کار کردن کنید تا وقتی به خانه می‌روید، زمان را به بودن در کنار خانواده و هر آنچه شما را خوشحال می‌کند، اختصاص دهید.
۶- مری کالاهان اردوس
به گفته‌ی مری کالاهان، مدیر عامل شرکت JPMorgan Chase & Co مدیریت تقویم نقش کلیدی در موفقیت دارد خصوصا وقتی که خیلی پرمشغله هستید و مسئولیت‌های زیادی بر عهده‌ی شماست. شما باید بر تقویم کاری خود تمرکز داشته باشید. فهرستی از کارهایی که از دیگران نیاز دارید و دیگران از شما می‌خواهند را تهیه کنید. مسائلی که باید در کوتاه مدت رفع شوند کدام هستند؟ مسائل و مشکلاتی که در بلند مدت باید برطرف شوند کدام هستند؟
مری کالاهان یکی از افراد موفق در مدیریت زمان است که تقویم کاری خود را مدیریت می‌کند و نمی‌گذارد کارها او را مدیریت کنند. به این ترتیب، با تمرکز بیشتر بر کارهای مهم به بهره‌وری بالاتر می‌رسد.
۷- آریانا هافینگتن
آریانا هافینگتن، نویسنده، روزنامه‌نگار و سردبیر نشریه هافینگتن پست یکی از افراد موفق در مدیریت زمان به شمار می‌آید. تکنیکی که هافینگتن برای مدیریت زمان استفاده می‌کند، اطمینان از داشتن وقفه‌های کافی در طی یک روز کاری است.
او می‌گوید: «پس از یک مدت کار کردن، حتما زمانی را برای استراحت اختصاص دهید خصوصا برای وعده‌های غذایی. از میز کار خود دور شوید و به همراه یک همکار به کافه تریا بروید و ناهار بخورید. حتی اگر برای انجام این کار ۲۰ دقیقه زمان صرف کنید، ارزشش را دارد زیرا این کار به شما بیشتر از وقتی که پشت میز کار ناهار می‌خورید، انرژی می‌دهد. همین انرژی به شما کمک خواهد کرد تا با بهره‌وری بیشتر کار کنید.
همین وقفه‌ها و استراحت‌های کوتاه نه تنها موجب افزایش بهره‌وری می‌شوند بلکه استرس را نیز کاهش می‌دهند. این همان تفاوتی است که در ادامه روز متوجه آن خواهید شد.
درس‌هایی که از این افراد موفق در مدیریت زمان کسب کردیم
اکنون که با نمونه‌هایی از افراد موفق در مدیریت زمان و تکنیک‌های بکار گرفته شده توسط هر یک از آن‌ها آشنا شدیم، به احتمال زیاد متوجه شده‌اید که یک چیز بین همه آن‌ها مشترک است: یک زمان‌بندی دقیق و برنامه روزانه. برای جمع‌بندی آن چه از این افراد در زمینه‌ی مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری آموختیم، در ادامه چند نکته به منظور تهیه یک برنامه شخصی آورده شده است. با استفاده از این نکات می‌توانید زمان خود را به صورت کارآمدتر مدیریت کرده و بهره‌وری خود در انجام کارها را بهبود بخشید.
نکاتی در مورد مدیریت زمان
- هر روز صبح در یک ساعت مشخص از خواب بیدار شوید.
- خواب کافی داشته باشید.
- ورزش را در برنامه روزانه خود بگنجانید.
- زمان مشخصی را برای رسیدگی به ایمیل‌های خود اختصاص دهید.
- کارها را اولویت‌بندی کنید.
- فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید.
- کارها را اتوماسیون کنید.
- بر بهبود فردی تمرکز کنید.
- وقت خود را به چند بخش تقسیم‌بندی کنید.
- به کارهایی که در طی روز انجام داده‌اید فکر کنید و راه‌هایی را برای انجام بهتر کارها بیابید.
- از حواس‌پرتی اجتناب کنید.
- زمان‌هایی را برای استراحت مشخص کنید.
لینک منابع:
دیدگاهتان را بنویسید