برنامه ریزی به روش GTD

یکی از کارآمدترین روش های حال حاضر برای برنامه ریزی، روش GTD است. این روش راهی موثر برای مدیریت هر چه بهتر استرس از طریق برنامه ریزی و مدیریت زمان می باشد. با این کار شما می توانید تمامی تمرکز خود را روی فعالیت های کنونی گذاشته و نتایج بسیار مطلوب تری را کسب کنید.

اگر شما هم همیشه کارهای عقب افتاده دارید، همیشه  به خاطر کارهای انجام نشده دچار استرس و کلافگی هستید و از این وضعیت به شدت ناراحت و ناراضی هستید. قطعاً این روش برنامه ریزی برای شما بسیار مفید خواهد بود. در این مطلب بیشتر در مورد برنامه ریزی به روش GTD صحبت خواهیم کرد. اگر دوست دارید سروسامانی به اوضاع دهید توصیه می شود این مطلب را از دست ندهید:

برنامه ریزی به روش GTD چیست؟

GTD مخفف Getting Things Done به معنای روشی جهانی به منظور داشتن بهره وری فراوان و بدون استرس است. روش GTD در واقع روشی جهت به سر انجام رساندن تمامی کارهای خود است. این روش در واقع با کوچک کردن وظایف باعث می شود که خیلی زود قادر به انجام آن باشیم. برای همین مواردی مثل محدودیت زمانی و انگیزه مانع کار ما نخواهند شد.

با استفاده از روش GTD می توان در جهتی صاف و منظم به سمت هدف رفت. البته این بار این حرکت بدون هر نوع استرس و تنشی خواهد بود. با برنامه ریزی به روش GTD می توانید در هر جا و هر زمانی به راحتی قدم هایی کوچک به سمت هدف بردارید. این روش به منظور انجام صحیح کارها ابزارهای ساده ای را برای شما فراهم می کند. برای همین برای انجام کارهای بزرگ استرس نخواهید داشت.

یادگیری برنامه ریزی به روش GTD

۱٫ روی یک وظیفه تمرکز کنید

در وهله اول باید این را بپذیرید که شما تنها از طریق تمرکز بر روی یک کار از عهده انجام آن بر می آیید. این که مدام در حال فکر کردن به چند کار و پروژه باشید در نهایت مغز کشش درگیر شدن با تمامی این موارد را ندارد. برای همین بازدهی خود را از دست داده و هیچ کاری به خوبی انجام نخواهد شد.

لذا یک برنامه ریزی خوب داشته باشید و ذهن خود را بر روی هدف اصلی متمرکز کنید. قرار نیست ذهن خود را از کارهای زیادی که انجام نداده اید پر کنید. این کار باعث می شود به خاطر کارهای عقب افتاده خود دچار استرس و حتی ناامیدی شوید.

وقتی قرار نیست فکر کردن ما باعث از بین رفتن مشکل شود پس این کار بی فایده است و تنها ذهن ما را خسته و ناتوان می کند. از این رو توصیه می شود تنها به کاری که در حال حاضر باید آن را انجام دهید توجه کنید.

۲٫ وظایف خود را بنویسید

اگر چه در واقعیت شما نمی توانید در یک زمان خاص بیشتر از یک کار را انجام دهید اما ذهن، شما را راحت نخواهد گذاشت. مدام ذهن شما درگیر کارها و وظایف شماست و سعی می کند کارهای عقب افتاده را به شما یادآوری کند. برای همین تهیه کردن لیستی خارج از ذهن باعث می شود ذهن مطمئن شود که قرار نیست این کارها فراموش شوند.

در این زمینه یک دفترچه یادداشت می تواند به شما در این زمینه کمک زیادی کند. شما می توانید حتی کارهایی که باید انجام دهید را به صورت جدا جدا نوشته و درون یک جعبه نگه دارید. به صورت هفتگی کارهایی که باید انجام دهید را مشخص کنید. البته این کارها نباید زیاد دور از باور و شلوغ باشد.

چرا که در این حالت نیز ذهن انجام آن ها را غیرممکن دانسته و با شما سرناسازگاری خواهد داشت. برای همین برای آن که یک مشغله ذهنی دیگری برای خود درست نکنید توصیه می شود این لیست را کوتاه و ساده بنویسید.

۳٫ پایان هفته لیست جدیدی تهیه کنید

اگر چه یادداشت وظایف یا تهیه سطلی از وظایف به تمرکز ذهن کمک می کند. اما در پایان هر هفته باید به خوبی این وظایف بررسی شوند و حدالمقدور وظایفی جدید جایگزین آن ها شوند. چرا که دیدن هر روزه ی این وظایف نیز برای طولانی مدت سبب استرس و دل مشغولی می شود.

برای همین سعی کنید هر هفته وظایف لیست خود را به روز کنید. این که در پایان هفته کارهای زیادی از لیست انجام نشده باشند ذهن بی اعتماد می شود و دیگر به خوبی با شما همکاری نخواهد داشت.

البته وقتی کارهای زیادی از این لیست انجام شده باشند نیز می توان برخی از آیتم ها را به لیست هفته بعد موکول کرد. و نباید در این زمینه زیاد سخت گیری کرد چرا که حتماً در هفته های بعدی نتایج درخشان تر خواهد بود.

 4. پروژه های خود را روی کاغذ بیاورید

این لیست به شما کمک می کند به خوبی به تمام پروژه های خود رسیدگی کنید. منظور از پروژه در واقع وظایفی است که دارای چند مرحله هستند. در واقع هر پروژه جزئی از یک سیستم کاری به شماری می رود. مثلاً برنامه ریزی برای سفر می تواند خود یک پروژه محسوب شود.

با نوشتن این پروژه ها می توان به خوبی روی کارها متمرکز شد و آن ها را از دست نداد. تحقق یافتن هر پروژه چراغی در مسیر هدف برای ما روشن می کند و باعث می شود راه را درست تر طی کنیم. این لیست را به طور هفتگی بررسی کنید.

اگر دوست دارید دنیای خود را تغییر دهید باید همین الآن کاغذی برداشته و بعد از فکر کردن برای این تغییر پروژه ای نوشته و در لیست پروژه ها قرار دهید. این لیست با حس قدرتی که در شما ایجاد کرده به شما اجازه می دهد شرایط را بهتر مدیریت کنید.

۵٫ به جای تهیه لیست روزانه بر روی تقویم و لیست کار بعدی زوم کنید

تقویم یک گزینه خوب برای یادآوری قرارهای ماست. می توان از تقویم به خوبی برای تعیین فعالیت های بعدی استفاده کرد. با این کار شما می توانید در فرصت های آزاد خود خیلی راحت از بین کارهای موجود یکی را انتخاب کرده و انجام دهید. با به همراه داشتن این لیست در هر جایی شما به راحتی می توانید در فرصت پیش آمده وظیفه ای از لیست را برداشته و زودتر انجام دهید تا باری از روی دوش شما برداشته شود.

۶٫ لیستی از کارهای گروهی داشته باشید

حتماً در لیست پروژه ها کلیه وظایف آینده خود را بنویسید. این لیست باید به خوبی دربرگیرنده هدف ها و قدم های کوچک برای رسیدن به مقصد باشد. البته گاهی اوقات برخی از این وظایف نیز برعهده دیگران است. مثلاً شما تا زمان به اتمام رسیدن وظیفه همکار خود قادر به انجام ادامه کارها نیستید.

برای همین می توانید کارهای گروهی را در لیستی به نام لیست انتظار بنویسید. شما می توانید در این لیست کارهایی که باید توسط دیگران انجام شود را به همراه دلیل یادداشت کنید.

۷٫ حتماً اطلاعات روزهای خاص را یادداشت کنید

برخی مواقع نیاز است که روزهای خاصی را درست در همان زمان به یاد بیاوریم. برای مثال ممکن است از افتتاح نمایشگاهی در روزی خاص خبر داشته باشیم. در این حالت تا زمان باز شدن نمایشگاه فکر کردن به آن، تنها موجب مشغول شدن ذهن می شود.

در حالی که می توان آن را یادداشت کرد و تصمیم گیری برای رفتن یا نرفتن به نمایشگاه را به همان روز موکول کرد.

۸٫ از ایده های بالقوه خود لیستی تهیه کنید

گاهی بعضی موارد که باعث درگیری ذهن می شوند نه کارهای بعدی هستند و نه می توان آن ها را در لیست پروژه ها قرار داد. این کارها در واقع مواردی هستند که نمی توان به منظور انجام آن ها ایده مشخصی تعیین کرد. در واقع این کارها را می توان ایده خام و بالقوه دانست. این موارد را می توان در لیستی جداگانه قرار داد. شاید همین ایده ها در آینده بسیار مفید باشند.

۹٫ محل کاری مورد علاقه برای خود مهیا کنید

یک محیط کار که امکانات لازم برای کار کردن را در اختیار شما قرار دهد باعث می شود بازدهی کار شما به میزان قابل توجهی بالا برود. برای مثال در اختیار داشتن یک سیستم قابل حمل باعث می شود شما در هر مکان و زمانی به راحتی کارهای خود را پیش ببرید.

با این کار شما مدیریت بهتری روی کارها داشته و احساس آرامش می کنید.

۱۰٫ یک نقشه خوب داشته باشید

شاید از نظر خیلی از افراد نقشه کشیدن کاری غیرمنطقی به شمار آید. اما با نقشه کشیدن به نوعی شما در مورد وظیفه خود فکر می کنید و به نوعی برای آن برنامه ریزی خواهید داشت. در واقع این تعیین هدف است که انگیزه شما را برای کار کردن و برنامه داشتن بیشتر می کند.

بهتر است هدف گذاری به صورت دقیق و مشخص باشد. بعد از تعیین هدف فرصتی به ذهن داده تا در مورد آن به ایده پردازی مشغول شود. ایده های خود را روی کاغذ بیاورید تا بار آن ها روی ذهن سنگینی نکند.

بعد از جمع آوری ایده ها، به ساماندهی و دسته بندی آن ها بپردازید. حال مراحل و راه های رسیدن به آن را بنویسید. این کار کمک زیادی به موفقیت شما در رسیدن به هدف خواهد نمود.

 کتاب برنامه ریزی به روش GTD

اگر به دنبال کتابی در مورد برنامه ریزی به روش GTD هستید. کتاب به انجام رساندن کارها می تواند برای شما بسیار مفید باشد. این کتاب یک انتخاب عالی برای افرادی است که باید همزمان چند وظیفه را مدیریت کنند. این کتاب به شما کمک می کند تا ذهن خود را از موضوعات متفرقه پاک کرده و روی هدف اصلی خود متمرکز کنید.